Return on Investment: warum sich Offloading für SharePoint schnell bezahlt macht

Microsoft 365 SharePoint hat sich in vielen Unternehmen als zentrale Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement etabliert. Doch mit wachsender Nutzung steigen auch die Datenmengen und damit die Kosten. Alte Dateien, Mehrfachversionen und unstrukturierte Inhalte belegen wertvollen Speicherplatz, während ein systematisches „Data Hygiene“-Konzept oft fehlt.

Das Ergebnis: Unternehmen stehen regelmäßig vor der Entscheidung, teuren Speicher nachzukaufen oder alternative Lösungen zu prüfen. Eine dieser Alternativen heißt Offloading, also die Auslagerung seltener genutzter Dateien in kostengünstigere Cloud-Speicher wie Azure Blob Storage.

Aktuelle oder zukünftige SharePoint Speicherkosten und die möglichen Ersparnisse können mit Hilfe des SharePoint Cost Calculators berechnet werden.

Das Kosten-Dilemma: Kaufen oder Auslagern

Ein Rechenbeispiel zeigt, wie groß das Einsparpotenzial ist.Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitenden und Microsoft-365-E3-Lizenzen benötigt jährlich 5 Terabyte zusätzlichen Speicherplatz.

Option A: Speicher zukaufen

Zusätzlicher SharePoint-Speicher kostet im Durchschnitt 11.000-12.000 € pro Jahr für 5 TB. Da der Datenzuwachs damit nicht gebremst wird, sind in Zukunft weitere Käufe wahrscheinlich.

Option B: Offloading in Azure Blob Storage

Wer diese Daten stattdessen auslagert, zahlt deutlich weniger:

5 TB Azure Hot Storage: ca. 1.100 € pro Jahr

Lizenz für ein Offloading-Tool: 3.500-4.000 € pro Jahr

Optionaler Azure App Service: ca. 600 € pro Jahr

In Summe ergibt das 5.500-6.000 € jährlich statt 11.000-2.000 €. Eine Ersparnis von etwa 50 Prozent, wenn man Offloading mit zusätzlichem SharePoint-Speicher vergleicht. Schon bei geringen Datenmengen ist Offloading somit wirtschaftlich attraktiv.

Mehr als nur Kostensenkung: indirekte Einsparungen und Effizienzgewinne

Neben den direkten Einsparungen bringt Offloading zahlreiche indirekte Vorteile, die die Amortisationszeit deutlich verkürzen:

Weniger Administrationsaufwand: 

Weniger aktive Daten in SharePoint bedeuten schnellere Backups, einfachere Verwaltung und weniger Support-Tickets.

Bessere Systemleistung:Eine aufgeräumte Umgebung mit nur relevanten Dateien verbessert Such- und Ladezeiten und steigert die Produktivität der Nutzer.

Schneller ROI:Viele Unternehmen erreichen den Break-even innerhalb von 6-12 Monaten, da direkte und indirekte Einsparungen sich schnell summieren.

Technische und strategische Vorteile

Offloading verbessert die Datenhygiene, indem alte oder doppelte Inhalte aus hochpreisigem Speicher entfernt werden ohne die Zugänglichkeit einzuschränken. Moderne Tools integrieren sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe: Nutzer merken in der Regel gar nicht, dass Dateien in unterschiedlichen Cloud-Tiers liegen.

Langfristig lohnt sich der Ansatz

Weniger Daten im teuren Primärspeicher bedeuten kürzere Backups, einfachere Migrationen und geringeres Risiko von Performance-Engpässen. So wird Offloading zu einem strategischen Instrument für nachhaltiges Datenmanagement.

Nachhaltige Speicherstrategie mit schneller Amortisation

Offloading ist eine nachhaltige Lösung für effizientes Datenmanagement in Microsoft 365. Die direkten Einsparungen von mehr als 50% der Kosten sind überzeugend. Doch erst durch die zusätzlichen Effizienzgewinne zeigt sich das volle Potenzial.

Für Unternehmen, die mit wachsendem Datenvolumen kämpfen, ist Offloading daher keine kurzfristige Maßnahme, sondern ein langfristiger Beitrag zu Kostentransparenz, Performance und Zukunftsfähigkeit.

Mehr Artikel zum Thema Offloading und SharePoint Speicher finden sie hier: ShArc Magazine 

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