E-Rechnungspflicht ab 2027: Wer 2026über 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss an inländische Unternehmer grundsätzlich strukturiert abrechnen

Ab dem 1. Januar 2027 endet für größere Unternehmen die Übergangsfrist für Papier- und PDF-Rechnungen im inländischen Geschäftsverkehr. Nur für bestimmte Verfahren des elektronischen Datenaustauschs gilt eine Sonderfrist bis Ende 2027. Grundlage ist § 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG): Danach ist für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen eine elektronische Rechnung auszustellen, wenn beide im Inland ansässig sind. Ausgenommen sind unter anderem nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze. Nach § 27 Absatz 38 UStG dürfen Rechnungen über bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze bis 31. Dezember 2026 noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers etwa als PDF übermittelt werden. Wer 2026 höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf das für 2027 ausgeführte Umsätze bis 31. Dezember 2027. Wie sich Rechnungsprozesse und Zahlungsströme in einem Finanzmodell abbilden lassen, das einer Bank vorgelegt wird, zeigt die Provimedia GmbH aus Bietigheim-Bissingen mit Bankreif als Plattform für bank- und förderreife Businesspläne.

Im Oktober 2026 bleiben den betroffenen Unternehmen noch gut zwei Monate bis zum Stichtag.

Wie das Umsatzsteuergesetz die E-Rechnung in zwei Stufen einführt

Das Umsatzsteuergesetz trennt seit dem 1. Januar 2025 die elektronische Rechnung von der sonstigen Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF ohne strukturierten Datenteil gilt laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG, genau wie Papier; hybride Formate wie ZUGFeRD können dagegen E-Rechnungen sein. Das Format muss nach § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG der europäischen Norm entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein. Nach den Fragen und Antworten des BMF erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Vorgabe, ZUGFeRD allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Ein vereinbartes Format muss die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format überführen lassen.

Die erste Stufe betrifft seit dem 1. Januar 2025 den Empfang; dafür genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach. Die zweite Stufe ist die Ausstellungspflicht. Für Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 gilt sie für ab 1. Januar 2027 ausgeführte Umsätze, für die übrigen ab 1. Januar 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben von der E-Rechnungspflicht beim Ausstellen ausgenommen (§ 34a UStDV), nicht aber vom Empfang. Adressat der Pflicht ist der leistende Unternehmer, der einem anderen Unternehmer im Inland eine Rechnung stellt; Rechnungen an private Endverbraucher sind nach dem BMF nicht betroffen.

Warum viele Betriebe Mitte 2026 noch mit Papier und PDF arbeiteten

Laut einer am 2. Juni 2026 erschienenen repräsentativen Befragung von 502 Unternehmen durch YouGov im Auftrag der Rechnungsplattform easybill hatten 33 Prozent noch keine einzige E-Rechnung verschickt. Nur 24 Prozent hatten die Umstellung abgeschlossen.

Über die Systeme der DATEV eG liefen laut ihrer Presseinformation vom 17. Juli 2026 im ersten Halbjahr 2026 mehr als 51 Millionen E-Rechnungen. Insgesamt sei das ein geringer Anteil am Rechnungsaufkommen in Deutschland, erklärte Vorstandsvorsitzender Robert Mayr. „Bei einem Großteil insbesondere der kleineren Mittelständler steht das Thema nach wie vor nicht im Fokus.“

Welche Stichtage § 27 Absatz 38 UStG für den Übergang setzt

Das Umsatzsteuergesetz staffelt den Übergang nach Umsatzgröße und Übermittlungsweg. Welche Pflichten neben der Rechnungsstellung für einen Betrieb anstehen, sortiert der Compliance-Quick-Check für die Pflichten eines Unternehmens der Provimedia GmbH nach Rechtsform, Branche und Mitarbeiterzahl. Vier Stichtage ergeben sich aus dem Gesetzestext und den Antworten des BMF.

1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen laut BMF E-Rechnungen empfangen können. Rechnungen über bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen bis 31. Dezember 2026 auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF übermittelt werden (§ 27 Absatz 38 Nummer 1 UStG).

