Zwischen Technik, Organisation und Kunde:

Wenn neue IT-Lösungen eingeführt werden, geht es längst nicht nur um die Technik. Gerade in Projekten rund um Transition, Transformation und neue Services braucht es eine klare Organisation, verlässliche Absprachen und einen guten Überblick für alle Beteiligten. Genau dort unterstützt das Projektmanagement-Team Customer Solutions im Geschäftsbereich Operations.

?Das dreiköpfige Team begleitet Vorhaben von der frühen Vorbereitung bis zum erfolgreichen Abschluss und sorgt dafür, dass aus Anforderungen planbare, gut gesteuerte Projekte werden. Das Ziel ist dabei klar: Kunden sicher durch Projekte zu führen und gleichzeitig die beteiligten Fachbereiche so zu entlasten, dass sie sich auf ihre jeweilige Expertise konzentrieren können. 

Dass dieses Konzept funktioniert, hat sich in den vergangenen Jahren deutlich gezeigt. Im ersten Quartal konnte das Team deshalb weiter wachsen: Kore Kaluzynski ist neu dazugestoßen. Mit dem personellen Ausbau wurde auch der Aufgabenbereich erweitert. Ziel ist es, den standardisierten Projektmanagementansatz auf weitere Projekte auszuweiten.

Struktur schafft Klarheit innerhalb der verschiedenen Projekte 

Im täglichen Arbeiten orientiert sich das Team an PRINCE2. Die Methode liefert einen klaren Rahmen für den gesamten Projektverlauf und hilft dabei, Entscheidungen nachvollziehbar zu machen, Zuständigkeiten zu klären den Ablauf zu strukturieren. 

Customer Solutions übernimmt dabei die organisatorische Steuerung des Projekts. Dazu gehören unter anderem die Abstimmung mit allen Beteiligten, die Planung von Terminen, die Dokumentation, die Vorbereitung von Entscheidungen und die laufende Koordination. Die technische Umsetzung liegt weiterhin in den zuständigen Fachbereichen.

Oft wird das Projektmanagement schon sehr früh in der Vorbereitungsphase eingebunden, etwa bei Bestandsaufnahmen oder während der Angebotserstellung. Sobald ein Projekt beauftragt ist, startet die eigentliche Steuerung. Dann geht es um Fragen wie diese: Welche Teams sind beteiligt? Welche Schnittstellen gibt es? Welche Themen müssen noch geklärt werden? Und welche Abhängigkeiten müssen beachtet werden?

Darauf aufbauend schafft das Team Übersicht und Verbindlichkeit. Es arbeitet eng mit den involvierten ITEBO-Fachbereichen sowie mit den Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern auf Kundenseite zusammen. Dafür braucht es eine gute Dokumentationsstruktur, realistische Projektpläne, abgestimmte Prozesse und gleichzeitig genug Flexibilität, um auf Anforderungen aus dem Projektalltag reagieren zu können.

Projektmanagement schafft einen deutlichen Mehrwert für alle Beteiligten

Im Projektalltag zeigt sich schnell, welchen Unterschied eine klare Steuerung macht. Projekte werden verbindlicher, Entscheidungen können besser vorbereitet werden und auch bei komplexeren Vorhaben bleibt die Klarheit erhalten. Gerade dann, wenn viele Beteiligte zusammenarbeiten, zahlt sich eine saubere Struktur aus.

Besonders sichtbar wurde das in den M365-Projekten: Nachdem Customer Solutions dort im vergangenen Jahr zunächst unterstützend eingebunden war, hat sich die Zusammenarbeit so bewährt, dass das Team inzwischen das Projektmanagement für alle entsprechenden Projekte übernimmt. Gleichzeitig profitieren die technischen Teams von der klaren Aufgabenteilung, weil sie ihren Fokus noch stärker auf die fachliche und technische Umsetzung legen können.

?Besonders sichtbar wurde das in den M365-Projekten: Nachdem Customer Solutions dort im vergangenen Jahr zunächst unterstützend eingebunden war, hat sich die Zusammenarbeit so bewährt, dass das Team inzwischen das Projektmanagement für alle entsprechenden Projekte übernimmt. Gleichzeitig profitieren die technischen Teams von der klaren Aufgabenteilung, weil sie ihren Fokus noch stärker auf die fachliche und technische Umsetzung legen können.

So zeigt sich am Ende oft ganz unaufgeregt, worauf es in guten Projekten ankommt: dass vieles ineinandergreift, ohne zu verkomplizieren. Genau das macht den entscheidenden Unterschied im tagtäglichen Prozess.

Was wir mitnehmen

Projektmanagement strukturiert komplexere Projekte

Klare Verantwortung statt offener To-dos

Weniger Abstimmungsaufwand für die Verwaltung

Projekte termingerecht und transparent steuern