2026 wird zum Wendepunkt für Dokumentenmanagement Systeme: Agentische KI, die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen und die Frage der digitalen Souveränität verlangen, dass Unternehmen technologische Notwendigkeiten als strategische Chancen zu begreifen.
Trend 1: Agentisierung wird Alltag
2026 wird die Agentisierung – also der Einsatz von KI für repetitive Aufgaben – zur geschäftskritischen Notwendigkeit. Für Dokumentenmanagement Systeme und Enterprise Content Management (DMS / ECM) heißt das: Aufgaben wie die Extraktion und Prüfung von Dokumentinhalten, die Validierung von Summen, Pflichtangaben und Fristen, aber auch selbstständige Berechnungen, beispielsweise von Skontobeträgen oder Freigabegrenzen, übernimmt ab 2026 der KI-Agent.
Die Technologie ist einsatzbereit und das wirtschaftliche Potenzial ist enorm. Von unseren Kundinnen und Kunden wissen wir: Die Bereitschaft in Unternehmen, in Prozessautomatisierung mit KI zu investieren, ist inzwischen sehr hoch.
Der Grund liegt auf der Hand: KI-gestützte DMS / ECM-Systeme, die Aufgaben weitgehend autonom erledigen (wie Amagno.AI mit der Automate-Funktion), machen Personalressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten frei. Das hilft Unternehmen, in der Krise arbeitsfähig zu bleiben. Und danach sehr schnell wieder eine hohe Leistung zu erreichen.
Trend 2: E-Rechnung – von der Pflicht zum Automatisierungsvorteil
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen verpflichtend ausstellen. Damit rückt 2026 in eine Schlüsselrolle, denn die Umstellung des Rechnungsausgangs braucht Zeit. Die saubere Erzeugung strukturierter Rechnungsdaten (ZUGFeRD, XRechnung) direkt aus dem ERP, ihre Validierung sowie die revisionssichere Archivierung lassen sich nicht „auf Knopfdruck“ umsetzen. Testläufe, Prozessanpassungen und Systementscheidungen gehören zwingend ins Jahr 2026.
Gleichzeitig entfaltet die E-Rechnung genau in dieser Phase erhebliches Automatisierungspotenzial. Denn durch ihre XML-Struktur liefert sie hochwertige, maschinenlesbare Daten – ein idealer Rohstoff für KI-gestützte Automatisierung und agentische Workflows. Unternehmen können den Schritt zur E-Rechnungs-Ausstellungspflicht nutzen, um Prozesse grundlegend neu zu denken: weg von fehleranfälliger OCR, hin zur direkten Verarbeitung strukturierter Inhalte entlang der gesamten Wertschöpfungskette in einem KI-gestützten DMS / ECM.
Trend 3: Digitale Souveränität im Realitätscheck
Der Wunsch nach Unabhängigkeit trifft 2026 auf die Realität der Infrastrukturen und Kosten: Digitale Souveränität ist eine langwierige, schwierige und teure Aufgabe. Wie wir sie erreichen, ist noch unklar. Die Migration der deutschen Wirtschaft von den großen US-Anbietern auf europäische Alternativen wird nicht Jahre dauern, sondern Jahrzehnte.
Der technologische Vorsprung der US-Hyperscaler ist immens. Sie bieten eine perfekte Symbiose unterschiedlicher Technologien mit geringem administrativen Aufwand. Der Versuch, diese Software-Infrastruktur nachzubilden, hat noch nicht einmal ernsthaft begonnen.
Das Hauptproblem sind die Kosten: Der Aufbau eigener Infrastrukturen, die mit den amerikanischen konkurrieren können, würde vier- bis fünffache Preiserhöhungen für die Kunden bedeuten. Das ist eine Belastung, die der Markt erfahrungsgemäß kaum trägt.
Trotz dieser Hürden ist Untätigkeit keine Option. 2026 wird daher das Jahr der pragmatischen, kleinen Schritte in Richtung Souveränität:
* Einsatz europäischer KI-Modelle: Die DMS- / ECM-Branche wird den Einsatz europäischer LLMs prüfen. Die DMS- / ECM-Anbieter sind relativ flexibel in der Wahl der Modelle, weil sie keine Konsumenten-Features wie Bildgenerierung bieten müssen.
* Datenschutz-Fokus: Kundendaten dürfen nicht für das Training von KI-Modellen verwendet werden.
* Standortverlagerung: Die Branche wird den Betrieb in deutschen Rechenzentren prüfen oder vorantreiben. Auch wenn die zugrundeliegende Plattform weiterhin von US-Anbietern stammen mag, erschwert der physische Betrieb auf deutschem Boden zumindest den unmittelbaren Zugriff der US-Regierung etwas.
Fazit:
2026 bringt drei Entwicklungen voran, die das DMS / ECM nachhaltig verändern werden: Agentische KI wird vom Experiment zum unverzichtbaren Alltagswerkzeug, die E-Rechnung entwickelt sich von der regulatorischen Pflicht zum Automatisierungs-Booster, und digitale Souveränität zeigt sich als langfristige, kostenintensive Aufgabe, die 2026 vor allem pragmatische und realistische Zwischenschritte erfordert.
Autor: Jens Büscher ist CEO und Gründer von Amagno, einem vielfach ausgezeichneten Oldenburger Unternehmen, das sich auf mitarbeiterfreundliche Dokumentenmanagement Systeme (DMS) spezialisiert hat. Vor der Gründung von Amagno 2010 arbeitete Büscher mehrere Jahre im öffentlichen Dienst. Seine Erfahrungen dort veranlassten ihn, eine Software-Lösung zu entwickeln, mit der Unternehmen auf einfache Weise selbstständig Dokumente und Informationen digital verwalten und effiziente Workflows erstellen. Büschers aktuelle Innovation: der Premiumservice Amagno.AI, mit dem das DMS zu einem auf KI basierenden Conversational Enterprise Content Management (CECM) wird. Dieses ermöglicht das Chatten mit allen Dokumenten im Unternehmen und bietet Funktionen für automatische Datenerkennung und Datenverarbeitung.
Weitere Informationen zu Amagno
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Drei DMS-Trends für 2026: Automatisierung entscheidet über Handlungsfähigkeit hinzugefügt von Redaktion am
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