Beschleunigte Formularverarbeitung per PDF durch hinterlegte Prüf- und Rechenlogik

Der neue 3C-proposalMaster von intarsys und SBI erleichtert und beschleunigt bei Versicherungen das vollständige und fehlerlose Ausfüllen von Formularen am PC. Die PDF-Verarbeitungssoftware mit integriertem Prüf- und Rechenkern lässt sich sehr einfach in bestehende Prozesse integrieren. Es unterstützt mit dieser hinterlegten Logik die Bearbeitung von Formularen für unterschiedlichste Versicherungstypen. „Viele Versicherungen kämpfen heute noch mit der Bearbeitung von Formularen. Die Anwender stehen beim Ausfüllen vor der Herausforderung komplexer Tarifstrukturen, differenzierter Antragsbedingungen und einem insgesamt sehr hohen zeitlichen Aufwand. Fehlerhafte Anträge sowie der Medienbruch zwischen Antrag und IT-System verzögern die Bearbeitungszeit“, skizziert Dr. Bernd Wild, Geschäftsführer der intarsys consulting GmbH, die Situation. Der 3C-proposalMaster löst diese Herausforderungen und optimiert die kompletten Formularbearbeitungsprozesse. Durch die immense Zeitersparnis bei den formularbezogenen Vorgängen ergibt sich ein sehr schneller Return on Investment (ROI).

Pro Versicherungsart erhält der Makler ein „Allrisk-Formular“ im Format PDF. Hier sind die komplette Versicherungsmathematik sowie das Regelwerk aller Bedingungen bereits in Form eines Rechenkerns integriert. Bereits während des Ausfüllens erfolgen Plausibilitätsprüfungen. Auch Partnerinformationen können aus Standard-Maklersystemen in die Formulare übernommen werden, so dass sich der Aufwand für das manuelle Eintippen kontinuierlich verringert. Für vollständig ausgefüllte Formulare wird ein Barcode generiert, der einen eindeutigen Dokumentschlüssel darstellt und in das Formular eingefügt wird. Lediglich zur Unterzeichnung durch den Kunden wird das Dokument ausgedruckt. Parallel werden sämtliche Formulardaten als XML-Files aus dem Formular extrahiert und per E-Mail an die Versicherungsgesellschaft übertragen. In einer Datenbank werden hier die Datensätze zwischengespeichert. Bis der Eingang des unterschriebenen Papierexemplars erfolgt, bleibt die Bearbeitung zunächst gesperrt. Im Posteingang der Versicherung wird das Formular gescannt und direkt elektronisch archiviert. Aus dem Barcode kann der Dokumentenschlüssel nun ausgelesen werden. Auf diesem Weg erhält der zuständige Sachbearbeiter die Information, dass der Vorgang weiter bearbeitet werden kann. Nach der Freigabe werden die zwischengespeicherten Daten aus der Datenbank in das Bestandssystem übernommen.

intarsys und SBI sehen für die Einführung des 3C-propsalMasters drei Stufen vor. Zunächst steht mit „.base“ eine Komplettlösung für intelligente PDF-Formulare bereit. Diese enthalten den Prüfkern, der für jedes Formular die spezifischen Informationen über Prüfungen, Berechnungen und mehr bereitstellt. Die Stufe „.public“ erweitert die Basiskomponenten um Weboberflächen, welche automatisch aus den PDF-Formularen generiert werden. Mit diesen können Kundendaten mit Hilfe von PDF-Formularen bequem erfasst werden. Die Erweiterung beinhaltet auch eine Vorgangsbearbeitung und -ablage sowie eine Datenanbindung an Bestandssysteme. Sie eignet sich beispielsweise für Schadensmeldungen, Anträge und vieles mehr. Schließlich bietet die Stufe „.control“ Workflows, die von den PDF-Formularen auf Basis von Prozess-, Rollen- und Rechtemodellen ganze Geschäftsprozesse steuern. Regelungen, Risikoprüfungen, Informationsbeschaffung, Genehmigungen und Anträge können mit dieser Premium-Lösung abgewickelt werden. Alle Vorgänge bleiben durch einen integrierten Statusmonitor stets transparent. Ergänzend zu diesen drei Stufen lässt sich die Formularbearbeitung mit dem 3C-proposalMaster auch noch um die elektronische Signatur und die sichere Langzeitarchivierung mit dem Format PDF/A erweitern. Durch diese flexiblen und zukunftssicheren Ergänzungen bleiben auch die Investitionen der Versicherungen in die Lösung langfristig geschützt.

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