RTO verteilt Aufgaben und Jobs im Firmenportal

Speyer, 22. März 2007. Die Werbeagentur RTO GmbH, Frankfurt, hat zur besseren Aufgabenverteilung unter ihren mehr als 150 Mitarbeitern die Firmenportal-Software von it+services, einem Solution-Center der Verlagsgruppe Klambt, eingeführt. Die Software, die auf den Microsoft SharePoint-Services aufsetzt, wurde im Herbst letzten Jahres mit ihren Standardmodulen für Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Mitarbeiterverwaltung, News-System, Dokumentenverwaltung und Helpdesk-Support ausgewählt. Seit Januar 2007 arbeitet die Agentur produktiv mit dem Portal. Herzstück der Lösung ist eine SQL-Datenbank, die mit einer bereits vorhandenen Mitarbeiterverwaltung verknüpft wurde. Hier verwaltet alle Mitarbeiterrollen und -berechtigungen für die einzelnen Applikationen. Die Daten können so übergreifend und ohne Redundanz genutzt werden. Speziell auch das für RTO neu entwickelte Modul Job-Organizer, zwischenzeitlich als Standardapplikation in integriert, greift auf diese Datenbank und Berechtigungen zu. Der Job-Organizer ermöglicht es, Anfragen, Aufträge und erforderliche Jobs aller Art gezielt an die zuständigen Mitarbeiter und Teams weiterzuleiten. Je nach Themengebiet wandern die Aufgaben zunächst in eine Sammelbox, wo sie übersichtlich dargestellt werden. Die Mitarbeiter können die Aufgaben selbst annehmen oder aber gegebenenfalls an Kollegen verteilen. Die Lösung unterstützt sowohl das Festlegen von Terminen und Prioritäten als auch die Rückmeldungen an Vorgesetzte und Kollegen über den Bearbeitungsstatus eines Jobs. „Unsere gesamten aufgabenbezogenen Prozesse lassen sich heute sehr viel einfacher und strukturierter abarbeiten. Die Aufgabenverteilung ist besser gelöst und wir haben jetzt die notwendige Transparenz in den Prozessen“, sagt Projektleiter Wolfgang Titsch von RTO.

Vor der Einführung von war die Jobbearbeitung bei der Werbeagentur über spezifische Postfächer in Microsoft Outlook geregelt. Diese wurden von verantwortlichen Mitarbeitern regelmäßig geprüft und weitergehend bearbeitet. Im Laufe der Jahre entstand so jedoch eine kaum noch zu überschauende Sammlung an Informationen und Aufgaben, denn die Postfächer enthielten teils mehrere tausend Einträge. Schnelle, nachvollziehbare und unkomplizierte Prozesse waren daher die wesentliche Anforderung von RTO an das neue Portal. Das Customizing der Lösung wurde zuverlässig und zielgenau von it+services übernommen. Das Konzept zur Umsetzung des Job-Organizer-Moduls entstand in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam vom RTO. So wurden im Rahmen des Projekts für die wiederkehrenden Prozesse flexibel anpassbare Formulare entwickelt, die den Workflow standardisieren. Eingabemasken mit Vorgabewerten optimieren und beschleunigen die Erfassung.

Wegen der einfachen Handhabung ist die Akzeptanz bei den Anwendern sehr hoch Der Schulungsaufwand war gering, da die Gestaltung der Masken durch die tägliche Arbeit mit Microsoft Office bereits bekannt ist. Die Lösung lässt sich aus eigenen Reihen einfach administrieren. Darüber hinaus kamen seit der Einführung von den Mitarbeitern schon zahlreiche Vorschläge, wie das Portal über die bisherigen Funktionalitäten hinaus genutzt werden könnte. „In der täglichen Arbeit entwickelt sich eine erfreuliche Dynamik“, ist daher ein Resümee von Projektleiter Wolfgang Titsch.