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PDF Dokumente sicher und kontrolliert verteilen

Immer mehr Dokumente eines Unternehmens, von Umsatzauswertungen, Auditreports, Trainingsmaterialien, Verträgen bis zu Angeboten erfordern den vertraulichen Umgang. PDF bietet als Format in der Wiedergabe, aber auch im Schutz gegen unbefugten Zugriff sehr weit reichende Funktionen. Dabei kann mit der ERM-Lösung des Adobe Partners nicht nur das individuelle Öffnen kontrolliert werden, sondern auch das Drucken und Kopieren von Inhalten sowie das Hinzufügen von Inhalten.

Wenn spezielle Dokumente bereitgestellt werden sollen, dann reicht nicht nur die Kontrolle über den Verteilungsprozess und den generellen Zugriff auf die Datei – auch die korrekte Anwendung dieses Dokuments durch eine autorisierte Person muss sichergestellt werden.

FileOpen setzt genau an dieser Stelle an. Immer wenn eine PDF geöffnet oder ausgegeben werden soll, erfolgt eine Anfrage an einen Permission Server, der die Rechte verwaltet. Der Schlüssel zur individuellen Nutzung der Datei unterliegt damit der ständigen Kontrolle des Herausgebers.

„Der Schutz von Dokumenten und deren Inhalten ist eine der wichtigsten Funktionen von PDF.“ so Michael Karbe, Geschäftsführer der Actino Software. „Wir erleben jede Woche eine Anfrage in dieser Richtung. Dabei handelt es sich entweder um interne Informationen, Daten aus dem Archiv, Unterlagen für Kunden oder Dokumente zum Verkauf. Die Vorteile von FileOpen sind dabei der flexible Schutz, der modulare Aufbau, die Anwendung des kostenlosen Adobe Reader, die Integrationsmöglichkeiten sowie der günstige Preis.“

Das System besteht aus einer Serveranwendung zur dynamischen Verschlüsselung der Dokumente, einem Plug-in für den Adobe Reader zur Abfrage der Rechte sowie einem Permission Server, der die Rechte verwaltet. Wenn ein Anwender eine bestimmte PDF anfordert, dann wird die Originaldatei „OnDemand“ verschlüsselt und eine Kopie an den Nutzer übermittelt. Beim Öffnen dieser PDF mit dem Adobe Reader übernimmt das FileOpen Plug-in die Kontrolle und sorgt im Zusammenspiel mit dem Rechte-Server für die autorisierte Nutzung. So wird nicht nur der unbefugte Zugriff ausgeschlossen, durch die mögliche Protokollierung der Inhalte ergibt es sich auch eine Bild über die Nutzung der PDF.

Das System unterstützt zahlreiche Plattformen für den Client und Server. Neu im Portfolio sind die Anwendung auf einem BlackBerry sowie die Verschlüsselung weiterer Formate wie Flash oder MS Office.

Posted by on 20. April 2009. Filed under New Media & Software. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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