Die optimale Tourenplanung und Routenberechnung zu finden, gehört in vielen Bereichen zum A und O. Sei es im Vertrieb, im technischen Service, in der Logistik oder bei BegutachÂtungen. Tools für eine kostenlose Tourenplanung im Außendienst erscheinen hier attraktiv, erweisen sich aber oft als Fehlgriff, der Sie Geschäft kostet.
Wir alle haben uns schon mal verfahren. Oder wir sind zu spät gekommen, weil wir schlecht geplant haben. Zum Glück gibt es mittlerÂweile Software und Apps, die uns die Routenplanung bzw. Tourenplanung erleichÂtern. Viele davon sind sogar kostenlos, stehen als sogeÂnannte Freeware zur VerfüÂgung. Allein: Der Schuss kann gewaltig nach hinten losgehen.
KOSTENLOSE TOURENPLANUNG IST OFT NUR ROUTENPLANUNG
Wenn Sie Ihre Fahrten im beruflichen Kontext planen müssen – womöglich jeden Tag und nicht nur für sich selbst –, gehört mehr dazu als nur die Ermittlung der besten Fahrtrouten. Sie brauchen einen Tourenplaner, der Ihre Aufträge einplant und dabei alle zugehöÂrigen Aspekte berückÂsichtigt. Das erfordert wesentÂlich mehr als die bloße Berechnung von Zielen und Strecken auf einer Karte (siehe unten bei Grund 1).
? Passend dazu: Was ist der Unterschied zwischen einer Route und einer Tour?
Es gibt im Web inzwischen gute Tools für den Außendienst und die Tourenplanung, viele kostenlos. Doch sobald es über den privaten Gebrauch hinausgeht oder über eine gewisse Anzahl von Zielen (zum Beispiel, wenn Sie einen kostenlosen Routenplaner für mehr als 50 Ziele suchen), werden Sie mit kostenfreier Software (Freeware) nicht weit kommen. Im schlimmsten Fall behindert eine kostenlose Außendienst App Ihr Geschäft mehr, als dass sie es fördert.
Die folgenden 17+1 Gründe zeigen, warum Sie keine kostenlose Software zur Tourenplanung im Außendienst und Service einsetzen sollten.
GRUND 1: EINE KOSTENLOSE TOURENPLANUNG LIEFERT NUR DIE HALBE PLANUNG
Für eine effiziente Planung brauchen Sie nicht nur Adressdaten. Denn Sie ermitteln nicht einfach nur Routen, sondern Touren, also die Erledigung von Aufträgen und Terminen. Die beste Fahrtroute ist lediglich ein Teil der Tourenplanung. Was Sie daneben beachten müssen (unvollÂständige Liste): TerminÂzeitÂfenster, KundenÂpräfeÂrenzen, Besuchshäufigkeit, MitarbeiterÂskills, Fahrzeugarten, Auftragsarten, -kosten und -werte. Viele kostenfreie Tools sind nur Routenplaner, keine Tourenplanungstools.
GRUND 2: MANUELLER AUFWAND BEI KOSTENLOSER AUSSENDIENST SOFTWARE
In der Realität verläuft kaum ein Tag genau nach Plan. Wenn sich im TagesÂverlauf etwas ändert, zum Beispiel ein NotfallÂtermin auftritt oder einer Ihrer Mitarbeiter ausfällt, müssen Sie schnell reagieren. Bei Tools für eine kostenlose Tourenplanung haben Sie dann meist einen hohen manuellen Aufwand, um umzuplanen. Kostenpflichtige Software bietet hier den großen Gewinn einer automatiÂsierten Tourenoptimierung, auch mitarÂbeiterÂüberÂgreifend.
GRUND 3: FREEWARE BEGRENZT DIE ZAHL AN ZIELEN BZW. TOUREN
Die Zahl der planbaren Ziele ist bei kostenfreien Routenplanern mitunter begrenzt. Wenn Sie mehr als 20 Ziele oder Touren für mehrere AußendienstÂmitarbeiter:innen disponieren müssen, kann es sein, dass sie an eine Grenze stoßen. ProfesÂsionelle Software zur Tourenplanung ermöglicht es Ihnen hingegen, eine Unmenge von BerechÂnungen und Tourenoptimierungen gleichÂzeitig vorzuÂnehmen.
