Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit FIS/edc bei der Frankfurter Allgemeinen Zeitung

Hoher Aufwand, zu langsamer Durchsatz und fehlende Ãœbersicht bei der papierbezogenen Bearbeitung von Eingangsrechnungen waren für die Frankfurter Allgemeine Zeitung GmbH der Anlass, sich mit dem Thema Elektronische Rechnungsbearbeitung zu beschäftigen. Das Verlagshaus entschied sich dabei für die Einführung der FIS/edc Lösung – parallel auf einem zentralen SAP-System für gleich drei Mandanten: die FAZ GmbH, ihre Tochtergesellschaft Märkische Verlags- und Druckereigesellschaft (MVD) sowie die Frankfurter Sozietätsdruckerei (FSD) als Schwesterunternehmen.
Die FIS GmbH hat für ihre Workflow-Software einen besonderen technischen Ansatz gewählt: Sie arbeitet mit vorerfassten Belegen, einer SAP-Standard-Belegart. „Beim FIS/edc Freigabeworkflow arbeitet ein Großteil der Freizeichner über die FIS-Weblösung, so dass die Rechnungsfreigabe wesentlich schneller und einfacher durchgeführt werden kann“, so Klaus-Erich Rieseberg, IT-Projektleiter der Frankfurter Allgemeinen Zeitung.
Wo früher Rechnungen gut und gerne mal sieben Tage durchs Unternehmen liefen, bis sie zur Buchung wieder im Rechnungswesen aufschlugen, ermöglicht die FIS-Software heute eine Freigabe theoretisch binnen weniger Minuten. Insbesondere führt der Einsatz von FIS/edc zu höherer Transparenz im gesamten Bereich des Rechnungswesens. Es war ein Kaltstart, der auf Anhieb glückte und auch den IT-Projektleiter erstaunte: „Wir sind sofort nach der Liveschaltung auf 100 % des Rechnungsvolumens gegangen und konnten von einem Tag auf den anderen den Schalter umlegen von Papier auf elektronische Bearbeitung“, so Klaus-Erich Rieseberg.