Noch Amtsstube oder schon E-Government?

Hamburg, 01. Dezember 2009 – Die Veranstaltung Moderner Staat 2009 am 24. und 25. November 2009 in Berlin zeigte einmal mehr, an welcher Stelle sich der öffentliche Sektor derzeit auf dem Weg zum künftigen E-Government befindet: Nach wie vor müssen deutsche Behörden den Spagat zwischen mehr Bürgerfreundlichkeit einerseits und mehr Effizienz andererseits erbringen. Ein Bereich, in dem sich diese Herausforderungen ganz deutlich zeigen, ist die effiziente und sichere Verwaltung von Dokumenten und personenbezogenen Daten. So verzeichnete der Aussteller Iron Mountain (www.ironmountain.de) auf der Veranstaltung eine steigende Nachfrage nach Lösungen für das Dokumentenmanagement und die Archivierung von Originalakten (Stand 2/170). Zudem fragten Vertreter von Behörden und anderen Organisationen verstärkt Unterstützung bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben nach.

Reorganisation und steigende Datenflut als Hauptaufgaben

Vor dem Hintergrund des zunehmenden Kostendrucks sehen sich deutsche Behörden derzeit oftmals mit organisatorischen Aufgaben wie Personalabbau und Reorganisationen konfrontiert. Hinzu kommen immer komplexer werdende gesetzliche Anforderungen an die medienbruchfreie Verwaltung, Speicherung und Archivierung personenbezogener Daten. Durch die zunehmende Vernetzung etwa durch Bürgerportale, Einträge in das elektronische Handelsregister oder einheitliche Telefonnummern wächst die Menge der zu verwaltenden Informationen stetig an. Ähnlich wie im privaten Industrie- und Dienstleistungssektor greifen Behörden deshalb immer häufiger auf externe Spezialisten zurück.

Trotz steigender Nachfrage stehen viele deutsche Verwaltungen dem Outsourcing ihrer Daten und Archive an externe Dienstleister noch kritisch gegenüber, obwohl insbesondere viele Archive nicht betriebswirtschaftlich organisiert sind. Dabei könnten Bund, Länder und Kommunen enorme Kosten für die Archivierung und das Dokumentenmanagement einsparen, wenn sie diese Aufgaben an externe Partner wie Iron Mountain auslagern würden. Das Angebot von Iron Mountain reicht dabei von der physischen Archivierung von Akten, Tapes und Mikrofilmen in seinen hochsicheren Archivcentern über die gesamte Logistikkette bis hin zur Digitalisierung und Speicherung in einem elektronischen Archiv. Zu den Kunden von Iron Mountain im Öffentlichen Sektor zählt beispielsweise die Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben, für die der Informationsmanagement-Experte Originalakten verwaltet.

Diskussionsthema elektronische Signatur

Zwar sind Bund, Länder und Kommunen bestrebt, durchgängige elektronische Prozesse bereichsübergreifend zu etablieren, dennoch scheitert dieses Vorhaben oftmals in der Praxis. So verzeichnete Iron Mountain bei der digitalen Signatur – durch moderne Standards zur Digitalisierung wie DOMEA (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung) und MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) – anhaltenden Diskussionsbedarf. Mehrere Initiativen drängen auf eine Änderung der Rechtsprechung zur digitalen Signatur und zum Scannen von Originalakten, um eine gesetzliche Grundlage zur Beweiskraft zu erhalten.

„Deutsche Behörden sind auf ihrem Weg zum innovativen E-Government zweifelsohne bereits einen großen Schritt vorangekommen. Dennoch besteht in einigen Bereichen etwa bei der elektronischen Signatur oder dem effizienten Management von Dokumenten noch Nachholbedarf“, so Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. „Digitalisierung ist hier eines der heiß diskutierten Themen im Öffentlichen Sektor.“