Zeiterfassung IT-Dienstleister: erfasst, aber nicht abgerechnet

Ihr Team arbeitet voll ausgelastet, die Stunden laufen ins System – und trotzdem bleibt am Monatsende Umsatz liegen. Wie kann das sein? Bei vielen IT-Dienstleistern landen erfasste Zeiten im falschen Topf: dokumentiert, aber nicht abrechenbar zugeordnet. Das Ergebnis sind Lücken auf der Rechnung, die kaum jemand bemerkt – bis das Geschäftsjahr abgeschlossen ist.

Gleichzeitig steht die Zeiterfassung rechtlich unter Beobachtung. Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung reicht eine lückenhafte Excel-Liste nicht mehr aus. Wer Zeiten nicht nachvollziehbar und vollständig dokumentiert, riskiert nicht nur Umsatz, sondern auch unangenehme Fragen bei der nächsten Prüfung.

Dieser Beitrag schafft Überblick: Wo genau abrechenbarer Umsatz verloren geht, was rechtssichere Zeiterfassung heute bedeutet – und woran Sie erkennen, ob Ihre eigene Erfassung wirklich abrechnungsrelevant ist.

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Warum erfasste Zeiten nicht automatisch abrechenbare Zeiten sind

Die meisten IT-Dienstleister erfassen Zeit – das ist nicht das Problem. Das Problem entsteht eine Ebene tiefer: Eine erfasste Stunde sagt zunächst nur, dass gearbeitet wurde. Sie sagt nicht, ob diese Stunde einem Projekt oder einer Leistung zugeordnet ist, die sich überhaupt abrechnen lässt.

Genau hier öffnet sich die Lücke. Support, Reisezeit, interne Calls, kurze „Mach ich schnell“-Aufgaben: Vieles davon ist echte Leistung, wird aber nie als abrechenbar markiert. Im Fachjargon heißt das Billable Leakage – abrechenbarer Umsatz, der unbemerkt versickert.

Schon wenige nicht zugeordnete Stunden pro Mitarbeiter und Woche summieren sich über das Jahr zu einem fünfstelligen Betrag. Bei einem Team von zehn Personen reden wir schnell über den Gegenwert einer ganzen Stelle, der schlicht nie auf einer Rechnung erscheint.

Rechtssichere Zeiterfassung: Was IT-Dienstleister heute wissen müssen

Neben dem wirtschaftlichen gibt es einen rechtlichen Treiber. Seit dem EuGH-„Stechuhr-Urteil“ von 2019 und der Bestätigung durch das deutsche Bundesarbeitsgericht 2022 ist die systematische Erfassung der Arbeitszeit Pflicht. In Österreich gilt die Aufzeichnungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz ohnehin seit Langem.

Für IT-Dienstleister bedeutet das: Eine Zeiterfassung muss mehr leisten als eine Tabelle. Als rechtssicher gilt sie erst, wenn sie diese Anforderungen erfüllt:

Vollständig – Beginn, Ende und Pausen werden lückenlos festgehalten

Nachvollziehbar – jede Buchung ist einer Person, einem Tag und einer Tätigkeit zugeordnet

Manipulationssicher – nachträgliche Änderungen sind dokumentiert und protokolliert

DSGVO-konform – der Zugriff auf personenbezogene Zeitdaten ist klar geregelt

Eine händisch geführte Excel-Datei erfüllt diese Kriterien praktisch nie. Sie ist beliebig überschreibbar, selten vollständig und im Streitfall kaum belastbar.

Vom Stundenzettel zur Rechnung: Wo der Umsatz verloren geht

Der Weg von der geleisteten Stunde bis zur bezahlten Rechnung ist bei IT-Dienstleistern oft erstaunlich brüchig. An jeder Übergabe zwischen Tools – Stundenzettel, Projektmanagement, Faktura – geht Information verloren. Vier typische Stellen, an denen Umsatz verdunstet:

Fehlende Zuordnung: Zeiten ohne Projekt- oder Vertragsbezug lassen sich später nicht mehr eindeutig fakturieren.

Zu späte Erfassung: Wer Stunden erst am Freitag aus dem Gedächtnis nachträgt, vergisst Details – und untertreibt im Zweifel.

Medienbrüche: Beim Kopieren aus Excel in die Rechnung schleichen sich Fehler ein, oder ganze Positionen fallen heraus.