1. Januar 2027: Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 stellen Rechnungen über ab dann ausgeführte Umsätze an andere inländische Unternehmer grundsätzlich als E-Rechnung aus (§ 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG).

1. Januar 2028: Die Übergangsregeln laufen aus; die Ausstellungspflicht gilt dann für inländische Unternehmer untereinander unabhängig von der 800.000-Euro-Grenze. Ausgenommen bleiben etwa Kleinunternehmer, viele Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise (§§ 33, 34, 34a UStDV).

31. Dezember 2027: Bis dahin bleibt der elektronische Datenaustausch (EDI) mit Zustimmung des Empfängers auch in einem Format zulässig, das nicht der Norm entspricht (§ 27 Absatz 38 Nummer 3 UStG).

Die Übergangsregeln gelten für den Aussteller. Wer selbst noch Papier versenden darf, muss E-Rechnungen seiner Lieferanten trotzdem annehmen: Nach § 14 Absatz 1 Satz 5 UStG braucht eine E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich keine Zustimmung.

Was strukturierte Rechnungsdaten für Liquiditätsplanung und Bankgespräch bedeuten

Das BMF nennt als Ziel der Umstellung, dass Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst werden und doppelte Arbeitsgänge samt Übertragungsfehlern entfallen. Für die Ausgangsseite heißt das: Rechnungsdatum, Fälligkeit, Nettobetrag und Steuersatz liegen strukturiert vor, offene Posten und Forderungslaufzeiten lassen sich fortlaufend auswerten. Genau diese Größen fragt eine Bank ab, wenn sie den Finanzteil eines Businessplans oder einen Kreditantrag prüft.

Laut Randnummer 35a des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025 unterstützt eine Validierung die Prüfung der E-Rechnung durch den Empfänger, ersetzt sie aber nicht; zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.

„Eine Bank liest den Finanzteil eines Businessplans als Aussage darüber, wie gut ein Unternehmen seine eigenen Zahlungsströme kennt. Wer ab 2027 jede Ausgangsrechnung als strukturierten Datensatz erzeugt, hat die Grundlage für diese Kenntnis im Haus. Der Aufwand der Umstellung zahlt sich im Bankgespräch aus, nicht erst beim Finanzamt“, sagt Alexander Weipprecht, Geschäftsführer der Provimedia GmbH.

Woran sich Unternehmen bis zum Jahreswechsel 2026/2027 orientieren können

Der erste Schritt ist die eigene Umsatzgrenze: Maßgeblich ist nach § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG der Gesamtumsatz 2026 im Sinne von § 19 Absatz 2 UStG. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet und kann vom Umsatz im Jahresabschluss abweichen. Bei einer Organschaft zählt nach Auffassung des BMF der gesamte Organkreis. Wer 2026 ausgeführte Umsätze erst 2027 abrechnet, klärt die Form mit dem Steuerberater: Nummer 1 der Übergangsregel nennt nach ihrem Wortlaut nur bis 31. Dezember 2026 übermittelte Rechnungen. Der zweite Schritt ist die Software: Ob sie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem zulässigen Profil erzeugt, lässt sich mit einer Validierungsanwendung prüfen. Eine neue Fassung der Fragen und Antworten des BMF vor dem Stichtag ist möglich.

Die vorstehenden Angaben zur E-Rechnungspflicht geben eine allgemeine Information nach dem am 23. September 2026 abgerufenen Normwortlaut wieder. Grundlage sind § 4 Nummer 8 bis 29, § 14 Absatz 1 und 2, § 27 Absatz 38 sowie § 19 UStG und §§ 33, 34, 34a UStDV in der an diesem Tag auf gesetze-im-internet.de veröffentlichten Fassung. Die Verwaltungsauffassung stammt aus den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 sowie den Fragen und Antworten des BMF, Stand März 2026. Die Angaben sind keine Rechtsberatung. Ob ein Unternehmen im Einzelfall unter die Übergangsregel fällt, klärt sich mit dem Steuerberater oder in einer rechtlichen Beratung.

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