Lösung für Produkt-Lifecycle-Management auf Basis intelligenter PDF-Formulare vom BMBF gefördert

Für die Entwicklung einer Software für Product-Lifecycle-Management (PLM) auf Basis intelligenter elektronischer Formulare wird jetzt die intarsys consulting GmbH, Karlsruhe, gemeinsam mit ihren Entwicklungspartnern Sauter Elektrotechnik und inova engineering gefördert. Das Programm „KMU-innovativ“ ist eine Initiative des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF), welches das Innovationspotenzial kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) stärken soll. „Erklärtes Ziel ist es, durch die Förderung eine KMU-taugliche Lösung zu entwickeln, die mit intelligenten Formularen die Geschäftsprozesse unterstützt und beschleunigt. Gleichzeitig soll es den Unternehmen auch leicht gemacht werden, externe und mobile Mitarbeiter sowie Partner in die Prozesse einzubinden“, erläutert intarsys-Geschäftsführer Dr. Bernd Wild. Gerhard Sauter, Geschäftsführer von Sauter Elektrotechnik ergänzt: „Im ersten Schritt wurde ein repräsentativer Geschäftsprozess entwickelt. Hier agiert die Firma Sauter als Pilotkunde.“

eFormFlow ist der Name der zukunftsorientierten Lösung, die den Nutzen elektronischer Formulare für die Zielgruppe optimal ausschöpfen wird, ohne dass ein separates Workflow-System implementiert werden muss. Die Formulare werden hier primär als zentrales Eingabemedium integriert, die die workflow-orientierte Geschäftsprozesse sowohl starten als auch steuern sollen. Hierfür verwendet eFormFlow individuell gestaltbare PDF-Vorlagen. Über einen Statusmonitor erhält der Anwender darüber hinaus jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus jedes einzelnen Vorgangs. Somit ist Transparenz über alle Bereiche des Produkt Lifecycles gegeben. „Auch wenn es in den Unternehmen Prozessbeschreibungen gibt und für eine hohe Qualität der Produkte und Dienstleistungen gesorgt wird: Mit Problemen wie Terminverzug, fehlende Informationen zum Projektstatus oder fehlerhaften Dokumentvorlagen müssen die meisten KMU fertig werden. Diese Hürden werden mit eFormFlow beseitigt“, erläutert Dr. Martin Sommer, Geschäftsführer von inova engineering, die sich auf PLM-Lösungen spezialisiert hat. eFormFlow besteht aus einem flexiblen Entwicklungswerkzeug, mit dem sehr einfach beliebige Geschäftsprozesse modelliert werden können. In der Entwurfsphase stehen Prozessmodell, Informationsobjektmodell, Organisationseinheit mit Rollen und Rechten sowie das Prozessstatusmodell zur Verfügung.

Innerhalb eines Business-Workflows wandert das PDF-Formular entsprechend der im Modell hinterlegten Rollen von einem Sachbearbeiter zum nächsten. Der Anwender kann direkt den nächsten Bearbeiter auswählen. Ein Abbruch oder Rückdelegation der Aufgabe ist jederzeit möglich. Die Weiterleitung erfolgt über das E-Mailsystem, in dem das PDF-Formular inklusive der eingefügten Daten als Anlage versendet wird. In der Statusdatenbank wird jeder Arbeitsschritt automatisch protokolliert. Das System unterstützt Mehrfach-Unterschriften sowie beliebige Signatur-Verfahren. eFormFlow lässt sich an SAP, Navision sowie weitere ERP- und CRM-Systeme anbinden.

Die „Intelligenz“ von elektronischen Formularen besteht darin, dass sie quasi kleine Anwendungen enthalten. Mit diesen lassen sich beispielsweise Berechnungen durchführen, aber auch Eingabefehler des Benutzers vermeiden. Außerdem stehen optische Gestaltungsmöglichkeiten, eine Auswahl möglicher Eingabewerte oder -daten sowie Hilfetexte zur Verfügung. Die Formulare lassen sich mit und ohne direkte Verbindung zu Anwendungssystemen nutzen (online und offline). Ein großer Vorteil der elektronischen Formulare ist deren Weiterverarbeitung in angeschlossenen Systemen, die auch zu einem späteren Zeitpunkt möglich ist, beispielsweise wenn eine Online-Verbindung hergestellt ist.