Inventur als Erfolgsfaktor im Buchgeschäft

Eine saubere Inventur ist im Buchhandel weit mehr als ein Pflichttermin am Jahresende. Sie entscheidet darüber, wie verlässlich die Zahlen in der Buchführung sind, ob Bestseller rechtzeitig nachbestellt werden, ob Ladenhüter erkannt und abgebaut werden und ob Kundinnen und Kunden tatsächlich das bekommen, was das System verspricht. Der Buchhandel ist dabei ein Sonderfall: Es gibt eine enorme Titelvielfalt bei meist sehr kleinen Stückzahlen pro Artikel. Häufig liegen von einem Titel nur ein bis zwei Exemplare vor, dafür existieren verschiedene Ausgaben, Auflagen und Formate. Parallel spielen Non-Book-Artikel wie Kalender, Spiele und Papeterie eine wachsende Rolle. Eine Inventur im Buchgeschäft muss also ISBN und EAN gleichermaßen sicher erkennen, Varianten unterscheiden und Bestände an mehreren Orten sauber zusammenführen.

Warum müssen Buchhändler Inventuren durchführen und welche Besonderheiten gibt es in der Branche?

Die jährliche Inventur ist gesetzlich vorgeschrieben und bildet die Grundlage für Bewertung und Buchführung. Gerade im Buchhandel ist sie aber auch betriebswirtschaftlich unverzichtbar, weil die Sortimente extrem breit sind und sich schnell verändern. Neue Titel erscheinen wöchentlich, Auflagen wechseln, Preise werden angepasst, und gleichzeitig werden Restbestände remittiert oder als Kommissionsware geführt. Anders als in Bereichen mit hohen Stückzahlen pro Artikel ist die Fehleranfälligkeit hier groß: Wenn von einem Titel nur ein Exemplar vorhanden ist, fällt ein Buchungsfehler kaum auf, hat aber unmittelbare Folgen für Verfügbarkeit und Kundenzufriedenheit. Hinzu kommt die räumliche Verteilung. Bestände verteilen sich auf Verkaufsfläche, Lager, Schaufenster, Aktionsflächen oder sogar Filialen – und müssen trotzdem als ein Gesamtbild auswertbar bleiben. Schließlich sind Non-Book-Artikel mit EANs integraler Bestandteil vieler Buchhandlungen; eine praktikable Inventur muss beides beherrschen: ISBN-13 (978/979) ebenso wie klassische EAN-Strichcodes.

Ab wann ist eine Inventur unsauber und welche Folgen kann das haben?

Unsauber wird eine Inventur immer dann, wenn Zählen und Buchen auseinanderlaufen. Das beginnt bei vergessenen Bereichen wie Deko-Stapeln oder Wagen im Nebenraum und setzt sich fort mit doppelten Erfassungen desselben Titels an unterschiedlichen Orten. Häufige Fehler entstehen, wenn statt der ISBN ein Preisetikett gescannt wird oder Hardcover und Paperback desselben Werks verwechselt werden. Unvollständige Stammdaten verschärfen das Problem: Neue Titel sind nicht eingespielt, Remittenden bleiben im Bestand, veraltete Preise führen zu falschen Bewertungen. Auch organisatorische Brüche – etwa Teamwechsel ohne Übergabe – hinterlassen Lücken, die später mühsam rekonstruiert werden müssen. Die Konsequenzen spürt man unmittelbar. Bestände sind unzuverlässig, Bestseller fehlen trotz „1 auf Lager“, Schwund bleibt unentdeckt, und die Bilanz enthält fehlerhafte Bewertungen. Operativ führt das zu Mehraufwand durch Nachzählungen und Korrekturen, zu chaotischen Nachbestellungen und zu geplatzten Zusagen gegenüber Kundinnen und Kunden, on- wie offline. Kurzum: Eine unsaubere Inventur kostet Zeit, Geld und Reputation.

Inwiefern kann die Inventur Software von COSYS hierbei Abhilfe leisten?

