KI-basierte Dokumentenverarbeitung trifft auf Low-Code

Mannheim, 25.09.2025 – Immer weniger Unternehmen arbeiten papierbasiert. Laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2025 haben 32 Prozent der befragten Firmen in den letzten 5 Jahren ihren Papiereinsatz für Geschäfts- und Verwaltungsprozesse deutlich reduziert. Dokumente treffen heute meist über den digitalen Posteingang – etwa per Outlook – ein. Doch das anschließende manuelle Sortieren, Zuweisen und Weiterleiten von Rechnungen, Verträgen oder Lieferscheinen ist aufwändig und kostet mit fortschreitender Digitalisierung immer mehr Zeit. Genau hier setzt die Kombination aus Künstlicher Intelligenz und Low-Code-Digitalisierungsplattformen an: KI-gestützte Dokumentenerkennung (Intelligent Document Processing, IDP) liest und klassifiziert verschiedene Dokumententypen wie Rechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen, während Low-Code-Technologie die nahtlose Integration in nachgelagerte digitale Geschäftsprozesse ermöglicht.

„OCR- oder regelbasierte Erkennungslösungen stoßen bei Sonderformaten oft an ihre Grenzen. Viele sind nicht lernfähig, Fehler wiederholen sich“, sagt Axel Ensinger, Geschäftsführer der JobRouter GmbH. „Moderne KI-Technologien hingegen entwickeln sich weiter und liefern Daten in einer Qualität, die eine direkte Weiterverarbeitung in digitalen Prozessen ermöglichen. In Kombination mit einer Low-Code-Plattform lassen sich diese Daten flexibel in individuelle Workflows einbinden – ohne komplexe Programmierung.“

Funktionen des KI-gestützten digitalen Posteingangs
Die intelligente Dokumentenverarbeitung deckt alle zentralen Schritte vom Eingang bis zur Archivierung automatisiert ab:

• Dokumenterkennung, zum Beispiel Rechnung, Vertrag, Lieferscheine etc.
• Dokumententrennung nach Typ: Beispielsweise erkennt die KI aus einer großen PDF oder innerhalb einer Mail mit mehreren Anhängen die unterschiedlichen Dokumentenarten.
• Datenextraktion für…
o Prüfung (Matching) mit Bestellung, Auftragsbestätigung oder Lieferschein
o Buchung im ERP-System
o Weiterleitung an Verantwortliche zur Freigabe
• Revisionssichere Archivierung mit Löschfrist

Nahtloser Ãœbergang zum automatisierten Prozess
Damit die intelligente Dokumentenerkennung keine isolierte Lösung bleibt, ist eine Plattform erforderlich, die die gewonnenen Daten in Geschäftsprozesse überführt. Low-Code-Digitalisierungsplattformen wie JobRouter® schaffen in Kombination mit der KI-Technologie des Partners Parashift (Sissach, Schweiz) diese medienbruchfreie Dokumentenverarbeitung. Mit JobRouter® können Anwender mit geringen Programmierkenntnissen individuelle Geschäftsprozesse modellieren. Per Drag-und-Drop-Funktionen lassen sich Abläufe für beispielsweise Rechnungen oder Bestellungen anlegen, inklusive Abweichungen sowie Eskalations- und Vertreterregeln. Über Schnittstellen ist der digitale Posteingang leicht anbindbar. Das System leitet die extrahierten Dokumentendaten automatisiert an den zuständigen Mitarbeiter, der sie weiterverarbeitet.

Aus der Praxis: Zoll- und Logistikabwicklung
Ein typisches Einsatzszenario für die Verbindung von Low-Code und IDP ist die Zoll- und Logistikabwicklung: Das System erfasst Frachtpapiere, Lieferscheine oder Zolldokumente kanalunabhängig im digitalen Posteingang, klassifiziert sie automatisch per IDP und liest relevante Inhalte wie Zolltarifnummern oder Referenzdaten aus. JobRouter® erhält die Informationen, gleicht sie mit ERP-, TMS- oder Zolllösungen ab und prüft anhand von Validierungsregeln auf Vollständigkeit und Compliance. Ist das erfolgreich, startet der zuvor angelegte Workflow: Beispielsweise werden die Daten automatisch an die zuständigen Mitarbeiter im Rechnungswesen weitergeleitet, die damit den Zollwert ermitteln und korrekt verbuchen.

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