Drei Monate, zwölf Monate, für immer- Validato ordnet die Aufbewahrungsfristen für Bewerberdaten in der Schweiz

Nach einer Absage verschwindet eine Bewerbung selten sofort aus dem System – oft bleibt sie über Monate oder Jahre in E-Mail-Postfächern, Excel-Listen oder Bewerbermanagement-Systemen liegen. Nach Einschätzung von Validato, Schweizer Anbieter für Background-Checks und Human Risk Management, ist das ein doppeltes Risiko: Das nDSG verlangt, dass Personendaten nicht länger aufbewahrt werden als für den Zweck erforderlich, während Unternehmen im Streitfall gleichzeitig nachweisen können müssen, weshalb eine Absage erfolgte. Ein klares Lösch- und Aufbewahrungskonzept ist deshalb keine Formalie, sondern aktive Risikosteuerung.

Den Ausgangspunkt bildet laut Validato die Beweissicherung nach dem Gleichstellungsgesetz (GlG): Bei einer diskriminierenden Ablehnung gilt eine Verwirkungsfrist von drei Monaten, innerhalb derer eine Klage möglich ist. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält fest, dass Bewerbungsunterlagen bei einer Nichtanstellung bis zu drei Monate nach Mitteilung der Absage aufbewahrt werden dürfen, um eine solche Klage abwehren zu können. In der Praxis arbeiten viele Unternehmen deshalb mit einer kurzen „Quarantäne“-Frist von rund drei Monaten plus einem kleinen organisatorischen Puffer, bevor eine definierte Löschroutine greift.

Komplizierter wird es beim Talent-Pool: Um vielversprechende Kandidatinnen und Kandidaten über die konkrete Bewerbung hinaus im Blick zu behalten, braucht es laut Validato eine klare, aktive Einwilligung – und ein Fristenmanagement, denn Einwilligungen gelten nicht unbegrenzt. „Ein Talent-Pool ohne Speicherfrist ist im Prinzip ein Datenfriedhof mit gutem Namen. Wer Kandidatendaten länger als ein Jahr ohne erneute Einwilligung hält, sammelt ein Risiko an, das sich spätestens bei einer Prüfung oder einem Sicherheitsvorfall rächt“, meint André Naef, CEO von Validato. Empfohlen wird eine Speicherfrist von etwa zwölf Monaten, nach deren Ablauf die Einwilligung erneuert oder die Daten gelöscht werden.

Auch nach einer erfolgreichen Anstellung endet die Aufbewahrungspflicht nicht automatisch: Teile der Bewerbungsunterlagen wandern ins Personaldossier, doch auch dort gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Sensible Screening-Ergebnisse verlieren mit der Zeit an Relevanz; häufig genügt statt der vollständigen Unterlagen ein knapper Vermerk wie „geprüft am [Datum] – ohne Befund“, sofern keine gesetzlichen Gründe eine längere Aufbewahrung verlangen. Besonders sensible Informationen, etwa zur finanziellen Integrität, sollten zusätzlich durch restriktive Zugriffsrechte geschützt werden. Validato empfiehlt, die manuelle Löschung – notorisch fehleranfällig in Postfächern und lokalen Ordnern – durch automatisierte Retention Policies zu ersetzen, die Daten abgelehnter Kandidaten nach 90 bis 120 Tagen automatisch löschen oder anonymisieren.

Für Schweizer HR-Abteilungen bedeutet dies laut Validato eine klare Aufgabenteilung: eigene Fristen für Absagen, für Talent-Pools und für Personaldossiers definieren, diese dokumentieren und die Routinearbeit dort, wo möglich, technisch automatisieren. Validato bietet Unternehmen dafür unter anderem konfigurierbare Aufbewahrungsregeln innerhalb der eigenen Screening-Plattform an, die auf einer Infrastruktur mit Schweizer beziehungsweise EU-Serverstandort und ISO-27001-Zertifizierung betrieben wird – sodass Löschfristen nicht dem Zufall einzelner Postfächer überlassen bleiben.

Validato ist ein führender Anbieter für digitale Background Checks und Human Risk Management mit Sitz in Zürich. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.

Validato ist speziell auf die Anforderungen im DACH-Raum ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.

Mehr unter: www.validato.com