Ersatzkosten für Europaletten senken: Mehr Transparenz durch digitale Lademittelverwaltung

Europaletten gehören in vielen Unternehmen zur täglichen Logistik. Sie werden genutzt, um Waren zu lagern, innerhalb eines Betriebs zu transportieren oder für den Versand bereitzustellen. Durch ihre standardisierten Abmessungen von 800 × 1.200 Millimetern sind sie auf zahlreiche logistische Systeme abgestimmt und können beispielsweise mit Hubwagen, Gabelstaplern, Regalanlagen und Lkw effizient bewegt werden.

Damit sind Europaletten nicht lediglich Verpackungs- oder Transporthilfsmittel, sondern ein wichtiger Bestandteil vieler Warenströme.

Zu den typischen Einsatzfeldern zählen unter anderem:

Wareneingang: Lieferungen werden auf Paletten entgegengenommen, kontrolliert und anschließend eingelagert.

Lagerprozesse: Europaletten ermöglichen die geordnete Lagerung von Waren in Blocklagern, Regalen oder Hochregallagern.

Kommissionierung: Produkte können direkt auf Paletten bereitgestellt oder für einzelne Aufträge zusammengestellt werden.

Warenausgang: Versandfertige Ware wird auf Ladungsträgern gesichert und für den Transport verladen.

Palettentausch: Bei der Warenübergabe werden beladene Paletten abgegeben und leere Ladungsträger zurückgeführt.

Mehrwegkreisläufe: Europaletten bewegen sich zwischen Unternehmen, Lieferanten, Logistikdienstleistern, Niederlassungen und Kunden.

Gerade diese Vielzahl an Übergabepunkten macht eine zuverlässige Dokumentation erforderlich. Fehlen Informationen zu einzelnen Bewegungen, können Bestände schnell voneinander abweichen.

Wie entsteht Palettenschwund?

Nicht jede fehlende Palette wurde tatsächlich dauerhaft verloren. Häufig lässt sich lediglich nicht mehr eindeutig nachvollziehen, wo sie sich befindet oder welchem Geschäftspartner sie zugeordnet werden muss.

Eine häufige Ursache ist eine unvollständige Erfassung beim Palettentausch. Wird beispielsweise bei einer Anlieferung nicht korrekt dokumentiert, wie viele Ladungsträger abgegeben oder zurückgenommen wurden, entstehen schnell Differenzen zwischen dem tatsächlichen Bestand und den hinterlegten Buchungen.

Auch papierbasierte Palettenscheine können den Prozess erschweren. Belege können verloren gehen, beschädigt werden oder erst mit Verzögerung in der Verwaltung eintreffen. Bis die Informationen übertragen werden, können bereits weitere Bewegungen erfolgt sein.

Weitere Ursachen für Bestandsabweichungen sind beispielsweise:

nicht eindeutig geregelte Zuständigkeiten zwischen Fahrer, Lager, Kunde und Spedition,

nicht dokumentierte beschädigte oder ausgesonderte Paletten,

Ladungsträger, die dauerhaft bei anderen Standorten oder Geschäftspartnern verbleiben,

unterschiedliche Bestandszahlen in ERP-Systemen, Tabellen oder Papierunterlagen,

verspätet kontrollierte oder nicht abgestimmte Palettenkonten,

Buchungs- und Ãœbertragungsfehler,

Diebstahl oder eine nicht vorgesehene Nutzung der Ladungsträger.

Je größer das logistische Netzwerk eines Unternehmens ist, desto schwieriger wird eine rein manuelle Kontrolle.

Warum fehlende Europaletten teuer werden können

Jede Palette, die nicht zurückgeführt oder eindeutig einem Geschäftspartner zugeordnet werden kann, stellt einen wirtschaftlichen Wert dar. Fehlen Ladungsträger im laufenden Betrieb, müssen Unternehmen häufig zusätzliche Paletten beschaffen, damit Transporte und Lieferungen weiterhin ohne Unterbrechung durchgeführt werden können.

Die finanziellen Auswirkungen können sich besonders bei regelmäßigem Schwund summieren.

Der Preis einer neuen EPAL-Europalette hängt unter anderem vom Anbieter, der Bestellmenge und den jeweiligen Marktbedingungen ab. Je nach Beschaffungssituation können die Kosten pro Stück im niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich liegen.

Wie schnell sich daraus ein relevanter Kostenfaktor entwickelt, zeigt eine einfache Beispielrechnung:

Ein Unternehmen stellt monatlich einen Fehlbestand von 150 Europaletten fest. Wird für eine Ersatzpalette ein durchschnittlicher Beschaffungspreis von 18 Euro angenommen, ergibt sich:

150 Paletten × 18 Euro = 2.700 Euro pro Monat

Auf zwölf Monate hochgerechnet entstehen damit:

2.700 Euro × 12 Monate = 32.400 Euro pro Jahr

Dabei berücksichtigt die Rechnung ausschließlich die unmittelbaren Anschaffungskosten. Zusätzlich können interne Aufwendungen entstehen, beispielsweise für die Suche nach fehlenden Ladungsträgern, Rückfragen bei Kunden und Speditionen, Korrekturen von Buchungen oder die Bearbeitung von Differenzen.

Auch die Kapitalbindung spielt eine Rolle. Werden regelmäßig neue Paletten gekauft, obwohl sich vorhandene Ladungsträger noch bei Geschäftspartnern befinden, fließt Kapital in Bestände, die bei einer besseren Steuerung möglicherweise nicht notwendig wären.

