Die versteckten Kosten kalter Daten (cold data) in Microsoft SharePoint

Digitale Zusammenarbeit ist heute das Rückgrat moderner Unternehmen. Plattformen wie Microsoft SharePoint ermöglichen es, Dokumente zentral zu speichern, gemeinsam zu nutzen und teamübergreifend zu verwalten. Doch mit der wachsenden Abhängigkeit von SharePoint wächst auch ein Problem, das viele Unternehmen unterschätzen: die Kosten durch sogenannte „kalte Daten“.

Was sind kalte Daten?

Unter kalten Daten versteht man Informationen, die selten oder nie abgerufen werden. Typische Beispiele sind:

veraltete Projektberichte

doppelte Dateien

Altlasten aus abgeschlossenen Projekten

Legacy-Dokumentationen

Compliance-Daten, die nie wieder benötigt werden

Obwohl diese Dateien keinen aktiven Beitrag zum Geschäftserfolg leisten, belegen sie weiterhin wertvollen Speicherplatz in SharePoint.

Finanzielle Auswirkungen

Microsoft 365 stellt Unternehmen zunächst eine Basis-Speichermenge für SharePoint Online zur Verfügung. Wird diese überschritten, müssen zusätzliche Kapazitäten zu hohen Konditionen hinzugekauft werden. Gerade große Unternehmen mit mehreren Terabyte oder sogar Petabyte an Daten sehen sich so schnell mit sechs- bis siebenstelligen Zusatzkosten pro Jahr konfrontiert. Ein erheblicher Teil davon für Daten, die keinen Mehrwert mehr liefern.

Migration: Kostenfalle durch kalte Daten

Auch bei Migrationen von SharePoint Server in die Cloud wirken kalte Daten wie ein Preistreiber. Sie verlängern die Projektlaufzeiten, erhöhen die Beratungs- und Implementierungskosten und steigern den Speicherbedarf in der Cloud. Was als Modernisierungsinitiative startet, entwickelt sich dadurch oft zu einer massiven Budgetbelastung.

Fehlende Transparenz und Risiken

Ein Kernproblem: Viele Unternehmen wissen gar nicht, wie hoch der Anteil aktiver im Vergleich zu inaktiven Daten tatsächlich ist. Ohne klare Berichte genehmigt das Management Speichererweiterungen, ohne zu realisieren, dass ein erheblicher Teil der Ausgaben auf ungenutzte Inhalte entfällt.

Neben den Kosten entstehen weitere Risiken:

Produktivitätsverlust durch überfüllte Bibliotheken und unübersichtliche Suchergebnisse

Compliance- und Sicherheitsrisiken durch veraltete, aber sensible Dokumente, die nicht mehr den aktuellen Richtlinien unterliegen

Damit werden ungenutzte Daten zu einem finanziellen wie auch zu einem organisatorischen Problem.

Lösung: Daten-Analyse und Archivierung

Ein „Cold Data Estimation Report“ schafft Transparenz, indem er Dateien nach letztem Zugriff, letzter Änderung und Speicherverbrauch kategorisiert. Unternehmen erhalten so die Grundlage, um strategisch zu entscheiden, ob Daten archiviert, beibehalten oder gelöscht werden sollen.

Speicher- und Archivierungslösungen (wie ShArc) ermöglichen es zudem, kalte Daten in kostengünstigere Speicherklassen oder externe Repositories auszulagern. Durch klare Governance-Regeln und Aufbewahrungsrichtlinien wird verhindert, dass sich ungenutzte Daten erneut unkontrolliert ansammeln.

Fazit

Kalte Daten in SharePoint sind weit mehr als ein technisches Ärgernis. Sie sind ein finanzielles Risiko und ein Hindernis für effizientes Informationsmanagement. Unternehmen, die Transparenz schaffen und proaktiv handeln, können ihre IT-Kosten drastisch senken, die Effizienz steigern und ihre Compliance stärken. 

Weitere Tipps zum Speicherplatz und -kosten einsparen sind im SharePoint Storage Guide zu finden: layer2-sharc.com/magazine/guide-to-reduce-storage-costs

 

Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf. 

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