GRUND 4: UND DANN WIRD ES DOCH NOCH KOSTENPFLICHTIG
Den begrenzten Umfang mancher Freeware können Sie erweitern – gegen einen gewissen Preis. Sie können beispielsÂweise ein Paket kaufen, um die Anzahl der möglichen Zwischenziele und Stopps zu erhöhen. Dann stellt sich allerdings die Frage, ob es bei zunehÂmender KomÂplexität der Planung nicht besser ist, gleich auf eine proÂfessioÂnellere Software oder App zu setzen. Das kostet zwar mehr, holt aber auch mehr raus.
GRUND 5: HALB ERWACHSEN, HALB TEENAGER: DIE FEATURES
Gratis-Tourenplaner bieten neben ihren BasisÂfunkÂtionen nicht selten erweiÂterte Funktionen für die Planung an. Allerdings in unterÂschiedÂlichem Reifegrad. Es kann vorkommen, dass diese zusätzÂlichen Features noch nicht voll entwickelt sind und ungenaue oder irrefühÂrende Ergebnisse liefern. So haben Sie am Ende ein Tool, das in Teilen nicht voll ausgereift ist und sich schwer bedienen lässt.
GRUND 6: WAS, WENN DAS INTERNET WEG IST? FEHLENDE OFFLINE-FUNKTIONEN
Deutschland, Funklochland … Wenn Sie mit einem Online-Tourenplaner oder einer Außendienst App unterwegs sind, haben Sie hier und da schon mal kein Internet. Gute Tools verfügen daher über Offline-Funktionen, damit Sie auch in dem Fall weiterÂarbeiten können. Dies ist bei kostenlosen Apps, Routenplanern und Co. nicht unbedingt der Fall.
? Unsere Außendienst App mit On- und Offline-Funktionalität: FLS MOBILE
? Best Practice: Mit dem portatour® Routenplaner auch offline arbeiten
GRUND 7: KENNT DIE INTERNATIONALE FREEWARE DAS DEUTSCHE ARBEITSRECHT?
Das deutsche Arbeitsrecht ist strikt und regelt unter anderem die Arbeits- und Pausenzeiten. Gerade wenn Sie die Planung für Ihre MitarÂbeiter:innen vornehmen, müssen Sie das berückÂsichtigen. Eine Lösung aus dem Silicon Valley wird die exakten Arbeits- und Pausenzeiten Ihrer Leute wahrscheinlich nicht kennen und in der Tourenplanung bzw. Routenberechnung miteinÂbeziehen …
GRUND 8: SICHERHEITSRISIKEN VON OPEN SOURCE SOFTWARE
Manch kostenfreies Tool wird als Open-Source-Software bereitÂgestellt (= der Quelltext/Code ist öffentlich und von Dritten einsehbar, kann geändert und genutzt werden). Open Source wird in der Regel mit einer Lizenz veröffentÂlicht. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Software von einer offiÂziellen Stelle geprüft wurde. Und eine Lizenz bedeutet nicht, dass die Software gut auf SicherÂheitsÂschwächen getestet wurde.
GRUND 9: RECHTLICHES GLATTEIS BEI AUSSENDIENST FREEWARE
Bei Freeware sollten sie auch Folgendes beachten: „Der Urheber stellt die Software zur kostenlosen Nutzung bereit und verzichtet lediglich auf ein Entgelt, aber nicht auf sein Copyright. Ein entÂsprechÂendes Programm darf also nicht verkauft, verändert oder in Teilen in eine andere Software übernommen werden.“ (it-business.de). Das heißt, falls Sie eine eigene IT haben und AnpasÂsungen an der Software vorÂnehmen wollen, stehen Sie vor einem Problem. Außerdem birgt Freeware datenÂschutzÂrechtliche UnsicherÂheiten, zum Beispiel in Bezug auf die eingeÂgebenen Kundenadressen.
