Mehr Kontrolle über 120.000 Eingangsrechnungen

Die Otto Bock Firmengruppe, ein international agierendes Unternehmen in den Kernbereichen Healthcare, Kunststoff sowie Informations- und Kommunikationstechnologie, hat die Rechnungsverarbeitungslösung DOCUMENTS for Invoices von ReadSoft eingeführt. Nach kurzer Projektlaufzeit ist die Lösung seit Beginn der zweiten Jahreshälfte 2007 produktiv im Einsatz. Insgesamt werden in der Firmengruppe jährlich rund 120.000 Eingangsrechnungen verarbeitet, davon 100.000 Belege alleine im Bereich Otto Bock Healthcare. Mit der Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung in SAP will das Unternehmen mehr Transparenz über die Verbindlichkeiten und Eingangsrechnungen gewinnen. Gleichzeitig wurde die Kontrolle über die Belege optimiert, damit auch Skonti rechtzeitig gezogen werden können. Projektinitiatorin Birgit Klingebiel, Leitung Finanzen Deutschland bei Otto Bock HealthCare, nennt neben der attraktiven Preisgestaltung nach Rechnungsvolumen das komfortable Handling als wesentliches Kriterium für die Auswahl der Lösung von ReadSoft: „Der Anwender einer solchen Lösung achtet auf andere Merkmale als ein IT-Fachmann. Für die Sachbearbeiter in der Buchhaltung war es wichtig, sich in der gewohnten SAP-Umgebung wieder zu finden. Diese Besonderheit sprach klar für die ReadSoft-Lösung“, so Birgit Klingebiel. Zusätzlich war ein Referenzbesuch bei einem ReadSoft-Anwender eines der ausschlaggebenden Argumente für die praxisbewährte Software zur Prozessoptimierung.

Die Firmengruppe Otto Bock arbeitet mit 22 Buchungskreisen in SAP, die Invoice Cockpit übersichtlich angezeigt werden. Um die ReadSoft-Lösung einzuführen, konnte der zentrale Posteingang für den Healthcare-Bereich beibehalten werden. Bislang hatte man alle Belege bereits in SAP vorerfasst. Mit dem SAP-Add-on von ReadSoft für den Rechnungsworkflow ließ sich der Prozess nun entscheidend verbessern. Es werden keine Papierrechnungen mehr von Abteilung zu Abteilung gereicht. Mit dem Web Cycle erhalten die Sachbearbeiter die Rechnungsprüfungsnachricht nun direkt in ihr E-Mail-Postfach und können die Belege per Mausklick aus dem angebundenen FileNet-Archiv aufrufen, prüfen und genehmigen. Birgit Klingebiel: „Ein großer Vorteil ist, dass die Rechnungen ohne Zeitverlust und Umwege direkt an den berechtigten Mitarbeiter gesendet werden können. Alle rund 1.500 Mitarbeiter sind in den Prüf- und Freigabeprozess einbezogen. Wir erhalten sehr positive Rückmeldungen auf die bequeme und schnelle Möglichkeit, die Rechnungsgenehmigung am Monitor zu erledigen.“

Bei Otto Bock nutzen nicht nur die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung das Invoice Cockpit als einheitliches Rechnungseingangsbuch. Auch die Kollegen aus dem Einkauf können auf diese wertvolle Informationsplattform zugreifen und profitieren von der Transparenz, die das Cockpit hinsichtlich der Rechnungsvorgänge bietet.

Für weitere Prozessverbesserungen soll in Kürze das Zusatzmodul Analyzer eingeführt werden. „Teilweise erhalten wir Rechnungen, die Differenzen zu den Daten in unserem SAP-MM-Modul aufweisen, oder wir stellen generell Preisdifferenzen fest. Nicht erfasste Wareneingänge gehören ebenfalls zu den Besonderheiten in unserem Prozess. Der Analyzer soll dazu beitragen, dass diese Differenzen schon im Vorfeld vermieden werden können. Insofern wird auch bei der Einführung dieses Moduls der Einkauf eng mit einbezogen“, informiert Projektleiterin Klingebiel.

Aufgrund der guten Erfahrungen mit der Software und der Zusammenarbeit mit ReadSoft wird die Gesamtlösung in 2008 in weiteren Otto-Bock-Gesellschaften ausgerollt. Dies betrifft insbesondere die ausländischen Gesellschaften, die von ReadSoft als international tätigem Anbieter künftig auch vor Ort in ihrer Landessprache betreut werden.

  prozessoptimierung, rechnungsverarbeitung