ERP-Wechsel: Wann sich der Aufwand lohnt

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Veraltete Systeme, manuelle Zwischenschritte und fehlende Schnittstellen können Unternehmen langfristig stärker belasten als ein geplanter Systemwechsel

Eine ERP-Lösung gehört in vielen Unternehmen zu den Systemen, die über Jahre oder sogar Jahrzehnte im Einsatz bleiben. Sie bildet zentrale Abläufe ab, enthält umfangreiche Stamm- und Bewegungsdaten und ist eng mit den täglichen Arbeitsprozessen verbunden. Entsprechend groß ist häufig die Zurückhaltung, einen Wechsel in Betracht zu ziehen.

Diese Vorsicht ist nachvollziehbar. Ein ERP-Wechsel bedeutet Aufwand. Prozesse müssen analysiert, Daten übernommen, Mitarbeitende geschult und neue Abläufe eingeführt werden. Hinzu kommen Investitionen und die Sorge, den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

Doch auch das Festhalten an einer bestehenden Lösung verursacht Kosten. Diese sind im Alltag oft weniger sichtbar, können sich über die Jahre jedoch summieren.

Wenn gewachsene Strukturen zum Hindernis werden

Ein Wechsel wird meist nicht allein durch das Alter einer Software notwendig. Entscheidend ist vielmehr, ob sie die heutigen und künftigen Anforderungen des Unternehmens noch ausreichend unterstützt.

Typische Warnzeichen sind Mehrfacherfassungen, manuelle Datenübertragungen und zahlreiche Zusatzlösungen, die fehlende Funktionen des zentralen Systems ausgleichen sollen. Auch Informationen, die nur mit Verzögerung oder nicht an allen benötigten Stellen zur Verfügung stehen, erschweren die tägliche Arbeit.

Hinzu kommen technische Abhängigkeiten. In älteren Systemlandschaften liegt wichtiges Wissen häufig bei wenigen Mitarbeitenden. Schnittstellen sind teilweise individuell entwickelt, unzureichend dokumentiert oder nur mit hohem Aufwand anpassbar. Neue Anforderungen lassen sich dann nicht mehr in einem angemessenen Zeitraum umsetzen.

Besonders deutlich wird dies, wenn mobile Anwendungen, digitale Belege oder automatisierte Prozesse integriert werden sollen. Kann die vorhandene ERP-Lösung diese Entwicklungen nur eingeschränkt unterstützen, entstehen weitere Insellösungen. Die IT-Landschaft wird komplexer, während die Durchgängigkeit der Prozesse abnimmt.

Nicht nur die Wechselkosten betrachten

Bei der Bewertung eines möglichen ERP-Wechsels stehen häufig zunächst die direkten Investitionen im Mittelpunkt. Diese Betrachtung greift jedoch zu kurz.

Ebenso berücksichtigt werden sollten die laufenden Kosten der bestehenden Strukturen. Dazu zählen beispielsweise die Pflege zusätzlicher Programme, individuelle Anpassungen, manuelle Tätigkeiten, doppelte Datenerfassung und wiederkehrende Fehlerkorrekturen.

Auch organisatorische Risiken spielen eine Rolle. Wenn Abläufe stark vom Wissen einzelner Personen abhängen oder wichtige Komponenten nicht mehr weiterentwickelt werden, kann dies die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, was ein ERP-Wechsel kostet. Ebenso wichtig ist, welche Aufwendungen und Risiken entstehen, wenn das bisherige System weiterbetrieben wird.

Prozesse vor der Software betrachten

Ein ERP-Wechsel sollte nicht als reiner Austausch eines Programms verstanden werden. Er bietet die Gelegenheit, bestehende Abläufe zu überprüfen und gewachsene Strukturen zu hinterfragen.

Dabei geht es nicht darum, jeden Prozess vollständig neu zu gestalten. Vielmehr sollte zunächst geklärt werden, an welchen Stellen konkrete Verbesserungen erforderlich sind. Wo entstehen Medienbrüche? Welche Daten werden mehrfach erfasst? Welche Informationen fehlen im Arbeitsalltag? Welche Abläufe lassen sich vereinfachen oder automatisieren?

Erst auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden und wie die Einführung einer neuen Lösung sinnvoll gestaltet werden kann.

Ein stufenweises Vorgehen kann dabei helfen, die Belastung für das Unternehmen zu begrenzen. Nicht alle Bereiche müssen gleichzeitig umgestellt werden. Entscheidend ist eine realistische Planung, die technische, organisatorische und personelle Voraussetzungen gleichermaßen berücksichtigt.

Branchenspezifische Anforderungen berücksichtigen

In der Steine- und Erdenindustrie sind ERP-Systeme eng mit operativen Prozessen verbunden. Vertrieb, Disposition, Verladung, Waage, Fakturierung und mobile Anwendungen greifen unmittelbar ineinander.

Eine neue Lösung sollte deshalb nicht nur kaufmännische Funktionen abbilden. Sie muss auch branchentypische Abläufe unterstützen und mit vorhandener Technik sowie angrenzenden Systemen zusammenarbeiten können. Eine der bekanntesten Gesamtlösung ist WDV2026 TEAM, entwickelt von der PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG. Diese setzt auf eine gemeinsame Systembasis für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Ziel ist es, Daten durchgängig zu nutzen und manuelle Übergaben zwischen einzelnen Lösungen zu reduzieren.

Dabei können neben den klassischen ERP-Bereichen auch mobile Anwendungen, automatisierte Abläufe und digitale Belegprozesse eingebunden werden. Welche Komponenten tatsächlich benötigt werden, hängt von den jeweiligen Strukturen und Zielen des Unternehmens ab.

Ein Wechsel braucht Vorbereitung

Ein erfolgreicher ERP-Wechsel beginnt lange vor der technischen Umstellung. Zunächst müssen Ziele, Anforderungen und Zuständigkeiten geklärt werden.

Von besonderer Bedeutung ist die Qualität der vorhandenen Daten. Über Jahre gewachsene Datenbestände enthalten häufig Dubletten, veraltete Einträge oder uneinheitliche Strukturen. Eine Datenübernahme sollte deshalb nicht ohne vorherige Prüfung erfolgen.

Auch die Mitarbeitenden müssen frühzeitig einbezogen werden. Sie kennen die tatsächlichen Abläufe und wissen, an welchen Stellen im Alltag Probleme auftreten. Gleichzeitig hängt die Akzeptanz einer neuen Lösung wesentlich davon ab, ob Veränderungen nachvollziehbar vermittelt und ausreichend geschult werden.

Ein ERP-Wechsel bleibt damit ein anspruchsvolles Projekt. Wird er jedoch sorgfältig vorbereitet, kann er dazu beitragen, Prozesse zu vereinfachen, Abhängigkeiten zu reduzieren und eine belastbare Grundlage für weitere Digitalisierung zu schaffen.

Fazit

Ein bestehendes ERP-System sollte nicht allein deshalb ersetzt werden, weil es bereits lange im Einsatz ist. Ebenso wenig sollte es aus Gewohnheit weiterbetrieben werden, wenn es die Entwicklung des Unternehmens zunehmend behindert.

Ob sich ein Wechsel lohnt, hängt von den tatsächlichen Abläufen, Kosten und Risiken ab. Unternehmen sollten deshalb nicht nur den Aufwand einer Einführung betrachten, sondern auch den Aufwand, den der Weiterbetrieb gewachsener Strukturen verursacht.

Autorenzeile:

Mirjam Rolapp, PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG, Pferdingsleben