Clarus Films: Maßgeschneiderte Digitalisierung aus Würzburg

Würzburg. Die Digitalisierung der Wirtschaft zählt zu den vordringlichen Herausforderungen, um mittel- bis langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Automatisierte Prozesse ermöglichen es Unternehmen, trotz leergefegten Fachkräftemarkts zu wachsen und als innovative Arbeitgeber an Attraktivität zu gewinnen.

Digitalisierung erfordert jedoch in erster Linie IT-Know-how, das ebenfalls schwer zu bekommen ist, weswegen sich Softwareentwickler keine Sorgen um ihre berufliche Existenz machen müssen.

Um maßgeschneiderte Lösungen für die oftmals komplexen Prozesse in mittelständischen Betrieben zu entwickeln, bedarf es allerdings mehr als „nur“ Programmierkenntnisse. Vielmehr ist hier die Fähigkeit gefragt, die betrieblichen Abläufe zu verstehen, in digitalisierbare Komponenten umzusetzen und unter dem Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit zu strukturieren.

Unter anderem auf solche Aufgabenstellungen hat sich die webfactor media GmbH mit Sitz im Gewerbegebiet Würzburg-Ost spezialisiert. Gegründet wurde die Softwareschmiede im Jahr 2010 von den beiden IT-Spezialisten Maurice Swimm und Thomas Swonke, die bereits seit 2003 zusammenarbeiten, und besteht aus einem aktuell 18-köpfigen Team.

Sechs davon arbeiten seit Monaten an einem anspruchsvollen Digitalisierungsprojekt für die Clarus Films GmbH. Der Auftraggeber sitzt im südhessischen Dietzenbach und ist als beratender Wiederverkäufer für Papier, Folien und Maschinen ein wichtiger Player des Verpackungsmarktes.

Höchste Zeit für Digitalisierung

„Aufgrund des schnellen Wachstums und der steigenden Zahl an neuen Kunden, Aufträgen und Mitarbeitern sah die CLARUS Films GmbH den Zeitpunkt gekommen, interne Prozesse, vor allem im Bereich der Auftragsplanung und der Qualitätsprüfung, zu optimieren und zu digitalisieren“, beschreiben Maurice Swimm und Thomas Swonke die Ausgangslage. So arbeitete man mit riesigen Exceltabellen, die jeden Tag mehrfach manuell angepasst und in Teilen ausgedruckt werden mussten. Pro Auftrag gab es sogenannte „Laufmappen“, meist mit bis zu zehn Blättern oder sogar mehr, was schon aus Umwelt- und Materialkostengründen schnellstens geändert werden sollte.

2019 bewarben sich die beiden Würzburger um den öffentlich ausgeschriebenen Auftrag und erhielten schließlich den Zuschlag. Punkten konnten sie dabei nicht nur mit ihrem kundenfreundlichen Preis-/Leistungsverhältnis, sondern vor allem mit ihrem Auftreten, dem kompetenten Team dahinter und der Art, wie sie arbeiten.

Am Projektbeginn wurden die Prozesse analysiert und Ziele definiert. Zunächst ging es um die Digitalisierung der Aufträge und der Planung. Danach sollten die Mitarbeiter auf ihren Tablets am Arbeitsplatz direkt sehen, was gerade zu tun ist und mehr Zeit als bisher für wichtige Aufgaben haben. Trotz der weitgehenden Automatisierung sollten sie weiterhin die Möglichkeit besitzen, situationsbedingt manuelle Anpassungen an der vom Programm berechneten Produktionsplanung vorzunehmen.

Im ersten Schritt galt es, ein Vertriebstool zu entwickeln, um gerade neuen Vertriebsmitarbeitern schnell alle Informationen – es gibt Tausende Rollen und Größen – zur Verfügung zu stellen und so für den Kunden das optimale Produkt auszuwählen. Wie bei ähnlich gelagerten Aufträgen besteht das Tool aus einer Kombination von Standardkomponenten und individuellen Neuentwicklungen aufgrund der speziellen Anforderungen.

„Die Umsetzung durch uns fand sehr großen Anklang und führte zu weiteren Ideen, wie man das Tool verbessern kann“, berichtet Maurice Swimm. So wurde im nächsten Schritt die Auftragsplanung hinzugefügt. „Mit dem Blick auf Verlust und Kosten war es wichtig, die richtige Rolle für den jeweiligen Auftrag auszusuchen, sodass bei der Produktion so wenig Abfall wie möglich entsteht“, ergänzt Thomas Swonke.

Neues System schafft Optimierungen in allen Bereichen und Begeisterung beim Kunden

Bei Clarus Films werden die Rollen mit den Folien genauso geschnitten und vorbereitet, wie sie der Kunde benötigt. Es musste also eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche erstellt werden, während im Hintergrund hochkomplexe Abfragen durchgeführt werden, die auf verschiedene Datenbanken und Informationen zurückgreifen.

Dazu wurden die entsprechenden Prozesse klar definiert, um digital abgebildet und durchgeführt werden zu können. Zusätzlich sollte das Programm eine bessere rechnergesteuerte Auswahl der richtigen Rohware liefern, ebenso eine klare Erfassung und Auswertung der Produktion. Bei der Projektarbeit sind zudem immer wieder neue Ideen für Optimierungen entstanden und wurden gleich mit implementiert. Nebenbei wurde der gesamte Datenbestand bereinigt und „veredelt“.

Vom Ergebnis des webfactor-Teams sind sowohl die Führungsebene als auch die das Programm nutzenden Mitarbeiter bei Clarus Films begeistert. Das Lob reicht von besserer Planung und Übersicht über mehr Ordnung bis zur deutlichen Zeitersparnis sowie Reduktion von Fehlern und Stress. Die beste Form der Anerkennung zeigt sich allerdings in den aktiven Weiterempfehlungen vonseiten der Clarus-Geschäftsleitung.

Mit der Einführung des neuen Systems im Betrieb ist die Arbeit von webfactor nicht zu Ende. Vielmehr „lebt“ das Projekt und entwickelt sich mit dem Unternehmen permanent weiter. Clarus Films bleibt den Würzburgern somit als Kunde erhalten.

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