Die Inventur Software von COSYS setzt genau an diesen Schwachstellen an und bringt Struktur, Tempo und Nachvollziehbarkeit in den Prozess – zugeschnitten auf die Realität in Buchhandlungen. Herzstück ist das mobile Scannen mit MDE-Geräten oder der Smartphone-App. Mitarbeitende erfassen Bestände direkt am Regal; ISBN-13 und EAN werden sicher gelesen, Titelinformationen erscheinen sofort, und definierte Zählbereiche führen Schritt für Schritt durch die Fläche. Fällt das WLAN aus, wird offline weitergezählt und später synchronisiert – die Inventur bleibt planbar. Parallel laufen Plausibilitätsprüfungen in Echtzeit: Stimmt die Ausgabe, passt der Preis, wurde dieses Exemplar in diesem Zählgang bereits erfasst? Solche Prüfungen verhindern typische Fehler genau in dem Moment, in dem sie sonst entstehen würden. Darüber hinaus werden Bestände standortgenau verbucht, sodass Umhänger korrekt zugeordnet und spätere Auswertungen präzise bleiben.

Die Datenintegration ist bewusst pragmatisch. Stammdaten kommen per CSV/Excel oder über Schnittstellen aus Warenwirtschaft und Kasse, die Inventurergebnisse gehen auf demselben Weg verlässlich zurück. Differenzlisten zeigen auf einen Blick, wo Bestände fehlen oder zu viel sind, und markieren Zonen mit Auffälligkeiten. Daraus entstehen zielgerichtete Nachzählaufgaben, die mit wenigen Scans erledigt sind. Remittenden und Kommissionsware lassen sich gesondert kennzeichnen, damit Bewertung und Rücksendungen korrekt ablaufen. Mit dem browserbasierten COSYS WebDesk behalten Verantwortliche jederzeit den Überblick: Fortschritt wird live visualisiert, Engpässe werden sichtbar, Zählteams können flexibel gesteuert werden. Reports entstehen auf Knopfdruck – von klassischen Inventurlisten über Differenzanalysen bis hin zu Übersichten zu Bereichen mit erhöhtem Schwund sowie Top- und Flop-Titeln. Diese Transparenz zahlt direkt auf die operative Steuerung ein und ermöglicht es, Ursachen schnell zu identifizieren, sei es ein falsches Etikett oder eine fehlerhafte Regalbelegung.

Ein praktischer Pluspunkt ist das flexible Bereitstellungsmodell. COSYS liefert auf Wunsch vorkonfigurierte MDE-Geräte zur Miete – ideal für Saisonspitzen wie die Vorweihnachtszeit. Auspacken, anmelden, losscannen: Schulung und Support sind inklusive, sodass Aushilfen schnell produktiv werden. Die Software unterstützt verschiedene Inventurarten, von der Stichtagsinventur über die permanente bis zur Stichprobeninventur. Non-Book-Artikel laufen ohne Sonderwege im selben Prozess mit, was Einarbeitungszeiten verkürzt und Fehlerquellen reduziert.

Fazit

Inventur im Buchhandel ist anspruchsvoll: Titelvielfalt, Varianten, saisonale Spitzen und Sonderfälle wie Remittenden treffen auf geringe Stückzahlen und verteilte Lagerorte. Manuelle Listen reichen dafür nicht aus. Die Inventur Software von COSYS macht aus einem riskanten Pflichttermin einen planbaren, transparenten Prozess. Mobiles Scannen, Echtzeit-Prüfungen, standortgenaue Bestände, differenzierte Auswertungen und eine reibungslose Datenübergabe sorgen für Geschwindigkeit und Genauigkeit. Das Mietmodell mit vorkonfigurierten Geräten und direktem Support hilft, Spitzen zu bewältigen, ohne langfristig zu investieren. Wer so inventarisiert, reduziert Schwund, stabilisiert die Bilanz, steigert die Verfügbarkeit und gewinnt Zeit für das, was Buchhandlungen stark macht: Beratung, Sortimentspflege und Kundennähe. So wird die Inventur tatsächlich zum Erfolgsfaktor.

 

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.