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In sieben Schritten zur ERP-Transformation

16. Dezember 2020 – Signavio (www.signavio.com/de), ein führender Anbieter von Business-Transformation-Lösungen, hat ein siebenstufiges Modell für eine erfolgreiche ERP-Transformation entwickelt. Kernelemente sind eine effektive Planung, eine umfassende Prozessanalyse und eine aktive Mitarbeitereinbindung und -schulung.

Für ERP-Transformationen existieren viele Gründe. So können Unternehmen ERP-Systeme oft nicht flexibel an neue Geschäftsprozesse und -ziele anpassen. Zudem nutzen viele für die Geschäftsanalytik unterschiedliche Softwaresysteme in einzelnen Abteilungen, die die Effizienz des Unternehmens beeinträchtigen. Eine ERP-Transformation ist deshalb in vielen Fällen für Unternehmen von großem Vorteil. Sie ist zwar anfangs mit Implementierungskosten verbunden, führt aber auf lange Sicht zu signifikanten Einsparungen.

Für die erfolgreiche Durchführung einer ERP-Transformation gibt es zwar kein Patentrezept, allerdings existieren bewährte Best-Practice-Ansätze. Auf dieser Basis empfiehlt Signavio die folgenden sieben Schritte:

Schritt 1: Ziele definieren

Der erste Schritt ist die Planung der ERP-Initiative und die Definition der Ziele. Hierbei muss ein Unternehmen zunächst eine übergreifende Strategie entwickeln und konkrete Ziele festlegen. Anschließend sollten die einzelnen Projektschritte definiert und priorisiert werden – mit einer Ermittlung der Kernprozesse, die von einer Transformation betroffen sind. Schließlich muss ein Unternehmen klar bestimmen, welche Optimierungen es bei den Kernprozessen anstrebt.

Schritt 2: Prozesse analysieren

Um eine solide und valide Datenbasis für beabsichtigte Veränderungen zu erhalten und umfangreiche Prozessauswertungen durchzuführen, ist die Nutzung von Process-Mining-Technologien unumgänglich. Sie helfen Unternehmen, alle erforderlichen Daten aus den bisher verwendeten ERP-, CRM- und anderen IT-Systemen zu aggregieren und als Grundlage für geschäftskritische Entscheidungen zu nutzen. Eine ausführliche Prozessanalyse bietet vor allem die Möglichkeit, die Effizienz der Prozesse zu prüfen und etwa Flaschenhälse oder Compliance-Verstöße zu erkennen. Auf dieser Basis ist es dann möglich, den Projektplan für die ERP-Transformation zu erarbeiten.

Schritt 3: Zielmodelle erstellen

Im dritten Schritt sollten den wichtigsten Stakeholdern des Unternehmens die Ergebnisse der ersten beide Schritte der ERP-Transformation vorgestellt werden. Dabei geht es darum, ein gemeinsames Verständnis für alle einzelnen Schritte der Transformation zu entwickeln und die gewonnenen Erkenntnisse mit dem Expertenwissen der Stakeholder zu kombinieren. Darauf aufbauend können dann Entscheidungen zu Prozessänderungen oder Produktanpassungen getroffen und konkrete Zielmodelle erstellt werden.

Schritt 4: Mitarbeiter abholen

Nachdem die ERP-Transformation geplant ist und alle erforderlichen Systemanpassungen abgestimmt sind, muss ein Unternehmen vor allem alle relevanten Mitarbeiter über die Transformation informieren. Ihre Unterstützung und uneingeschränkte Zustimmung ist für den Projekterfolg zwingend erforderlich.

Schritt 5: Implementieren und testen

Im fünften Schritt erfolgt die Implementierung. Das wichtigste Ziel besteht dabei darin, die neuen oder überarbeiteten Systeme zu konfigurieren. Folglich müssen alle Schnittstellen zu anderen IT-Systemen eingerichtet und die erforderlichen Prozess- und Entscheidungsmodelle und Workflows erstellt werden. Anschließend beginnt die Testphase. Dabei sollte zum Beispiel evaluiert werden, ob die einzelnen Prozesse so abgebildet werden wie beabsichtigt. Zudem ist im Rahmen von Integrationstests zu prüfen, wie gut die geplanten Systemintegrationen in der Praxis funktionieren. Schließlich ist auch die Anwenderakzeptanz im Hinblick auf die veränderten Systeme und Prozesse zu ermitteln.

Schritt 6: Mitarbeiter schulen

Ein wichtiger Schritt der ERP-Transformation ist nicht zuletzt eine gründliche Schulung der Mitarbeiter, um die Akzeptanz für die Maßnahmen zu fördern. Die Mitarbeiter sollten wissen, was die neuen oder veränderten Systeme leisten, warum diese eingesetzt werden und welche Rolle sie bei der ERP-Umstellung spielen.

Schritt 7: Veränderungen überprüfen

Sind die neuen oder veränderten IT-Systeme unternehmensweit im Einsatz, ist ein Review des Projekts erforderlich. Dabei können auch unerwartete Probleme erkannt werden: etwa eine Produktivitätseinbruch bei den Mitarbeitern. Funktioniert etwas nicht wie geplant, müssen die nötigen Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.

„Die sieben Schritte, basierend auf Best Practices, bieten Unternehmen eine wertvolle Hilfe für die Durchführung einer erfolgreichen ERP-Transformation“, erklärt Gerrit de Veer, Senior Vice President MEE (Middle and Eastern Europe) bei Signavio. „Als Bestandteil einer umfassenden Business-Transformation unterstützen solche ERP-Initiativen Unternehmen, grundlegende Veränderungen anzustoßen und die Leistungsfähigkeit der gesamten Organisation zu steigern.“

Dieses Listicle kann auch unter www.pr-com.de/signavio abgerufen werden.

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