Wer Freelancer ungeprüft beauftragt, riskiert einen Sanktionsverstoss

Wer als Unternehmen einen Freelancer beauftragt, geht eine Geschäftsbeziehung ein – und für Geschäftsbeziehungen gilt nach deutschem und europäischem Aussenwirtschaftsrecht grundsätzlich dieselbe Sorgfaltspflicht wie bei jedem anderen Vertragspartner: die Prüfung gegen EU-Sanktionslisten. Validato, Anbieter für Background-Checks und Human Risk Management, weist darauf hin, dass dieser Abgleich in der Praxis bei freien Mitarbeitenden häufig unterbleibt, obwohl gerade IT-nahe und industrielle Freelancer-Einsätze regelmässig mit Zugang zu sensiblen Systemen, Produktionsdaten oder geistigem Eigentum verbunden sind.

Das Risiko ist nicht rein theoretischer Natur: Wer wissentlich oder auch nur fahrlässig mit einer sanktionierten Person oder Organisation Geschäfte macht, verstösst gegen die EU-Verordnungen zur Umsetzung von Sanktionsregimen sowie gegen das deutsche Aussenwirtschaftsgesetz – mit Bussgeldern und im Einzelfall strafrechtlichen Konsequenzen für Unternehmen und verantwortliche Personen. Anders als bei einer Festanstellung, bei der ein Screening meist einmalig vor Vertragsbeginn erfolgt, wechseln Freelancer häufiger zwischen Auftraggebern und Projekten, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass eine Auffälligkeit unentdeckt bleibt, wenn keine strukturierte Prüfung stattfindet.

Nach Beobachtung von Validato verlassen sich viele Unternehmen bei freien Mitarbeitenden auf informelle Prüfmechanismen – etwa eine kurze Internetsuche oder das Vertrauen in eine Empfehlung – statt auf einen dokumentierten, wiederholbaren Prozess. Für die Beweisführung gegenüber Aufsichtsbehörden reicht das nach Einschätzung von Validato in der Regel nicht aus: Entscheidend ist, dass eine Sanktionslistenprüfung nachvollziehbar durchgeführt und dokumentiert wurde, unabhängig davon, ob der Freelancer über ein Gewerbe, eine GmbH oder als Einzelperson auftritt.

„Ein Freelancer ist rechtlich ein Geschäftspartner wie jeder andere auch – die Sorgfaltspflicht endet nicht an der Frage, ob jemand angestellt oder beauftragt ist. Unternehmen, die das nicht dokumentieren, tragen im Zweifel selbst das Risiko“.

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

Validato hat deshalb einen eigenen Freelancer-Check für den deutschen Industrie- und IT-Markt entwickelt, der Identitätsprüfung, Adressbestätigung sowie den Abgleich mit internationalen Sanktions- und Risikolisten in einem einzigen, für 39 Euro buchbaren Modul bündelt.

Für Unternehmen, die regelmässig externe IT-Spezialistinnen und -Spezialisten oder Industrie-Dienstleister beauftragen, positioniert Validato den Check als niedrigschwelligen, dokumentierten Nachweis der Sorgfaltspflicht: ohne Abonnementbindung, einzeln pro Freelancer buchbar und mit demselben Qualitätsanspruch, den Validato aus seinen 18 Screening-Modulen für Festangestellte kennt. Damit soll die Prüfung freier Mitarbeitender vom Ausnahmefall zum festen Bestandteil einer belastbaren Compliance-Praxis werden.

Validato ist ein führender Anbieter für zuverlässige Background Checks und Human Risk Management in Deutschland. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.

Validato ist speziell auf die Anforderungen in Deutschland ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.

Mehr unter: www.validato.com