Unklare Abrechnungsmodelle: Festpreis, Time-and-Material oder Subscription brauchen je eigene Logik – fehlt sie, wird falsch oder gar nicht abgerechnet.

Das Muster dahinter ist immer dasselbe: Je mehr Inseln zwischen Erfassung und Rechnung liegen, desto mehr Leistung bleibt unterwegs auf der Strecke.

Woran Sie eine abrechnungsrelevante Zeiterfassung erkennen

Woran lässt sich festmachen, ob eine Zeiterfassung wirklich abrechnungsrelevant ist – und nicht nur dokumentiert? Diese fünf Merkmale geben Orientierung, unabhängig vom konkreten Werkzeug:

Jede Stunde trägt einen Kontext. Projekt, Leistung und der Status „abrechenbar/nicht abrechenbar“ werden direkt bei der Erfassung mitgegeben – nicht Wochen später rekonstruiert.

Erfassung passiert im Arbeitsfluss. Niedrigschwellig per Web- oder Mobile-App, idealerweise dort, wo ohnehin gearbeitet wird.

Stunden fließen in die Projektsicht. Ein Soll-Ist-Vergleich zeigt frühzeitig, wo ein Projekt aus dem Ruder läuft.

Abrechnungsmodelle werden sauber getrennt. Festpreis, Time-and-Material und wiederkehrende Leistungen folgen je eigener Logik.

Es gibt einen Weg in die Buchhaltung. Daten landen ohne Abtippen in der Finanzbuchhaltung, etwa über gängige Schnittstellen.

Erfüllt Ihre heutige Lösung weniger als drei dieser Punkte, lohnt sich ein genauer Blick – die Wahrscheinlichkeit für stille Umsatzlücken ist dann hoch.

Erste Schritte: So verschaffen Sie sich Klarheit

Bevor es um Werkzeuge geht, hilft eine ehrliche Bestandsaufnahme. Die meisten Lücken werden überhaupt erst sichtbar, wenn man die richtigen Fragen stellt. Ein guter Einstieg sind drei einfache Checks:

Quote prüfen: Wie hoch ist der Anteil an allen abrechenbaren erfassten Stunden – und kennen Sie ihn überhaupt?

Lücken lokalisieren: Bei welcher Übergabe (Erfassung, Controlling, Faktura) geht heute am meisten verloren?

Aktualität messen: Wie viele Tage liegen zwischen geleisteter Stunde und Erfassung?

Wer diese Fragen beantworten kann, erkennt schnell, ob es um bessere Routinen oder um ein durchgängigeres System geht. Branchenlösungen wie timo365 von newvision verfolgen genau diesen Gedanken – Erfassung, Controlling und Faktura auf einer Datenbasis. Wer tiefer einsteigen möchte, findet dazu weiterführende Beiträge in unserem Blog.

Fazit: Erst verstehen, dann handeln

Zeiterfassung wird bei IT-Dienstleistern noch zu oft als lästige Pflicht behandelt. Dabei steckt in ihr ein doppelter Hebel: Sie schützt rechtlich – und sie macht sichtbar, wie viel geleistete Arbeit tatsächlich bezahlt wird.

Der Unterschied zwischen „dokumentiert“ und „abrechnungsrelevant“ entscheidet darüber, ob aus Stunden auch Umsatz wird. Der erste Schritt dorthin ist kein großes Projekt, sondern eine einfache Frage: Wissen Sie, wie viele Ihrer erfassten Stunden abrechenbar zugeordnet sind?

Wer diese Frage stellt, hat den wichtigsten Schritt schon getan. Im nächsten Schritt lohnt es sich, die typischen Lücken im eigenen Prozess genauer anzusehen – Stoff dafür liefern die weiterführenden Beiträge rund um Projektcontrolling und Faktura.

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Die newvision Software GmbH ist auf integrierte Business-Software für projektorientierte Unternehmen spezialisiert. Seit 2004 unterstützt das Team an den Standorten Wels, Wien und Stuttgart Planungsbüros (ingo365) und IT-Dienstleister (timo365) dabei, ihre Prozesse auf Basis von Microsoft Dynamics 365 zu digitalisieren – mit den Modulen ERP, HR und DMS und getreu dem Leitgedanken „software with a smile“. Mehr als 300 Kunden im DACH-Raum vertrauen auf newvision. Mehr Infos auf www.newvision.eu