Wie Projekte in der Urlaubszeit nicht baden gehen

Erding, den 25. Mai 2010. Für viele Projektleiter kommt der Urlaub der Mitarbeiter genauso überraschend wie Weihnachten: lange vorher festgelegt und trotzdem unvorbereitet. Die Tipps der parameta Projektberatung GmbH & Co. KG zeigen, wie Projekte in der Urlaubszeit nicht baden gehen.

Tipp 1: Kommunikation zwischen Linien- und Projektverantwortlichen: Der Urlaub von Projektmitarbeitern wird nicht vom Projektleiter, sondern vom Vorgesetzten in der Linienfunktion genehmigt. Berichtet er nicht an den Projektleiter, kennt dieser die Urlaubsplanung seines Teams nicht. Institutionalisierte Kommunikationswege zwischen der Linien- und der Projekt-Ebene ermöglichen die Abstimmung der Termine und damit eine optimale Zeitplanung für das Projekt.

Tipp 2: Ferien in der Zeitplanung berücksichtigen: In der Ressourcenplanung gilt es, die üblichen Ferienzeiten bereits auf Multiprojektmanagement-Ebene zu berücksichtigen und keine kritischen Meilensteine oder Endtermine in diese Zeit zu legen. Nur so lässt sich ausschließen, dass zu viele bzw. die entscheidenden Projektmitarbeiter für die Erreichung der Ziele ausfallen.

Tipp 3: Urlaub als Motivationsschub nutzen: Nach ihrem Urlaub bringen Mitarbeiter häufig frische Ideen und neue Motivation mit in das gesamte Projektteam. Deshalb sollten schwierige Projektphasen wenn möglich nach der Haupt-Urlaubszeit stattfinden – erholte Mitarbeiter werden sie erfolgreicher bewältigen als ausgelaugte, die die Tage bis zu ihrem Urlaub zählen.

„Wenn ein Projektmitarbeiter sich in seinen dreiwöchigen Urlaub verabschiedet, fällt der Projektleiter nicht selten aus allen Wolken“, berichtet Dr. Michael Streng, Gründer und Geschäftsführer der parameta Projektberatung. „Mit Hilfe von festgelegten Kommunikationswegen und einer Organisation, die auch Urlaubstermine berücksichtigt, lässt sich die Auszeit der Mitarbeiter sogar positiv nutzen, um Projekte erfolgreicher durchzuführen.“