Automatisierte Rechnungsstellung: Bargeld – Logistik Allgäu GmbH setzt auf ALVARA | Digital Solutions Abrechnungssoftware Fakturio

Wirft die Bargeld – Logistik Allgäu GmbH einen Blick in die Vergangenheit, ergibt sich wie in vielen Unternehmen ein wenig effizientes Rechnungsstellungsbild. Die Basis für die Abrechnungen bildeten damals noch selbst gebaute Excel-Tabellen. „Potenziell fehleranfällig und aufwendiger zu pflegen – das beschreibt die damalige Arbeit unserer Mitarbeiter im Rechnungswesen wohl am treffendsten. Vor allem das Ermitteln der abrechnungsrelevanten Posten sowie der kundenindividuellen Konditionen, das Erstellen der Anhänge und der Versand der Dokumente an die Rechnungsempfänger kosteten Zeit“, erinnert sich Alexander Pachinger, Geschäftsführer, Bargeld – Logistik Allgäu GmbH. „Ein Vorgehen, das sich mit knappen Personalressourcen auf Dauer nicht stemmen lässt.“
Um Mitarbeitern die gesamte Rechnungsstellung zu erleichtern, Fehlerquellen durch die manuelle Tätigkeit zu reduzieren und von einem Mehr an Effizienz im Prozess zu profitieren, suchte die Bargeldservicegesellschaft der Sparkasse Allgäu nach digitalen Lösungen. „Unsere Entscheidung fiel auf Fakturio von ALVARA | Digital Solutions, weil der Anbieter weitergedacht hat. Die Abrechnungssoftware erleichtert auch die Pflege von Vertragsstammdaten und schafft durch das Reporting zu erbrachten Leistungen maximalen Überblick – für uns und unsere Kunden. Das benutzerfreundliche Design und der übersichtliche Aufbau der Lösung sorgen dafür, dass Mitarbeiter die sonst als recht komplex wahrgenommenen Aufgaben schnell übernehmen können. Vertretungen im Falle von Urlaub oder Krankheit bereiten uns heute kein Kopfzerbrechen mehr“, so Alexander Pachinger.
Der Umstieg auf Fakturio und die Einarbeitung in das neue System sind auf Kundenseite mit wenig Zeit und Aufwand verbunden. „Im ersten Schritt ermitteln wir die bisherigen Rechnungslayouts und implementieren sie in Fakturio“, erklärt Robert Wolf, Geschäftsführer von ALVARA | Digital Solutions. „Schulungen und die Begleitung des Rollouts erfolgen, verteilt auf mehrere Termine. So halten wir kontinuierlichen Kontakt zum Kunden während der Einführungsphase und schaffen offene Fragen schnell aus der Welt. Ist die Bedienung vollständig geklärt und ist die korrekte Anlage der Daten geschaffen, steht der Nutzung nichts mehr im Weg.“
Ein Blick in die Lösung: Fakturio unterstützt bei der Abrechnung aller erbrachten Leistungen. Dafür bündelt die Software abrechnungsrelevante Posten und spezifische Kundenkonditionen. Die Verbindung zum Pecunia Cash Center – ebenfalls aus dem Hause ALVARA | Digital Solutions – eröffnet weitere Benefits. So lassen sich in Pecunia gespeicherte Stammdaten und Leistungen automatisch in die Abrechnungssoftware überführen. Das spart Zeit, denn die Erfassung muss lediglich einmal erfolgen – Verluste von Informationen und Unstimmigkeiten in Datensätzen sind ausgeschlossen.

Weitere Informationen:
https://www.digital.alvara.eu/de/fakturio/
https://www.digital.alvara.eu/de/pecunia/