Sicherheit beim Thema Datenschutz – wichtige Tipps für Unternehmen

Schreckensmeldungen über Daten-Diebstahl und ungeschützten Zugang zu sensiblen Daten sind häufig in der Presse. Oft wird aus Unwissenheit oder Sorglosigkeit vergessen, Daten richtig zu sichern bzw. zu schützen. Egal ob Leitz-Ordner im Schrank, E-Mailverkehr, digitale Datenspeicherung oder Webseite – Datenschutz wird (zu) oft vernachlässigt. Gerade durch die moderne Technik steigt das Gefährdungspotenzial: Unternehmen müssen sich im Klaren sein, dass Daten jederzeit verfügbar sind und ein Erstellen von Profilen und Querverbindungen leicht möglich ist. Bei Nichtbeachtung von Datenschutzregelungen droht im Ernstfall ein Bußgeld von bis zu 300.000 . Viele Unternehmen sind sich jedoch unsicher, was den Datenschutz angeht.

Der Datenschutz-Experte Dirk Munker erläuterte in einem Vortrag beim Umweltcluster, was es zu beachten gilt und wo oft Fallstricke lauern. Besonders bei personenbezogenen Daten ist Vorsicht geboten – sie dürfen ausschließlich für den Zweck verwendet werden, zu dem sie ursprünglich erhoben wurden und müssen besonders geschützt werden. Und zwar nicht nur vor unberechtigtem Zugriff von außen (z.B. durch Einbruch oder virtuellen Daten-Diebstahl), sondern auch innerhalb des Unternehmens. Hier ist es wichtig festzulegen, wer zu welchen Daten Zugang haben darf, sowie wann und wie der Zugriff erfolgt.

Mitarbeitern muss beispielsweise klar sein, dass ein E-Mailverteiler nicht weitergegeben werden darf oder dass beim Ausscheiden aus dem Unternehmen keine Daten kopiert oder Unterlagen mitgenommen werden dürfen. Insgesamt müssen Mitarbeiter unbedingt bezüglich des Datenschutzes sensibilisiert werden, denn oft landen Briefe mit Anschrift und Kontodaten, vertrauliche Akten oder Verteilerlisten in der öffentlich zugänglichen Papiertonne statt im Aktenvernichter oder in einem versiegelten Papiercontainer. Auch bei Dienstreisen ist Vorsicht geboten: schnell hört bei einem Telefonat im Zug das ganze Abteil Kundennamen, Termine, Telefonnummern oder Projektinformationen inklusive finanzieller Rahmendaten.

Ein externer Datenschutzbeauftragter kann hier helfen, Mitarbeiter zu schulen und im Unternehmen entsprechende Vorkehrungen zum Schutz der Daten zu treffen. Aber auch im Unternehmen selbst kann ein Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten werden und so Unternehmensleitung und Kollegen beim Thema Datenschutz unterstützen. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu erkennen, dass Datenschutz nicht nur eine lästige Pflicht ist, sondern auch Vorteile für Unternehmen bietet. Er fördert klare Arbeitsanweisungen, bringt Image- und Vertrauensgewinn nach innen und außen und dient zur Schadensprävention.

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