XR Napoli: CCMS-Redaktionssystem von gds für mehr Automatisierung in der Technischen Dokumentation

Mit XR Napoli bringt gds eine integrierte Aufgabenfunktion mit Anbindung an Microsoft Teams und E-Mail, die Ausgabe von Tagged PDFs sowie neue Automatisierungsfunktionen für Produktionsgruppen und Systemanbindungen in das XML-Redaktionssystem.

Aufgaben direkt am Inhalt – mit Benachrichtigung in Teams und per E-Mail

Ein zentrales Highlight dieser Version ist die neue Aufgabenfunktion. Redakteure legen Aufgaben direkt im Kontext eines Moduls an – mit Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und verantwortlicher Person. Die zuständige Person wird automatisch über Microsoft Teams oder per E-Mail informiert und gelangt über einen Link direkt zur betroffenen Stelle in XR. Welchen Kanal sie bevorzugt, legt jeder Anwender selbst im Benutzerprofil fest. So gehen Hinweise wie „Bitte Modul prüfen“ oder „Grafik aktualisieren“ nicht mehr in Mails oder Chats verloren, sondern bleiben dort, wo sie hingehören: am Inhalt.

Übersichten für eigene und selbst erstellte Aufgaben sorgen für Transparenz. Auf Wunsch kann der Administrator zusätzlich eine systemweite Ansicht aller Aufgaben freischalten. Diese Option ist bewusst als zentrale Einstellung umgesetzt, damit Unternehmen sie im Einklang mit ihren internen Datenschutz- und Mitbestimmungsregeln einsetzen können.

Tagged PDF: Grundlage für barrierefreie Dokumente

Im Fokus der aktuellen Version steht außerdem die Barrierefreiheit von PDF-Publikationen. XR erzeugt jetzt Tagged PDFs: Überschriften werden mit ihrer Gliederungsebene ausgezeichnet, Lesezeichen angelegt und Alternativtexte für Grafiken und Abkürzungen im PDF hinterlegt. Auch für die Standardsymbole des Layouts lassen sich Alternativtexte zentral pflegen. Damit schafft XR die technische Grundlage für Dokumente, die mit Screenreadern und Prüfwerkzeugen wie PAC ausgewertet werden können – ein Thema, das für viele Hersteller zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Produktionen automatisieren und Systeme anbinden

Für Unternehmen mit hohem Publikationsaufkommen bringt Napoli eine Serienfunktion für Produktionsgruppen: Dokumentationen lassen sich in festen Zyklen automatisch neu publizieren, etwa im Takt von Software-Releases. Statische Produktionsgruppen zeigen jetzt auf einen Blick, ob neuere Dokumentversionen vorliegen, und lassen sich per Knopfdruck aktualisieren. Zusätzlich wurde die Auswahl der Produktionssprachen vereinfacht. Das spart wertvolle Zeit und verringert das Risiko, versehentlich veraltete Stände zu veröffentlichen.

Parallel wurde die REST-API konsequent weiterentwickelt. Medien, Module und Dokumentstrukturen lassen sich jetzt über die Schnittstelle abfragen, anlegen und bearbeiten, Gruppenproduktionen und Aufgaben können aus externen Systemen gesteuert werden. Damit lassen sich Abläufe zwischen XR und angrenzenden Systemen wie ERP, PIM oder PLM deutlich weiter automatisieren.

Weitere Verbesserungen

Darüber hinaus enthält XR Napoli zahlreiche Detailverbesserungen, die den Redaktionsalltag spürbar vereinfachen:

Optimierte Performance in Vorschau, Vergleichsansicht und Editor

Panel-Elemente in Handlungsanweisungen, zum Beispiel für nebeneinander angeordnete Abbildungen

Vereinfachte Aktualisierung von Medien auf die neueste Version im Dokument

„Viele Neuerungen in Napoli stammen direkt aus Projekten mit unseren Kunden. Mit der Aufgabenfunktion bleibt die Abstimmung dort, wo sie hingehört – am Inhalt. Und wer barrierefreie PDFs liefern muss, bekommt dafür jetzt die Grundlage direkt aus XR.“ resümiert Tobias Kreimann, Produktmanager CCMS bei gds.

Verfügbarkeit

Das Release ist ab sofort verfügbar. Der Support von gds unterstützt bei Bedarf bei der Umsetzung notwendiger Anpassungen.

Weitere Informationen unter https://www.gds.eu/de/produkte/xr

Ãœber gds

gds – Einfach. Alles. Besser. – steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung stehen dabei im Fokus. Die Redaktionssysteme docuglobe und XR sind bei über 500 Unternehmen im Einsatz und sorgen neben erheblichen Einsparungen für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung. Die gds Sprachenwelt steht für zertifizierte Übersetzungen und Sprachdienstleistungen.