Nach dem Go-Live fängt es erst an: Wie Change Management Ihr SharePoint Intranet dauerhaft verankert

Viele Intranets starten mit viel Aufmerksamkeit und versanden wenige Monate später, weil das Projekt mit dem Go-Live für beendet erklärt wird. Ein neues Intranet verändert jedoch, wie Menschen Informationen finden, teilen und veröffentlichen. Und diese Veränderung braucht Begleitung. Dazu gehören frühe Kommunikation, Schulungen und ein Go-Live mit Begleitprogramm, aber auch Multiplikator:innen in den Fachbereichen. Mindestens genauso wichtig ist ein erstes Nutzungsjahr, das so sorgfältig geplant wird wie das Projekt selbst.

Der Go-Live war ein voller Erfolg. Die Geschäftsführung hat das neue Intranet per Rundmail angekündigt, in der Kantine gab es Kuchen und am ersten Tag haben fast alle einmal hineingeschaut. Ein halbes Jahr später sieht es anders aus. Die letzte News auf der Startseite ist sieben Wochen alt. Die Redakteurin aus dem Vertrieb ist in ein anderes Team gewechselt und ihre Seiten hat niemand übernommen. Wer eine Antwort sucht, fragt wieder im Teams-Chat bei Kolleg:innen nach. Und das Projektteam hat sich nach dem Abschlussmeeting längst aufgelöst.

Technisch ist an diesem Intranet nichts falsch. Es wurde sorgfältig geplant, sauber umgesetzt und pünktlich gestartet. Behandelt wurde es nur wie ein IT-Projekt, das mit dem Go-Live abgeschlossen ist. Dabei verändert ein neues Intranet, wie Menschen im Unternehmen Informationen finden, teilen und veröffentlichen. Gewohnheiten ändern sich aber nicht an einem Stichtag, sondern über Monate. Wer das nicht einplant, erlebt, wie ein Intranet ohne Pflege schneller versandet, als es gebaut wurde.

Mitnehmen statt verkünden: Begleitung vor und nach dem Start

Change Management beginnt lange vor dem ersten Klick. Wer früh und regelmäßig über das Projekt spricht, kleine Vorab-Einblicke gibt und die Frage „Was kommt da auf uns zu?“ beantwortet, bevor sie in der Kaffeeküche gestellt wird, nimmt Unsicherheit und weckt Neugier. Redakteur:innen brauchen Schulungen, bevor sie die ersten Seiten befüllen. Und der Go-Live selbst verdient mehr als eine Ankündigung: ein klar geplantes Begleitprogramm, das die Mitarbeiter:innen durch die ersten Wochen trägt.

Eine Schlüsselrolle spielen dabei Multiplikator:innen in den Fachbereichen. Hier sollten die richtigen Personen ausgewählt werden. Im besten Fall Menschen, die sich für neue Technik begeistern und die vor allem eines antreibt: anderen zu helfen. Sie beantworten Fragen im eigenen Team, leben neue Arbeitsweisen vor und geben dem Projektteam Rückmeldung, was funktioniert und was nicht. Das entlastet das Kernteam und nutzt einen einfachen Effekt: Von Kolleg:innen zu lernen, ist die wirksamste Lernforme im Berufsalltag.

Die passenden Personen zu finden, ist oft leichter als gedacht, denn meist kennt man sie längst. Es sind diejenigen, die schon heute anderen bei technischen Fragen helfen, gern Neues ausprobieren und auch offen sagen, wo bestehende Lösungen an ihre Grenzen stoßen. Wir empfehlen, zunächst eine kleine Gruppe einzuladen und die Ziele gemeinsam zu besprechen. Damit das Netzwerk trägt, braucht es regelmäßige Treffen (mindestens einmal im Monat), klare Erwartungen an die Rolle, fortlaufende Schulungen und sichtbare Anerkennung. Geld steht dabei selten im Vordergrund, Wertschätzung umso mehr.

Die ersten zwölf Monate planen wie ein eigenes Projekt

Vor allem darf es kein „Projektende“ nach drei Monaten geben. Das erste Nutzungsjahr verdient mindestens so viel Planung wie die Einführung selbst. Welche Themen sollen die einzelnen Quartale prägen? Wer trifft sich wann zur Redaktionsrunde? Wie fließen Nutzungsdaten zurück und vor allem: Wer zieht daraus Konsequenzen? Solange diese Fragen offen sind, fühlt sich nach dem Go-Live niemand mehr zuständig und genau so entstehen veraltete Startseiten und verwaiste Bereiche.

Bewährt hat sich ein fester Review-Termin spätestens drei Monate nach dem Go-Live, an dem die Kommunikationsabteilung, IT und eine Stichprobe von Mitarbeiter:innen gemeinsam am Tisch sitzen. Die Leitfragen sind bewusst einfach gehalten: Was funktioniert? Was nervt? Wo justieren wir nach? Ein gut gepflegtes Netzwerk ist dafür eine wertvolle Quelle, weil es die Rückmeldungen aus den Fachbereichen bereits laufend sammelt. So wird das Intranet nicht nur eingeführt, sondern Schritt für Schritt im Arbeitsalltag verankert.

Change Management ist der letzte von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengetragen haben. Die anderen acht Faktoren drehen sich zum Beispiel um ein Zielbild mit messbarem Nutzen, das dem Projekt von Anfang an Richtung gibt, um eine Content-Governance, die festlegt, wer Inhalte schreibt, freigibt und aussortiert, oder um eine Migration, die das alte Intranet nicht einfach 1:1 kopiert. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht.