Neue Arbeitsweisen brauchen mehr als nur neue Räume

Hinter jedem erfolgreichen Projekt stehen Menschen, die ihre Erfahrungen teilen. Deshalb freuen wir uns sehr, dass sich Nils Schmidbauer, Leitung Pressestelle und Koordination ver.di Landesbezirk Bayern, die Zeit genommen hat, über die Zusammenarbeit mit mediaDIALOG und die Nutzung von raum]für[raum zu berichten. Seine Eindrücke geben spannende Einblicke in das Projekt und zeigen, welchen Stellenwert eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit für den gemeinsamen Erfolg hat.

„Als wir mit der Planung unseres neuen Gewerkschaftshauses in München begonnen haben, war für uns relativ schnell klar, dass wir nicht einfach die bisherigen Bürostrukturen in ein neues Gebäude übertragen wollen.

Viele unserer Kolleg*innen waren schon lange vor Corona regelmäßig mobil unterwegs – zum Beispiel bei Betriebsbesuchen, Veranstaltungen oder anderen Außenterminen. Damit verbunden, immer wieder Büros und Arbeitsplätze die leer standen. Flächen dauerhaft vorzuhalten, obwohl sie einen erheblichen Teil der Zeit gar nicht genutzt werden, erschien uns nicht mehr wirklich zeitgemäß.

Mit dem neuen Gewerkschaftshaus wollten wir deshalb auch die Gelegenheit nutzen, moderne und flexiblere Arbeitsweisen bei ver.di weiterzuentwickeln. Desksharing war für uns dabei ein logischer Baustein.

Warum die Software raum]für[raum?

Ganz neu war raum]für[raum für ver.di nicht. Bereits seit 2015 arbeiten Unternehmensteile in ver.di mit dem System, vor allem bei der Buchung gemeinsam genutzter Veranstaltungs- und Besprechungsräume. Hier kommen stetig weitere Standorte hinzu. In München nutzen wir die Lösung jetzt erstmalig für das Desksharing.

Für das gemeinsame Projekt von ver.di Bayern und ver.di München, haben wir uns weitere Anbieter und Lösungen angeschaut. Der Leistungsumfang war bei mehreren grundsätzlich vergleichbar. Am Ende war für uns deshalb auch entscheidend, dass bereits ein guter Kontakt zu mediaDIALOG bestand und wir mit der bisherigen Zusammenarbeit gute Erfahrungen gemacht hatten.

Ein wichtiger Punkt war dabei der Datenschutz, die Zuverlässigkeit des Anbieters und der Firmensitz in Deutschland. Viele der notwendigen Fragen waren durch die bestehende Zusammenarbeit bereits geklärt und vertraglich vereinbart. Bei uns als Gewerkschaftsbeschäftigte ist das natürlich ein Thema, das bei der Einführung einer solchen Lösung von allen Seiten genau hingeschaut und mitbestimmt wird. Dass wir hier nicht wieder komplett bei null anfangen mussten, hat die Umsetzung deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Für uns war deshalb relativ schnell klar, dass wir die bestehende Zusammenarbeit rund um die Softwarelösung raum]für[raum ausbauen wollen.

Unser Schreibstatt, statt mein Büro

Mit dem Einzug in das neue Gewerkschaftshaus betrifft Desksharing in München mehr als 100 ver.di Beschäftigte. Und bei über 100 Menschen bekommt man bei einer solchen Veränderung natürlich auch mehr als 100 unterschiedliche Perspektiven.

Von „super, genau darauf habe ich gewartet“ bis „das finde ich absolut furchtbar“ war eigentlich alles dabei. Für alle war zunächst neu, dass ein Arbeitsplatz nicht mehr automatisch der eigene Arbeitsplatz ist und dass die Buchung eines Arbeitsplatzes jetzt zum Arbeitsalltag gehört. Gleichzeitig musste natürlich die neue Software kennengelernt und im echten Büroalltag ausprobiert werden. Das ging bei manchen sofort, bei anderen brauchte es etwas länger. Fragen wie „Muss ich mich jetzt wirklich jedes Mal einbuchen?“ oder auch mal ein genervtes „Die App funktioniert bei mir nicht“ gehören bei so einer Einführung aus meiner Sicht einfach dazu.

Die grundsätzliche Sinnhaftigkeit des neuen Arbeitsmodells ist meiner Wahrnehmung nach aber für die meisten Kolleg*innen nachvollziehbar.

Ein wirklich belastbares Fazit zur Akzeptanz möchte ich trotzdem noch nicht ziehen. Dafür arbeiten wir schlicht noch nicht lange genug mit dem neuen Konzept. Spannend wird sein, wie sich das Ganze über einen längeren Zeitraum entwickelt – also auch über Urlaubsphasen, Zeiten mit höherer und geringerer Anwesenheit und den ganz normalen Arbeitsalltag hinweg. Nach einigen Monaten, vielleicht eher nach einem Jahr, wird sich das aus meiner Sicht wesentlich besser bewerten lassen.

Die Software ist nicht die Herausforderung

Eine wichtige Erkenntnis aus dem Projekt ist für mich, dass die Einführung von Desksharing deutlich mehr bedeutet, als eine Buchungssoftware bereitzustellen.

Eine Herausforderung war zum Beispiel, die Arbeitsplätze sinnvoll den unterschiedlichen Bereichen und Teamzonen zuzuordnen. Und dann muss das Buchen selbst erst einmal zur Gewohnheit werden. Bei mehr als 100 Nutzer*innen gibt es dabei unterschiedliche technische Voraussetzungen, Arbeitsweisen und natürlich auch unterschiedliche Anforderungen.

Gerade am Anfang gab es deshalb bei einzelnen Nutzer*innen kleinere Schwierigkeiten. Vieles davon waren aber klassische Einführungsthemen, die sich mit etwas Übung und Unterstützung lösen ließen.

Inzwischen haben die Kolleg*innen einen guten Überblick darüber, welche unterschiedlichen Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Sie können sehen, wer an welchem Tag wo sitzt, und bewusst unterschiedliche Arbeitsplätze und Arbeitsumgebungen nutzen. Man kann dadurch auch mal mit anderen Kolleg*innen zusammensitzen, ohne fachliche Überschneidung. Gleichzeitig erreichen wir damit eines unserer ursprünglichen Ziele: die vorhandenen Flächen effizienter nutzen und moderne Büroarbeitsplätze anbieten.

Desksharing lebt von den Menschen

Für mich ist die spannendere Frage inzwischen weniger, ob das Buchungssystem technisch funktioniert. Entscheidend wird sein, ob die Möglichkeiten, die wir uns damit geschaffen haben, im Alltag auch tatsächlich Anwendung finden. Wir wissen zum Beispiel noch nicht, wie flexibel die unterschiedlichen Räume und Arbeitsplatztypen auf Dauer genutzt werden. Probieren die Kolleg*innen verschiedene Arbeitsplätze aus? Oder bilden sich nach einiger Zeit doch wieder die bekannten Lieblingsplätze und gewohnten Sitzordnungen?

Ähnlich ist es mit der Clean-Desk-Policy. Desksharing funktioniert langfristig nur, wenn Arbeitsplätze auch wirklich so hinterlassen werden, dass die nächste Person sie problemlos nutzen kann. Dafür haben alle Beschäftigen einen persönlichen Bürocontainer (Trolley) erhalten, um ihre Arbeitsplatzausstattung flexibel zwischen den Plätzen hin und her zu bewegen. Genau solche Dinge lassen sich aus meiner Sicht nicht nach ein paar Wochen abschließend beurteilen. Das muss sich einspielen. Wir werden deshalb sicherlich auch an der einen oder anderen Stelle noch nachjustieren.

Das würden ich beim nächsten Mal anders machen

Wenn ich heute noch einmal am Anfang des Projekts stehen würde, würde ich einen Punkt deutlich stärker berücksichtigen: Es gilt neue Arbeitsformen erst einmal selbst zu erleben, bevor man sie wirklich gut planen kann.

Ich würde deshalb frühzeitig Praxisübungen mit unterschiedlichen Raum- und Arbeitsplatzkonzepten organisieren. Beschäftigte sollten die Möglichkeit bekommen, verschiedene Varianten tatsächlich auszuprobieren und sich damit auseinanderzusetzen, je nachdem um welche Tätigkeit es gerade geht. Ich glaube, dass wir dadurch bei der Planung vielleicht weniger ähnliche Teamzonen und klassische Fokusbüros und dafür noch abwechslungsreichere und innovativere Arbeitsplatztypen entwickelt hätten.

Das Interessante daran ist: Technisch hätten wir das mit raum]für[raum genauso umsetzen können. Die Grenze lag hier also nicht bei der Software, sondern eher bei unseren eigenen Vorstellungen davon, wie unsere zukünftige Arbeitswelt aussehen könnte.

Das wäre deshalb auch eine meiner Empfehlungen an andere Organisationen, die ein Desksharing-Projekt planen: Nicht zuerst über die Buchungssoftware sprechen, sondern darüber, wie man künftig eigentlich arbeiten möchte. Und wenn es irgendwie möglich ist, verschiedene Konzepte vorher praktisch ausprobieren.

