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Mehr Digitalisierung wagen – Datenextraktion aus PDF-Belegen

Digitaler Belegfluss auch für PDF-, Fax- oder Brief-Belege – von ERP zu ERP, automatisch, fehlerfrei, ohne Eingriff oder manuelle Nacharbeit wie beim Sannen, ohne mühseliges Training wie bei KI-Lösungen? Komplexere PDF-Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen strukturiert erfassen und automatisiert ins ERP? PDF-Mapping, also semantisches Auslesen und nach XML konvertieren! PDF-Rechnungen als Einzelbeleg oder hybrid mit XML (z.B. ZUGFeRD) verarbeiten?

Die innvoative Capturing-Technologie des PDF-Mappers erzeugt strukturierte Daten mit Geschäftslogik und Validierung der Inhalte. Hohes Einsparpotential an Zeit und Geld ohne aufwändiges EDI-Projekt.

Elektronischen Belegdatenaustausch (EDI) machen nach wie vor nur die Grossen einiger Branchen, z.B. der Handel, andere nur dort, wo gesetzlich zwingend, wie früher beim elektronischen Rechnungsaustausch in der Schweiz. Aber auch hier sind die Barrieren inzwischen gefallen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hat Ende September 2016 in einer Praxispräzisierung bekannt gemacht, dass die Pflicht zur elektronischen Signatur von E-Rechnungen aufgehoben ist. In der EU ist das schon seit Mitte 2013 so. Seitdem werden immer mehr PDF-Belege zwischen den Firmen ausgetauscht, bei Rechnungen wächst dies exponentiell.

PDF ist ein weltweit verbreitetes Dateiformat und hat sich überall im Geschäftsleben für den Austausch von elektronisch übermittelten Belegen wie Rechnungen oder Bestellungen durchgesetzt. Grund neben dem Wegfall der Signaturpflicht: EDI ist teuer, komplex, seine Einführung dauert, vielfach fehlt EDI-KnowHow – die Systeme und Geschäftsprozesse zwischen den Firmen sind zu unterschiedlich, die Formatstruktur zu komplex, die Geschäftslogiken individuell. Gerade kleinere Unternehmen und viele Mittelständler setzen nicht auf EDI, oder nur dort, wo sie ihr Geschäftspartner dazu zwingt.

Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen kommen deshalb häufiger als viele glauben als Papier-, Fax- oder PDF-Beleg. Bis zu 70 % aller Belegdaten, die Firmen oder Verwaltungen miteinander austauschen, gehen nicht als elektronisch verarbeitbare Daten ein, sondern konventionell. Eine automatische Übernahme der Eingangsdaten in die Systeme der Empfänger scheitert hier. Dies gilt vor allem auch beim Austausch über die Landes- und Sprachgrenzen hinweg, also im Exportgeschäft und bei internationalen Verwaltungsvorgängen.

Mit dem Wegfall der Formatzwänge und Signaturpflicht (bei Rechnungen) – als letztes auch in der Schweiz, bleibt PDF das weitverbreiteste Austauschformat für Geschäfts- und Verwaltungsbelege. Nachteilig bei PDF ist, dass das PDF-Format nicht für die automatische Weiterverarbeitung in internen Systemen, wie bspw. der Buchhaltung, der Auftragssteuerung, der Warenwirtschaft, dem ERP oder Verwaltungsvorgangs-Systemen, geeignet ist. Dann heisst es Eintippen, Scannen oder Trainieren. Beim Scannen wird nicht alles erkannt, also Kontrolle jedes Einzelbelegs ggfs. Nacharbeit. Das Trainieren der Erkennungsgenauigkeit ist mühsam, Eintippen ist zeitaufwändig, Vertippen kommt häufiger vor als tolerabel. Manche Firmen behelfen sich mit der Kombination manuelle Erfassung einzelner Belegfelder und Abgleich mit den Stammdaten des Belegsenders. Das funktioniert bei einfacherem Belegaufbau und wenn die Stammdaten gepflegt sind ganz gut. Manche erfassen auch nur die Kopf- und Fussdaten des Belegs. Bei Bestellungen mit komplexen Artikelbezeichnungen oder Produktspezifikationen reicht aber auch dies oft nicht.

Der PDF-Mapper ist auf jeden Fall die bessere Wahl – gerade auch bei komplexer aufgebauten Beleg-Layouts mit vielen Belegfeldern, vielen Artikel-Positionen, komplexeren Produktbeschreibungen, mehrseitig, mehrsprachig. Unternehmen aus Branchen mit vielen Belegen einzelner Kunden oder Lieferanten wie der Fachhandel, der Maschinenbau, die Zulieferindustrie, die Komponentenhersteller, die Konsumgüterhersteller, Elektroindustrie, Investionsgüterproduktion, Medizinartikel, Hygienewaren, Papier und Verpackung, etc., die von vielen Partnern ganz unterschiedlich aufgebaute PDFs mit detaillierten Artikelbeschreibungen bekommen, setzen auf den PDF-Mapper als überlegene Lösung. Sogar bei Lohnveredelern wie Galvaniken, Eloxal-Betrieben und ähnlichem, die ihre Aufträge auf Papier mit dem Lieferschein bekommen, also erst beim Teileeingang wissen, was sie veredeln müssen, nutzen den PDF-Mapper. Denn schnelle Erfassung der Auftragsdaten ist zwingend für Produktionsplanung und Teilesteuerung. Und als Nebeneffekt sind die Daten dann auch gleich in die Folgebelege wie Auftragsbestätigung oder Rechnung übernommen.

Vom Spezialisten für Digitale Transformation und erfahrenen EDI-Dienstleister ExxTainer AG seit 2012 entwickelt auf Wunsch von Kunden, die EDI machen, aber nicht mit Jedem. 15 Jahre Erfahrung im firmenübergreifenden Workflow elektronischer Belege und Forschungen im Dokumenten-Management sind Erfolgbasis für den PDF-Mapper.

Komplexer aufgebaute Belege, bspw. im Bestelleingang, mehrzeilig, mehrspaltig – von vielen Partnern, sind schwierig per Scanning zu erfassen oder per Training verlässlich zu erkennen – ideales Einsatzfeld für die überlegenen Funktionen des PDF-Mappers. Im “E-Book – Digitaler Belegfluss für PDF-Belege” wird gezeigt, wie die Konvertierung von PDF nach XML geht und was es bringt.

Das GRATIS E-BOOK gibt–s für jedermann, unter dem Link: http://bit.ly/2pl6EDe

Der PDF-Mapper ist eine Software zum Auslesen von Belegdaten aus einem PDF-Beleg, er konvertiert PDF-Belege in eine maschinenlesbare Datenstruktur. Dies ermöglicht digitalen Belegfluss auch für PDF-, Fax- oder Brief-Belege. Mit dem PDF-Mapper lassen sich die Beleginhalte von Bestelldaten, Lieferscheinen, Lieferabrufen, Rechnungen und anderen Dokumenten direkt in die Warenwirtschaft oder das interne Verwaltungssystem übernehmen. Dabei werden die PDF-Belegfelder eines Belegs einmalig einzeln graphisch mit der Maus erfasst und in die korrespondierenden Felder einer Datenstruktur gezogen. Kein Programieren nötig. Es entsteht so eine strukturierte, maschinenlesbare EDI/XML-Datei, die Mapping-Datei. Fax- und Briefbelege werden zuvor per Vorschaltsystem mit Scanning (Bilddatei) und OCR (Texterkennung) in auslesbares PDF überführt. Die Verarbeitung erfolgt vollautomatisiert im Stapelbetrieb ohne manuelle Eingriffe.

Ist das Layout eines PDF-Belegs einmal erfasst und ausgelesen, wird jeder Folgebeleg mit den einmalig “gemappten” Datenfeldern, also mit diesem Layout, beim Belegeingang dann automatisch erkannt und in die internen Systeme eingelesen, ohne weitere manuelle Bearbeitung und zu 100 % fehlerfrei. Die Daten des PDF-Belegs erscheinen in den Masken der Warenwirtschaft oder des ERP-Systems- wie “von Zauberhand” ohne manuelle Eingaben.

Posted by on 5. Juni 2020. Filed under Allgemein,ERP. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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