Die vertraulichen Dokumente der Abteilungen werden bei dieser Implementierung auf einem sicheren Archiv-Server gespeichert und bei Bedarf auf Anfrage dynamisch verschlüsselt. Die Rechte, die den Dateien dabei zugeordnet werden, wie z.B. Öffnen, Drucken, Speichern, etc basieren auf zahlreichen Kriterien in dem SAP CRM System und individuellen Anwenderprofilen.
Der direkte Zugriff auf die Dokumente erfolgt über eine einfache Einwahl in das System, so dass die Anwender ohne zusätzliche Passwörter und Autentifizierungen agieren können. Die Integration ist so transparent und trotz differenzierter Schutzfunktionen sehr benutzerfreundlich.
Die zusätzliche Funktionalität in Ergänzung zu den Anwendungen von SAP stellt sicher, dass die notwendige Kontrolle und der Schutz bei der Archivierung der Dokumente auch nach der Verteilung gegeben ist. Die Dokumente können ohne die notwendigen Rechte von nicht-autorisierten Personen nicht geöffnet, kopiert oder gesichert werden.
„Der Schutz vertraulicher Informationen und geistigen Eigentums ist ein Dauerthema bei PDF-Anwendungen“, so Michael Karbe, Geschäftsführer der Actino Software. „Das modulare System von FileOpen hat den Vorteil, dass es zum einem den meist schon vorhandenen kostenlosen Adobe Reader als Viewer-Plattform verwenden darf, deshalb den vollen interaktiven Funktionsumfang von PDF nutzen kann und zum anderen aus Standardkomponenten besteht bzw. aufsetzt, die sich in jeden Workflow einbinden lassen. So ergeben sich weit reichende Einsatzmöglichkeiten, die jedes Unternehmen für sich gestalten kann.“
SAP und FileOpen Systems integrieren DRM in SAP’s CRM hinzugefügt von Redaktion am
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