GRUND 10: KOSTENLOSE TOURENPLANUNG VERHINDERT KOLLABORATION
Wenn Sie nicht gerade Einzelkämpfer:in sind, dann stellt sich immer die Frage, wie die Tools in Ihrem UnterÂnehmen die ZusammenÂarbeit unterstützen. Ein einfaches Beispiel: Sie merken, dass Sie es nicht mehr zu einem Kunden schaffen. Ihr Kollege Schulze ist gerade dort in der Nähe und könnte für Sie übernehmen. Nur: Wie erfahren Sie (und er) das? ProfesÂsionelle Software zur Tourenplanung ermögÂlicht diese KommuniÂkation und ein schnelles Umplanen.
GRUND 11: FEHLENDE TRANSPARENZ FÜR MANAGEMENT UND INNENDIENST
Dem Management und dem Innendienst fehlt mit kostenfreien Tools oft die TransÂparenz: Wo befindet sich Mitarbeiterin Schneider gerade und wie ist der AuftragsÂstatus? Wie viele Kilometer hat das Team heute zurückgelegt? Welche Kosten sind entstanden? Aktuelle Einsichten ins TagesÂgeschehen und nachÂträgÂliche Analysen und AuswerÂtungen werden von Freeware oft nicht unterÂstützt.
? Passender Inhalt: Wie moderne Software Ihre Disponent:innen entlastet
GRUND 12: KEINE INTEGRATION IN IHRE ANDEREN SYSTEME
Damit sind wir beim ZusammenÂspiel verschieÂdener Programme. Wenn Sie ein Tool zur Tourenplanung verwenden, ist es sinnvoll, es direkt in Ihre SoftwareÂlandschaft zu integrieren. ProÂfessioÂnelle Tourenplanungsprogramme bieten nicht bloß einen Adressimport aus Excel an, sondern lassen sich an das führende ERP- oder CRM-System wie SAP oder Microsoft Dynamics andocken. Das erleichÂtert die Prozesse und optimiert Ihren Außendienst und Service erheblich.
GRUND 13: EINE AUSSENDIENST APP SOLLTE NICHT NUR DIE ROUTENPLANUNG ERLEICHTERN …
… sondern auch die Arbeit vor Ort. Haben Sie alle AuftragsÂdaten direkt zur Hand? InformaÂtionen über die ServiceÂhistorie? Checklisten? Im Gegensatz zu kostenlosen Online-Routenplanern und Freeware zur Tourenoptimierung unterÂstützen kostenÂpflichÂtige Profi-Tools weitere Prozesse, etwa die DokumenÂtation des Auftrages und die digitale Erfassung der KundenÂunterÂschrift.
GRUND 14: KOSTENLOSE TOURENPLANUNG VERGISST DEN KUNDEN
Die Erwartungen der Kunden sind gestiegen, gerade auch, was die digitalen MöglichÂkeiten angeht. IdealerÂweise binden Sie den Kunden in Ihre Planung ein. Zum Beispiel über ein Terminportal, in dem er seinen Wunschtermin selbst buchen kann. Oder indem er oder sie eine automaÂtische BenachÂrichÂtigung über Ihre vorausÂsichtliche Ankunftszeit erhält. Eine kostenlose Tourenplanung für den Außendienst bindet den Kunden leider selten mit ein.
GRUND 15: GRATIS-SOFTWARE LÄSST SICH KAUM VERÄNDERN
Was geschieht, wenn sich Ihre AnfordeÂrungen an eine Touren- bzw. Routenplanung verändern? Wenn Sie zum Beispiel Touren für verschieÂdene FahrzeugÂtypen planen wollen? Kostenlose Software lässt sich kaum von Ihnen selbst anpassen bzw. wird nicht nach Ihren Wünschen weiterÂentwickelt. Mit einem Anbieter von profesÂsioneller Business-Software für Ihre Tourenplanung fahren Sie deutlich besser.
