Die Stichtagsinventur im Retail digitalisieren: Vom Papierchaos zur revisionssicheren Datenbasis

Papierlisten, Excel-Dateien und manuelle Prozesse machen die Stichtagsinventur im Retail ineffizient, fehleranfällig und teuer. COSYS transformiert den Zählprozess durch mobile Datenerfassung, zentrale Steuerung und nahtlose ERP-Integration in eine auditierbare, skalierbare End-to-End-Lösung.

Einleitung: Inventur als operativer Engpass im Multistore-Retail

Die jährliche Stichtagsinventur ist für Handelsketten ein Pflichtprozess, der jedoch erhebliche operative Belastungen verursacht, insbesondere bei großen Filialnetzen. Papierbasierte Zählungen und ungesicherte Dokumentationen führen zu:

hohen Fehlerquoten, langen Nachbearbeitungsphasen und verlängerten Ladenschließzeiten

verzögerten Bilanzabschlüssen

und zu einer insgesamt unzuverlässigen Datengrundlage für Planung und Forecasting.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, benötigen Retailer eine standardisierte, digitale und nachweisbare Inventur über alle Standorte hinweg.

Der COSYS Inventurservice: Digitale Exzellenz für alle Filialen

COSYS bietet einen vollständigen End-to-End-Service, der die Inventur von einer fehleranfälligen Pflichtaufgabe zu einem durchgängig digitalisierten Prozess transformiert. Das Konzept basiert auf drei eng verzahnten Bausteinen:

1. Mobile Datenerfassung und Hardware-Bereitstellung

Geräteflexibilität und Service: COSYS stellt robuste MDE-Geräte wie Zebra TC22/TC27 oder Honeywell CT32 zur Miete Alternativ unterstützt die App auch die Nutzung von eigenen Consumer-Smartphones (Android/iOS) mit leistungsstarken Scan-Add-ons. Der Mietservice umfasst eine schnelle Ersatzlieferung und einen umfassenden Reparaturservice für höchste Betriebssicherheit.

Fehlerarme Erfassung: Die mobile Inventur App führt Mitarbeitende durch den Prozess, minimiert manuelle Erfassungsfehler drastisch und validiert die Zähldaten durch integrierte Plausibilitätsprüfungen direkt vor Ort.

Prozessstabilität: Die App speichert alle Zähldaten lokal in Funklöchern und synchronisiert sie automatisch, sobald eine Verbindung besteht. Dadurch bleibt die Prozesskette ohne Unterbrechung stabil.

2. Zentrale Steuerung, Auditable Kontrolle und Integration (COSYS WebDesk)

Zentrales Management: Der WebDesk zeigt in Echtzeit den Inventurstatus jeder Filiale und Zählzone, erkennt Engpässe frühzeitig und erlaubt eine präzise Koordination der Teams. Er führt einen automatischen SOLL-/IST-Abgleich durch, um Abweichungen sofort zu erkennen.

Auditierbare Dokumentation: Jeder Scan wird mit Zeitstempel, Benutzer, Gerät und Standort protokolliert. Die digitale Historie liefert die technologische Grundlage zur Erfüllung aller Anforderungen der Wirtschaftsprüfung (Revisionssicherheit).

Nahtlose ERP/WWS-Integration: COSYS unterstützt standardisierte Schnittstellen zu führenden Systemen wie:

SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Infor und weclapp

HILTES, Prohandel, advarics und weiteren Branchensystemen

Die Übergabe erfolgt wahlweise über API/WebService oder strukturierten Dateiimport (CSV/XML).

Fazit

Die digitale Stichtagsinventur mit dem COSYS Inventurservice ist ein strategischer Hebel zur Verbesserung von Datenqualität, Prozesssicherheit und operativer Effizienz. Die gewonnenen, präzisen Zähldaten bilden die Grundlage für die Process Data Analysis (PDA) und Business Intelligence (BI) zur zukünftigen strategischen Bestandsoptimierung. Zudem dient der erfolgreiche Inventurservice oft als Modul-Startpunkt für die durchgängige Digitalisierung weiterer Prozesse, wie dem permanenten Bestandsmanagement, Retouren oder Warenausgang.

Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie der COSYS Inventurservice Ihre Stichtagsinventur standardisieren und digitalisieren kann. Die kostenlose Inventur-Demo-App für Android und iOS ist jederzeit verfügbar.

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.