Haver&Boecker harmonisiert Vertriebsprozesse und steigert Transparenz mit itmX crm

Haver & Boecker ist ein traditionsreiches Familienunternehmen mit Sitz in Oelde, Westfalen, das die Geschäftsbereiche Drahtgewebe und Maschinenbau vereint. Als leistungsstarkes Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt Haver & Boecker seit 1887 Hightech-Drahtgewebeprodukte, Maschinen und Anlagentechnik sowie Dienstleistungen und digitale Lösungen. Mit über 3.000 Mitarbeitenden und einem globalen Netzwerk stand das Unternehmen vor der Herausforderung, verstreute Kundendaten und heterogene Prozesse zu vereinheitlichen. Die Einführung von itmX crm brachte die Lösung: eine zentrale Plattform für mehr Transparenz, Effizienz und internationale Zusammenarbeit.

Komplexe Strukturen, verstreute Informationen

Über Jahrzehnte hinweg entstand bei Haver & Boecker eine komplexe Systemlandschaft. Kundendaten waren auf Excel-Listen, Outlook-Postfächer und verschiedene Systeme verteilt. Die Recherche dauerte lange und lieferte oft unvollständige Ergebnisse. Hinzu kamen unterschiedliche Arbeitsweisen in den Werken und Abteilungen sowie fehlende Transparenz für Cross-Selling-Potenziale.

Die Einführung eines CRM-Systems sollte den Mitarbeitenden die Arbeit erleichtern und eine vollständige 360°-Sicht auf den Kunden schaffen. Ziel war es, mit wenigen Klicks alle relevanten Informationen verfügbar zu haben, um Marketing, Vertrieb und Service besser zu verknüpfen und Prozesse durchgängiger gestalten zu können. Gleichzeitig musste die Lösung international skalierbar sein, um die weltweiten Vertriebsaktivitäten zu harmonisieren. Die größte Herausforderung bei der Einführung der Lösung war, dass die Arbeitsweisen in den verschiedenen Werken und Abteilungen von Haver & Boecker sehr heterogen waren und eine einheitliche Struktur fehlte. Zudem hatten Sachbearbeitende und Führungskräfte jeweils eigene Vorstellungen, was die Komplexität zusätzlich erhöhte. Es musste also eine Lösung geschaffen werden, die nicht nur technisch überzeugt, sondern auch von den Anwendern aktiv genutzt wird. 

Mit itmX wurde ein Best-Practice-Ansatz entwickelt, der intuitive Abläufe, schnelle Informationszugriffe und eine bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht. So entstand eine einheitliche Struktur, die Transparenz schafft und neue Cross-Selling-Potenziale sichtbar macht.

itmX crm als Basis für harmonisierte Prozesse und internationale Zusammenarbeit

Die Entscheidung für itmX crm fiel nicht zufällig: Die Lösung überzeugte Haver & Boecker durch ihre perfekte Kompatibilität mit den bestehenden Systemen und Anforderungen. Ein entscheidender Vorteil war die tiefe Integration mit SAP, dem führenden ERP-System des Unternehmens. Dadurch konnten bestehende Daten ohne aufwändige Schnittstellen direkt genutzt werden – ein Aspekt, der nicht nur die Implementierung beschleunigte, sondern auch die Komplexität erheblich reduzierte.

„Die Möglichkeit, SAP-Daten ohne Umwege und ohne doppelte Pflege direkt im CRM verfügbar zu haben, war für uns ein entscheidender AHA-Moment“, betont Ralf Muckermann, Commercial Coordination HAVER & BOECKER OHG.

Ebenso wichtig war die nahtlose Einbindung von Microsoft-Anwendungen, die im Unternehmen bereits etabliert waren. Heute schafft die Kombination aus SAP-Integration und Microsoft-Ökosystem eine moderne, intuitive Lösung, die den Zugriff auf alle relevanten Informationen mit wenigen Klicks ermöglicht.

Mehr Effizienz, mehr Transparenz, mehr Potenzial

Seit der Einführung von itmX crm hat Haver & Boecker spürbare Verbesserungen erzielt. Die Lösung harmonisiert Prozesse und schafft eine Transparenz, die zuvor nicht möglich war. Schon in der Pilotphase und während des sukzessiven Rollouts in weitere Unternehmensbereiche sowie Verbundunternehmen wurden mehrere tausend Interessenten und Opportunities im System erfasst – das Vertriebspotenzial wurde damit erstmals vollständig sichtbar. Besonders deutlich zeigt sich der Mehrwert bei der Messenachbereitung: Leads können heute unmittelbar nach dem Upload qualifiziert, zugeordnet und kontaktiert werden. Früher dauerte dieser Prozess mehrere Tage bis hin zu Wochen – ein klarer Effizienzgewinn. Darüber hinaus ermöglicht das CRM-System einen schnellen, umfassenden Zugriff auf alle relevanten Kundeninformationen – auch aus anderen Unternehmensbereichen. Das erleichtert die Vorbereitung auf Gespräche und stärkt die Zusammenarbeit.