Gute Zusammenarbeit ist wichtig

Die Zusammenarbeit mit mediaDIALOG habe ich während des gesamten Projekts als sehr positiv erlebt. Besonders hilfreich war für uns, einen persönlichen Ansprechpartner zu haben, der den Prozess von Anfang bis Ende begleitet hat. Fragen konnten kurzfristig geklärt werden und auch für Anforderungen, die teilweise erst während der Umsetzung entstanden sind, haben wir gemeinsam Lösungen gefunden.

Sehr hilfreich waren dabei die Live-Demos für die Projektleitung. Wir haben nicht irgendwann ein fertiges System präsentiert bekommen, sondern wurden direkt mit in das Produkt genommen, während es entsteht. Wir konnten Funktionen ausprobieren, Rückfragen stellen und ziemlich unmittelbar sagen: Das funktioniert für uns so – oder eben muss nochmal angepasst werden.

Dadurch konnten wir Wünsche und notwendige Anpassungen schon während der Umsetzung besprechen und beauftragen. Das war für uns wichtig, weil manche Anforderungen erst sichtbar werden, wenn man tatsächlich versucht, die eigenen Arbeitsabläufe darin abzubilden.

Für die Beschäftigten gab es außerdem verständliche Anleitungen zur grundsätzlichen Nutzung der Software, zur Nutzung in Microsoft Teams und zur eigenen App. Wir haben diese Unterlagen teilweise noch an unsere internen Gegebenheiten angepasst. Auch das war völlig unkompliziert möglich und wurde uns direkt ermöglicht. Wenn es im Projekt Verzögerungen gab, lag das überwiegend daran, dass von unserer Seite Daten noch nicht schnell genug geliefert werden konnten oder Anpassungsbedarfe entstanden sind, die uns vorher selbst nicht bewusst waren.

Natürlich gab es zwischendurch auch einmal ein Missverständnis bei einer Terminabsprache oder bei der Frage, wer für den nächsten Schritt zuerst etwas liefern muss. Aber das waren Kleinigkeiten und bewegte sich für mich absolut im normalen Rahmen eines solchen Projekts.

Betreuung nach dem Startschuss

Was ich ebenfalls positiv finde: Die Betreuung hat mit dem Go-Live nicht aufgehört. Gemeinsam mit meinem Kollegen Peter auf ver.di Bundesebene, können wir Rückmeldungen und neue Anforderungen weiterhin direkt an mediaDIALOG geben.

Gerade Projektleiter Florian Kilian unterstützt uns dabei hervorragend und kennt inzwischen natürlich auch unser Projekt und viele unserer Besonderheiten sehr gut. Und besondere Anforderungen gibt es bei über 100 Beschäftigten durchaus. Im laufenden Betrieb kommen immer wieder Wünsche auf oder es zeigt sich, dass etwas in der Praxis anders gebraucht wird als ursprünglich gedacht. Bisher konnten wir die Themen, die dabei entstanden sind, gemeinsam lösen.

Für mich ist das bei einer solchen Lösung mindestens genauso wichtig wie die eigentliche Einführung. Ein System kann bei Projektstart noch so gut geplant sein – was wirklich gebraucht wird, zeigt sich an vielen Stellen eben erst, wenn mehr als 100 Menschen täglich damit arbeiten.

Positive Gesamtbilanz

Für mich ist das Projekt noch nicht mit dem technischen Go-Live abgeschlossen. Die Software funktioniert, die Arbeitsplätze können gebucht werden und die technische Grundlage für Desksharing ist geschaffen. Der eigentliche Test findet aber jetzt im Arbeitsalltag statt.

Am Ende haben wir nicht einfach nur die Zahl der Schreibtische verändert und ein Buchungssystem eingeführt. Wir versuchen damit auch, die Art und Weise weiterzuentwickeln, wie wir unsere Büroflächen nutzen und wie wir künftig noch besser zusammenarbeiten. Nach dem ersten Jahr werden wir sicherlich wesentlich genauer sagen können, was besonders gut funktioniert, wo wir noch nachjustieren müssen und welche Möglichkeiten wir vielleicht bisher noch gar nicht abgebildet haben.

Der Start ist aus meiner Sicht auf jeden Fall gelungen. Und mit der technischen Lösung und vor allem der persönlichen Begleitung durch mediaDIALOG hatten und haben wir dafür einen Partner an unserer Seite, mit dem wir professionell in die Zukunft gehen können.

mediaDIALOG ist führender Anbieter von digitalen Buchungslösungen für Workplace Management im öffentlichen Sektor. Die Premium-Software raum]für[raum ermöglicht das effiziente Management von Räumen, Arbeitsplätzen und Ressourcen in Behörden, Verwaltungen und Unternehmen. Das 1996 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Siegen betreut bundesweit öffentliche Auftraggeber sowie Unternehmen und Organisationen aller Größen.