GRUND 16: FEHLENDE PASSUNG FÜR IHR UNTERNEHMEN UND IHRE BRANCHE
Dieser Punkt knüpft an den vorigen an. Unternehmen spezialiÂsieren Ihr Angebot mehr und mehr und brauchen dafür Lösungen, die sich indiviÂduell auf Ihre Bedarfe und Ihre Branche hin konfiÂgurieren lassen. Kostenlose Tourenplanungssoftware bietet meist nur eine allgemeine „One-for-all“-Lösung.
GRUND 17: UNBESTIMMTER SUPPORT BEI TOURENPLANUNGS-FREEWARE
Wenn Support-Bedarf oder Fragen aufkommen, wird es bei Freeware schwierig. Ein Anbieter einer kostenlosen Tourenplanung kann nicht mit dem Support und den SchulungsÂangeboten mithalten, die Hersteller kostenpflichtiger Software bereitÂstellen. Bei Letzteren haben Sie einen festen AnsprechÂpartner mit klaren Service-Level-Agreements, um Ihnen schnell weiterÂzuhelfen.
ZUSATZPUNKT: DIE WAHRE PREISFRAGE – WAS WIRD EIGENTLICH OPTIMIERT?
Am Ende lautet die Frage: Wozu dient das Tool? Eine gute Lösung optimiert Ihre Touren, sodass Sie Zeit und Kilometer sparen – also letztlich Kosten. Doch diese Sichtweise greift zu kurz.
Die Software sollte nicht nur dazu dienen, Fahrtrouten und Kosten zu optimieren, sondern Ihre gesamte Wertschöpfung. Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, eine längere Route und Mehrkosten in Kauf zu nehmen, um einen verärÂgerten Kunden wieder zufriedenÂzustellen. Eine gute Tourenplanung plant und optimiert nicht einfach nur Kosten, sondern die ErreiÂchung Ihrer UnterÂnehmensÂziele.
FAZIT: KOSTEN SPAREN, ABER RICHTIG
Die Kostenersparnis liegt nicht im Tool (geringe bzw. keine AnschafÂfungsÂkosten), sondern darin, was es kann, wie es Ihr Business optimiert. Eine proÂfessioÂnelle Tourenplanung amortiÂsiert sich schnell und steigert dauerhaft die Qualität Ihres Außendienstes und Service. Begreifen Sie die Tourenplanung nicht als Add-on, sondern als ein zentrales Steuer- und OptiÂmierungsÂelement. Die Investition lohnt sich.
Wenn Sie Ihre Touren eher für sich allein oder dezentral planen, können wir Ihnen die Lösungen unseres SchwesterÂunterÂnehmens portatour® empfehlen: portatour® – Mein persönlicher Tourenplaner im Außendienst.
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Wir sind FLS – FAST LEAN SMART.
Die FLS GmbH aus Heikendorf bei Kiel entwickelt und vertreibt seit 1992 Echtzeit-Software für die Termin- und Tourenplanung und mobiles Workforce Management. Als technologisch führender Softwareprovider hilft FLS Unternehmen dabei, ihren Außendienst, technischen Service und Begutachtungstermine zu optimieren. Das Produktportfolio um FLS VISITOUR, FLS MOBILE, FLS PORTAL und DISPATCH NOW basiert auf dem einzigartigen PowerOpt-Algorithmus, der selbst bei hohem Auftragsvolumen und komplexen Aufgabenstellungen eine optimale Termin- und Tourenplanung in Echtzeit liefert. FLS-Lösungen decken den gesamten Service- und Lieferprozess ab, von der Simulation, Planung und Disposition über die Durchführung bis zu Monitoring und Analysen. So bildet FLS die Anforderungen jedes Field Service- und Logistikgeschäfts in einer Echtzeit-Termin- und Tourenplanung ab.
FLS ist Mitglied der Solvares Group, dem europäischen Champion für Ressourcenoptimierung entlang der gesamten Wertschöpfungskette.