Warum benötigen Firmen ein ECM?

Die Digitalisierung schreitet überall mit großen Schritten voran. Das betrifft natürlich auch die Geschäftswelt. Die Anforderungen an die Unternehmen werden komplexer, Arbeitsabläufe müssen sehr viel schneller und agiler umgesetzt werden. Aber auch die Erwartungshaltung der Kunden ändert sich. Sie möchten möglichst sofort und vollumfänglich zufriedengestellt werden.

Modern aufgestellte Firmen haben schon lange erkannt, dass die Customer Centricity, also die

Ausrichtung aller relevanter Prozesse auf die Belange des Kunden, daher wichtiger denn je ist. Um

als Unternehmen diesem Paradigmenwechsel gerecht werden zu können, empfiehlt es sich, die internen

Prozesse zu überdenken und zu optimieren.

Daten als Grundlage für Entscheidungen

Die Basis eines jeden Geschäftsfalles sind immer die Daten bzw. Informationen. Es macht also Sinn,

diese Informationen professionell zu verwalten. Nur auf Grundlage relevanter und verbindlicher Daten

können sinnvolle Entscheidungen für die weiteren Schritte getroffen werden. Nun ist es leider so,

dass sich oftmals die Daten nicht zentral an einem Ort befinden. Im Gegenteil, einige Daten liegen

on premise auf dem hauseigenen Server, andere Informationen stecken in einem CRM, gehostet bei

einem Dienstleister, wieder andere Files sind als proprietäre Informationen in den diversen Umsystemen zu finden. Der Verkauf oder die Administration benötigen für das Tagesgeschäft eventuell andere

Informationen als vielleicht die Buchhaltung. Dazu kommen viele weitere Speicherorte, ob als

Duplikate, Sicherheitskopien auf dem Mitarbeiter-PC oder in den diversen Clouds. Es herrscht also

das reinste Daten-Chaos.

Die Lösung lautet Informationsmanagement

Mithilfe eines Enterprise Content Managementsystems, kurz ECM genannt, lässt sich hier Abhilfe

schaffen. Mit solch einem modernen Informationsmanagement können sowohl strukturierte wie auch

unstrukturierte Informationen von nahezu allen Plattformen eingebunden und verwaltet werden. Dabei

ist es vollkommen egal, wo sich diese Daten befinden oder in welchem Datenformat sie vorliegen.

Mittels programmierter Konnektoren, den API-Schnittstellen, lassen sich mittlerweile alle für einen

Geschäftsbetrieb notwendigen Informationen einbinden.

Verfügbarkeit der Daten in Echtzeit

Für das Tagesgeschäft bedeutet dies, dass alle relevanten Daten in einem einzigen Dashboard

ersichtlich sind. Es ist nicht mehr notwendig, sich in die diversen Programme und Systeme

einzuloggen oder Rückfragen bei anderen Abteilungen anzustellen. Alle Daten stehen sofort zur

Verfügung. Dank des integrierten Versionsmanagements arbeiten alle Mitarbeiter immer mit der

aktuellen Version eines Dokumentes, die Zusammenarbeit erfolgt fließender und Vorgänge können

sehr viel schneller abgeschlossen werden, da keine Wartezeiten mehr entstehen.

Einfaches Auffinden von Informationen

Ein Finden der Dokumente mit einem ECM funktioniert ähnlich den Suchfunktionen bei Google. Der

Anwender gibt die Keywords ein und bekommt automatisch alle relevanten Informationen angezeigt.

Vorbei sind die Zeiten, als die Dokumente mühsam in vordefinierten Ordnern abgelegt wurden. Bei

einem ECM werden die vorhandenen Daten durch Meta-Informationen angereichert. Dadurch lassen sich die Informationen entsprechend indexieren, kategorisieren und bewerten. Und dank der verwendeten

künstlichen Intelligenz (KI) werden dem Anwender die relevantesten Dokumente zu einem

Geschäftsvorgang oder einem Projekt automatisch angezeigt.

Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten

Das Arbeiten im Homeoffice erfreut sich immer größerer Beliebtheit und wird sicher ein fester

Bestandteil des künftigen Arbeitslebens sein. Umso wichtiger ist es, dass die Mitarbeiter zu Hause

genauso arbeiten können wie im Büro. Ein Enterprise Content Managementsystem ermöglicht genau

dies. Alle geschäftsrelevanten Daten stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Die Mitarbeiter müssen

keine Dokumente mehr mit nach Hause nehmen oder elektronisch auf die private E-Mail-Adresse

schicken. Auf die Daten kann jederzeit und von überall zugegriffen werden. Möchte der Arbeitgeber

dies überwachen und reglementieren, ist dies auch möglich. Die Zugriffsrechte und -zeiten lassen

sich definieren.

Digitales Archiv spart Raum und Zeit

Wurden früher Rechnungen mühsam nach Firmennamen oder Datum sortiert und schlussendlich

physisch

in Papierform abgelegt, oftmals in mehrfacher Ausführung, genügt heute das einmalige Indexieren

der digitalen Dokumente. Die Wiederauffindbarkeit der Informationen ist sofort gegeben. Es müssen

keine Akten mehr durchsucht werden. Außerdem fallen keine Kosten für ein physisches Archiv an und

eventuell lassen sich auch die einst dafür verantwortlichen Mitarbeiter effizienter einsetzen.

Sicherer Umgang mit Daten

Papierdokumente oder auf Laufwerken abgelegte Daten, oftmals frei zugänglich, sind der Albtraum

für jede interne IT-Security. Daten sollten immer entsprechend gesichert werden. Ob nun besonders

vertraulich oder nicht relevant – der Versuchung des Datenmissbrauchs sollte gleich Einhalt geboten

werden. Da mittlerweile durch die Digitalisierung Daten aus allen möglichen Quellen in die

Unternehmen gelangen, ist es um so wichtiger, sich mit dem Thema Compliance auseinanderzusetzen.

Daten müssen entsprechend den Unternehmensrichtlinien behandelt werden und selbstverständlich

gesetzeskonform aufbewahrt werden. Mit einem entsprechend konfiguriertem ECM lässt sich dies

ermöglichen. Jede Tätigkeit, die ein Anwender ausführt, wird in den Logfiles protokolliert und

kann somit im Zweifelsfall bei Bedarf nachvollzogen werden. Und die IT-Abteilung kann die im ECM

befindlichen Daten und den Zugriff darauf nach den neuesten Security-Erkenntnissen absichern.

Tatsächliche Fakten als Entscheidungsgrundlage

Unternehmerische Entscheidungen können nur auf der Grundlage und der Kenntnis von allen

Informationen getroffen werden. Die Geschäftsführung hat mit einem ECM stets den vollen Überblick

über alle im Unternehmen ablaufenden Prozesse. Damit kann das ECM durchaus als

Führungsinstrument benutzt werden. Sowohl die operativen wie auch die monetären Gegebenheiten immer im Blick zu haben und entsprechend bewerten zu können, ist bei dem heutigen starken Wettbewerb unabdingbar und absolut notwendig.

Selbstverständlich ist ein Unternehmen niemals verpflichtet, sich ein intelligentes ECM

anzuschaffen. Die Integration solch eines Systems ist aufwendig, kostet Geld und Ressourcen. Die

Vorteile, die durch die diversen Optimierungen entstehen, sind erst mittel- bis langfristig

ersichtlich. Viel Zeit wird für die eigentliche Auslegeordnung verwendet und es gilt, viele interne

und externe Hürden zu überwinden. Es gibt daher viele Gründe, als Unternehmen eine

ECM-Implementierung kritisch abzuwägen und alle Befindlichkeiten zu analysieren. Das freut

sicherlich die Konkurrenz, die bereits ein ECM implementiert hat und bereits erfolgreich damit

arbeitet.

Ist dies aber einmal geschafft, werden die optimierten Prozesse und die schlanken Arbeitsabläufe zu einer modernen Unternehmenskultur beitragen. Die Kunden werden von motivierten Mitarbeitern

bestmöglich betreut und sind zufrieden.

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