Hüttenwerke Krupp-Mannesmann steigern Produktivität im Rechnungswesen

Die Hüttenwerke Krupp-Mannesmann, Duisburg, setzen für Prozessverbesserungen und Effizienzsteigerung im Kontokorrent die Rechnungsverarbeitungslösung DOCUMENTS for Invoices von ReadSoft ein. Die Auswahl der SAP-integrierten Lösung erfolgte im Rahmen eines unternehmensweiten Produktivitätssteigerungsprogramms. Vor der Einführung hatten die Hüttenwerke bereits drei Jahre lang ihre Rechnungen gescannt und elektronisch archiviert. Auch ein Genehmigungsworkflow für die Rechnungsbelege war bereits vorhanden. Mit der ReadSoft-Lösung wurde jetzt der Medienbruch zwischen Workflow, Archiv und Buchungssystem beseitigt. Der Entscheidung gingen Empfehlungen und ein Referenzbesuche bei vergleichbaren Anwendern der Eisen- und Stahlindustrie voraus, die schon seit langem auf die Lösung von ReadSoft setzen. Auch Anwendungsbeispiele aus dem ThyssenKrupp-Konzern hatten die Projektverantwortlichen zuvor genau unter die Lupe genommen. Projektziel war ein hoher Automatisie-rungsgrad, welcher mit der Lösung sehr gut erreicht wird. Die Hüttenwer-ke verarbeiten jährlich rund 70.000 Eingangsrechnungen von rund 2.500 Lieferanten. Dabei handelt es sich um höchst unterschiedliche Belege, sowohl hinsichtlich des Umfangs als auch in Bezug auf die Qualität. Rechnungen, bei denen das System Unstimmigkeiten erkennt, werden im komfortablen „Verify“-Modus der ReadSoft-Lösung angezeigt und können meist mit nur einem einzigen Mausklick bestätigt und in das Invoice Cockpit transferiert werden.

Das Invoice Cockpit liefert den Mitarbeitern im Kontokorrent stets eine vollständige Übersicht über alle eingegangenen Rechnungen und deren Bearbeitungsstatus. Hier wurde eine Schnittstelle zu dem bereits vorhan-denen Workflow innerhalb von SAP geschaffen, so dass der Abstim-mungs- und Freigabeprozess vom Invoice Cockpit aus gestartet werden kann. Die Gesamtlösung ist durch ihre Offenheit sehr flexibel. So arbeiten Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung zeitweise sogar von zuhause aus an Telearbeitsplätzen mit dem Invoice Cockpit. Durch eine Verlinkung der Rechnungen im Archivsystem können die Anwender den jeweiligen Beleg per Tastendruck aufrufen und einsehen. Bei den Hüttenwerken wurde der Archivierungsprozess durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG zertifiziert. Die Originalbelege werden daher nach einer sechswöchigen Aufbewahrungsfrist vernichtet.

In Schulungen mit den Key-Usern wurde der professionelle Umgang mit dem Rechnungsverarbeitungssystem vermittelt. Alle Anwender können nun Optimierungen bei der Rechnungserkennung eigenständig vorneh-men. Dadurch ließ sich die Erkennungsrate seit Einführung der Lösung kontinuierlich steigern. Das eingesetzte Statistiktool hat sich in diesem Zusammenhang ebenfalls sehr bewährt. Es liefert auf der Basis von ABC-Analysen Erkenntnisse darüber, welche Teilbereiche des Prozesses die größten Optimierungspotenziale aufweisen. Treten beispielsweise regel-mäßige Erkennungsprobleme bei den Rechnungen eines bestimmten Lieferanten auf, kann hier schnell Abhilfe geschaffen werden.

„Unsere Entscheidung für die Rechnungsverarbeitungslösung von Read-Soft war trotz anfänglicher Schwierigkeiten bei der Optimierung der Liefe-rantenprofile richtig. Unser Ziel der Prozessverbesserung ist erreicht“, zieht man bei den Hüttenwerken Bilanz.

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