Erfolgsfaktor: Kommunikation & Schulung

Zudem hat die Einführung eines einheitlichen Systems ein starkes internes Netzwerk geschaffen, das den Austausch zwischen den Unternehmensbereichen und innerhalb des Konzerns intensiviert. Damit dieser Mehrwert auch nachhaltig genutzt wird, war von Anfang an klar: Ein System ist nur dann erfolgreich, wenn es von den Anwendern akzeptiert und aktiv gelebt wird. Deshalb setzte Haver & Boecker von Beginn an auf eine klare Kommunikationsstrategie. Über verschiedene Kanäle wie Mailings, einen eigenen Teams-Channel und die Mitarbeiter-App wurde regelmäßig über den Projektfortschritt informiert. Gleichzeitig bot das Unternehmen ein Forum für Fragen und Feedback, um Transparenz zu schaffen und die Beteiligung zu fördern.

„Gerade bei der Einführung eines neuen Systems ist Kommunikation das A und O – sei es, um Transparenz zu schaffen, Fragen zu beantworten oder die Anwender von Anfang an mitzunehmen. Deshalb haben wir verschiedene Kanäle genutzt, um die Mitarbeitenden regelmäßig über den Projektstand und Neuerungen zu informieren.“ (André Hörster, Projektleiter CRM, HAVER & BOECKER OHG)

Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg waren praxisnahe Schulungen. Sie vermittelten nicht nur die Funktionen des Systems, sondern gingen gezielt auf die Anforderungen der einzelnen Bereiche ein. So konnten die Mitarbeitenden den Nutzen des CRM nachvollziehen und sich sicher in der Anwendung fühlen. Nach dem erfolgreichen Start in den Bereichen Drahtweberei und Maschinenfabrik am Standort Oelde wurde itmX crm schrittweise auf weitere Gesellschaften ausgerollt. Zunächst erfolgte die Anbindung aller Unternehmen, die direkt auf dem SAP-System arbeiten. In der nächsten Phase werden auch internationale Standorte integriert, die bislang nicht mit SAP verbunden sind. Damit legt Haver & Boecker die Grundlage für eine weltweit einheitliche und effiziente Zusammenarbeit.

Der nächste Schritt: Service-Integration für maximale Effizienz

Zu Beginn des Projekts lag der Fokus bewusst auf Vertrieb und Marketing, um schnell spürbare Mehrwerte zu schaffen. Doch schon während der Implementierung wurde deutlich: Die Integration des Service-Bereichs ist der logische nächste Schritt. Die bereits sichtbaren Service-Daten aus SAP haben den Vertrieb enorm bereichert und zeigen, wie groß das Potenzial einer zentralen Plattform ist.

„Schon während der CRM-Einführung wurde deutlich, wie groß das Potenzial im Service-Bereich ist. Die Sichtbarkeit der vorhandenen SAP-Serviceinformationen brachte dem Vertrieb bereits spürbare Vorteile. Deshalb war der Wunsch nach einer vollständigen Integration schnell da. Mit der Erweiterung schaffen wir künftig eine zentrale Plattform, auf der alle Informationen gebündelt sind – für moderne Tools und eine noch engere Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Service.“ (Ralf Muckermann, Commercial Coordination HAVER & BOECKER OHG)

Aktuell läuft die Anbindung des Service-Bereichs. Künftig werden alle relevanten Informationen an einem Ort verfügbar sein – für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing und Service. Damit schafft Haver & Boecker die Basis für eine ganzheitliche Customer Experience und eine weltweit einheitliche, effiziente Prozesslandschaft.

Die itmX GmbH steht für nahtlose Customer Experience und eine echte 360°-Sicht auf Marketing-, Sales-, Commerce- und Serviceprozesse. Mit der itmX crm suite – der einzigen vollständig in SAP integrierten CRM-Lösung – vereint itmX die Stärken von SAP mit einem CRM, das sich nahtlos in die tägliche Arbeitsumgebung Microsoft-365 einfügt. Das Ergebnis: mehr Zeit für das, was wirklich zählt – starke Kundenbeziehungen.

Ergänzend bietet der Geschäftsbereich „Modern Workplace“ zusätzliche Mehrwerte für Vertrieb, Marketing und Service. Auf Basis der Microsoft Power Platform realisiert itmX intelligente Workflows, automatisierte Prozesse und KI-gestützte Anwendungen, die bestehende Systeme sinnvoll erweitern und die Digitalisierung kundenorientierter Prozesse gezielt vorantreiben.

Ob Maschinenbau, Bauzulieferer, Projektfertigung, Handel oder Hightech – zahlreiche Unternehmen setzen auf itmX, um ihre kundenbezogenen Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und ihre digitale Zukunft aktiv zu gestalten.

Mit langjähriger CRM- und Microsoft-Kompetenz und als Teil der NTT DATA Business Solutions treibt itmX die digitale Transformation ihrer Kunden konsequent voran – innovativ, leistungsstark und zukunftssicher.

Weitere Informationen unter: www.itmx.de