Bonn, 28.05.2026 – Thomas K. ist Betriebsleiter in einem metallverarbeitenden Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden im Westerwald. Bevor er den ersten Kaffee trinkt, hat er sich bereits in vier verschiedene Systeme eingeloggt. Im HR-Tool prüft er eine offene Urlaubsanfrage. Im QM-System sieht er eine unbestätigte Abweichungsmeldung vom Vortag. Die Instandhaltungssoftware zeigt eine überfällige Wartung an einer Fräsmaschine. Und in der Schulungsplattform wartet ein Mitarbeiter auf seine Zertifizierungsbestätigung.
Alle vier Vorgänge hängen miteinander zusammen. Aber kein System weiß, was das andere tut. Also tippt Thomas die relevanten Informationen manuell in eine E-Mail, schickt sie an die zuständigen Kollegen und wartet. Es ist ein Morgen wie jeder andere.
Was Thomas nicht weiß: Allein die Lizenzkosten für seine sieben Systeme summieren sich auf über 95.000 Euro pro Jahr. Dazu kommen Implementierungskosten, IT-Betreuung und der tägliche Zeitverlust durch Medienbrüche. Sein Unternehmen ist kein Einzelfall.
Der fragmentierte IT-Stack im Mittelstand
Wie fragmentiert der Software-Einsatz in Unternehmen heute ist, belegen internationale Zahlen: Laut einer Marktanalyse von Hostinger nutzten Unternehmen im Jahr 2024 durchschnittlich 106 SaaS-Anwendungen. Nach Einschätzung von Flow360 entfallen davon allein für operative Kernprozesse wie HR, Qualitätsmanagement und Instandhaltung im produzierenden Mittelstand regelmäßig sieben bis zehn separate Systeme – mit entsprechenden Kosten für Lizenzen, Schnittstellen und Schulungen. Diese Systeme entstehen selten aus einem einheitlichen IT-Plan, sondern wachsen mit dem Unternehmen: zuerst eine HR-Lösung, dann ein Qualitätsmanagement-Tool, später eine Instandhaltungssoftware. Jede Lösung löst ein konkretes Problem und erzeugt dabei ein neues.
Eine aktuelle Kostenanalyse von Flow360 zeigt, wie hoch die tatsächlichen Gesamtkosten dieses fragmentierten Ansatzes für ein produzierendes Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden sind.
Die Kostenanalyse im Ãœberblick
Auf Basis marktüblicher Lizenzmodelle entstehen einem produzierenden Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden – zusätzlich zu ERP und Office-Anwendungen – folgende jährliche Softwarekosten für operative Kernprozesse:
BereichLizenzmodellKosten / JahrHR-Softwarepro Mitarbeiter im Unternehmen18.000 €QM-Softwarepro aktivem Nutzer (15 MA)16.200 €EHS und Sicherheitscheckspro aktivem Nutzer (10 MA)9.600 €Mitarbeiter-Onboardingpro Mitarbeiter im Unternehmen7.200 €Facility Managementpro aktivem Nutzer (8 MA)8.640 €Instandhaltung und CMMSpro aktivem Nutzer (20 MA)20.400 €Schulungs- und LMS-Softwarepro Mitarbeiter im Unternehmen7.200 €IT-Integrationsaufwandpauschal8.400 €Gesamt 95.640 €
Die Flow360-Pauschale für denselben Leistungsumfang liegt für 150 User bei rund 18.000 Euro jährlich. Die rechnerische Ersparnis beträgt damit rund 77.000 Euro pro Jahr beziehungsweise über 230.000 Euro über drei Jahre.
Lizenzkosten sind nur der sichtbare Teil
Die Analyse berücksichtigt ausschließlich Lizenzkosten. Die tatsächlichen Gesamtkosten fragmentierter IT-Landschaften liegen deutlich höher. Jede neue Software verursacht beim Start einmalige Kosten für Einrichtung, Datenmigration und Mitarbeiterschulung zwischen 5.000 und 15.000 Euro. Wer sieben Systeme einführt, zahlt diese Kosten entsprechend häufig.
Hinzu kommt der operative Aufwand für die Pflege von Schnittstellen zwischen den Systemen. Realistisch fallen dafür ein bis zwei Personentage pro Monat an, also jährlich 7.200 bis 14.400 Euro an internem IT-Aufwand, die in keinem Lizenzvergleich erscheinen. Zusätzlich erhöhen SaaS-Anbieter ihre Preise im Durchschnitt um fünf bis 15 Prozent jährlich. Wer sieben Verträge verwaltet, erlebt diese Inflation sieben Mal gleichzeitig.
Prozesssoftware als konsolidierter Ansatz
Flow360 ist eine No-Code-Plattform für die Digitalisierung operativer Prozesse im europäischen Mittelstand. Die Software ermöglicht es Unternehmen, Formulare, Workflows und Prüfprozesse ohne Programmierkenntnisse aufzubauen und alle Bereiche in einer gemeinsamen Datenbasis zu betreiben. HR, Qualitätsmanagement, EHS, Onboarding, Facility Management, Arbeitsanweisungen, Instandhaltung und Schulungsnachweise laufen auf einer einzigen Plattform.
Mitarbeitende im Büro, in der Produktion und im Außendienst arbeiten in derselben Oberfläche, per Desktop, Tablet oder Smartphone. Neue Prozesse gehen innerhalb weniger Stunden live, weil kein IT-Projekt und keine externe Beratung notwendig sind. Berichte und Nachweise entstehen automatisch aus den erfassten Daten.
_“Produzierende Unternehmen verlieren jährlich Zehntausende Euro nicht, weil ihre Prozesse schlecht sind, sondern weil zu viele Systeme dasselbe Problem auf unterschiedliche Weise lösen. Konsolidierung ist keine Sparmaßnahme, sondern eine strategische Entscheidung.“_ “ Maria Christina Bienek, Flow360.io Geschäftsführung
Die vollständige Analyse auf flow360.io verfügbar. Interessierte Unternehmen können eine persönliche Beratung buchen, in der die Einsparungen für die eigene IT-Landschaft konkret berechnet werden.
Sieben Software-Abos oder eine Plattform: Wie produzierende Unternehmen jährlich bis zu 77.000 Euro einsparen hinzugefügt von Presse am
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