Digitale Lademittelverwaltung statt manueller Palettenkontrolle

Eine Möglichkeit, diese Probleme zu reduzieren, ist die Digitalisierung der Lademittelprozesse. Bewegungen von Paletten, Gitterboxen oder anderen Mehrweg-Ladungsträgern werden dabei unmittelbar dort erfasst, wo sie tatsächlich stattfinden.

Die COSYS Lademittelverwaltung ist darauf ausgelegt, entsprechende Prozesse digital abzubilden. Neben Europaletten können auch andere Lademittel wie Gitterboxen oder Container verwaltet werden. Je nach Unternehmensanforderung kann die Lösung laut Anbieter sowohl über eine Cloud-Umgebung als auch als On-Premise-System eingesetzt werden.

Ein wesentlicher Unterschied zur papierbasierten Verwaltung besteht darin, dass Informationen direkt im Prozess digital erfasst werden können. Mitarbeiter im Lager oder Fahrer können beispielsweise Übergaben und Rücknahmen mobil dokumentieren. Dadurch stehen die Daten schneller für weitere Auswertungen zur Verfügung.

Welche Funktionen können Ersatzbeschaffungen reduzieren?

Eine digitale Lademittelverwaltung setzt an mehreren Ursachen für Palettenverluste gleichzeitig an.

Digitale Erfassung von Zu- und Abgängen

Werden Palettenbewegungen unmittelbar dokumentiert, müssen Informationen nicht nachträglich von Papierbelegen in andere Systeme übertragen werden. Zu- und Abgänge lassen sich dadurch zeitnah dem jeweiligen Vorgang zuordnen.

Mobile Buchungen

Über mobile Anwendungen können Lagerpersonal und Fahrer Vorgänge beispielsweise an der Laderampe, im Lager oder beim Kunden erfassen. Auf diese Weise entstehen Buchungen direkt am Ort der Palettenübergabe.

Digitale Palettenkonten

Palettenkonten zeigen, welche Mengen zwischen dem eigenen Unternehmen und Kunden, Lieferanten oder Logistikpartnern ausgetauscht wurden. Offene Salden sind dadurch leichter erkennbar und können früher geklärt werden.

Rückverfolgung von Bewegungen

Track-and-Trace-Funktionen ermöglichen es, einzelne Lademittelbewegungen entlang der Prozesskette nachzuvollziehen. Dadurch kann schneller festgestellt werden, wann und an welcher Stelle eine Abweichung entstanden ist.

Auswertung über den WebDesk

Mit einem webbasierten Verwaltungsbereich können Daten ausgewertet und Buchungen nachbearbeitet werden. Darüber hinaus lassen sich unter anderem Kontostände und offene Vorgänge kontrollieren.

Mobile Datenerfassung und Barcode-Technologie

Die Erfassung mittels Barcodes und mobilen Geräten kann dabei helfen, manuelle Eingabefehler zu vermeiden. Informationen zu Lademitteln werden digital aufgenommen und für nachfolgende Logistik- und Geschäftsprozesse bereitgestellt.

Bessere Nachvollziehbarkeit bei Differenzen

Digitale Buchungsdaten liefern eine deutlich bessere Grundlage für die Klärung von Unstimmigkeiten. Bei Differenzen kann nachvollzogen werden, wann eine Übergabe erfasst wurde und welcher Geschäftspartner an dem Vorgang beteiligt war.

Von reaktiver Ersatzbeschaffung zu aktiver Bestandssteuerung

Ein entscheidender Vorteil digitaler Prozesse liegt darin, dass Bestandsabweichungen nicht erst Monate später sichtbar werden müssen.

Wer Palettenkonten regelmäßig kontrolliert und Bewegungen zeitnah dokumentiert, kann früh erkennen, wenn sich bei einem Kunden, einer Spedition oder einem Standort ungewöhnlich hohe offene Salden entwickeln.

Dadurch verändert sich der Umgang mit Lademitteln grundlegend: Statt fehlende Europaletten lediglich durch Neubeschaffungen auszugleichen, können Unternehmen zunächst prüfen, wo sich vorhandene Bestände befinden und welche Rückgaben noch ausstehen.

Das kann nicht nur die Zahl unnötiger Ersatzkäufe reduzieren. Gleichzeitig sinkt der Verwaltungsaufwand, weil Informationen zu Übergaben und Beständen an einer zentralen Stelle verfügbar sind.

Fazit

Die Kosten für Ersatzpaletten lassen sich insbesondere dann reduzieren, wenn Unternehmen ihre Lademittelbestände transparent und aktuell verwalten. Europaletten sollten daher nicht als kurzfristiges Verbrauchsmaterial betrachtet werden, sondern als wiederverwendbare Betriebsmittel mit einem messbaren wirtschaftlichen Wert.

Besonders relevant sind eine zuverlässige Erfassung aller Palettenbewegungen, nachvollziehbare Palettenkonten und die regelmäßige Kontrolle offener Salden. Digitale Lösungen können diese Prozesse deutlich vereinfachen.

Die COSYS Lademittelverwaltung kombiniert dafür unter anderem mobile Datenerfassung, digitale Buchungen, Palettenkonten, Rückverfolgungsmöglichkeiten und Auswertungen im WebDesk. Auf diese Weise können Unternehmen schneller erkennen, wo Ladungsträger fehlen, offene Rückgaben gezielter verfolgen und den Bedarf an Ersatzpaletten besser steuern.

Wer Palettenschwund langfristig reduzieren und gleichzeitig seine Logistikprozesse transparenter gestalten möchte, kann mit einer digitalisierten Lademittelverwaltung eine wichtige Grundlage dafür schaffen.

 

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.