Georgi Transporte hat umfassendes DMS- und Prozessoptimierungsprojekt mit ALOS umgesetzt

Köln/Burbach, 24. Oktober 2007. Die Kölner ALOS GmbH hat eine umfassende Dokumenten-Management- und Workflow-Lösung auf der Basis des Systems DocuWare bei Georgi Transporte realisiert. Das Luftfrachttransport-Unternehmen aus Burbach hat seine Prozesse vor allem in den Bereichen Fracht, Schadensabwicklung und Fuhrpark entscheidend beschleunigt und vereinfacht. Dabei wurde die Frachtbriefablage direkt mit den Ausgangsrechnungen in DocuWare gekoppelt. Alle Vorgänge in der Schadensabwicklung lassen sich nun im DMS in einer „virtuellen Mappe“ aufrufen. Hier werden alle gescannten Belege automatisiert zur jeweiligen Schadensnummer abgelegt.

Vor allem in der Frachtbrief-Ablage bestand bei Georgi Handlungsbedarf. Das Belegaufkommen von täglich mehr als 100 bis zu dreiseitigen Frachtbriefen war manuell kaum noch zu bewältigen. Die Belege wurden den Ausgangsrechnungen im Original beigelegt, sodass sie vor der Sortierung und Ablage auch noch kopiert werden mussten. Das Scannen der Frachtbriefe und die Ablage in DocuWare spart alleine in diesem Bereich täglich zwei bis drei Stunden Zeit, so dass die Belege eher im System recherchierbar sind. Hinzu kamen auch noch die Frachtbriefe der Georgi-Zweigniederlassung am Frankfurter Flughafen. Deren Flotte mit 170 Fahrzeugen sorgt für ein zusätzliches Belegaufkommen. Rund zehn Aktenordner werden pro Monat allein mit den Frachtbriefen aller Transporte gefüllt, sodass die elektronische Ablage hier von enormem Vorteil ist und Lagerkosten spart. Die Belege werden nach dem Scannen automatisiert über LKW-Nummer, KfZ-Kennzeichen und Datum verschlagwortet und können so jederzeit wieder gefunden werden. Besonders clever wurde direkt eine weitere Prozessverbesserung erzielt, indem die Abrechnungen die relevanten Daten automatisiert aus den Frachtbriefen übernehmen. Rund 500 bis 600 Ausgangsrechnungen können so automatisiert über die Auftrags- und Kundennummer erstellt werden. Für die Ablage erweist sich die in DocuWare integrierte Funktion TiFFMaker als unersetzlich, denn der Beleg muss jetzt nur noch einmal für den Kunden ausgedruckt werden. Im System werden die Rechnungen automatisiert zu den bereits archivierten Frachtbriefen hinzugefügt.

Der Bearbeitungsworkflow ließ sich auch im Bereich der Schadensregulierung vereinfachen. Der DocuWare-Viewer stellt Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung, mit denen die Sachbearbeiter elektronische Signaturen, Textnotizen und Kommentare anbringen können. Jedes Schriftstück wird daher bis zur endgültigen Schadensabwicklung mit einem Stempel versehen, welcher als „Overlay“ auf dem Dokument den Bearbeitungsstatus markiert.

Schon vor der Umsetzung des Projektes hatte Georgi Transporte DocuWare für die Archivierung eingesetzt. Im Projekt mit ALOS wurden nun „lebende Dokumente“ in die Lösung eingebunden und ein modernes Dokumenten-Management mit optimiertem Workflow geschaffen. „Die ALOS GmbH mit ihrer praktisch 50-jährigen Branchenerfahrung übernahm die gesamte programmiertechnischen Anpassungen und stand uns mit hoher Kompetenz in Sachen Archivierung/Workflow-Optimierung zur Seite“, resümmiert Hans-Jörg Schnorrenberg, Teamleiter Organisation bei Georgi, zufrieden. Das Projekt wurde gemeinsam mit der bmd GmbH, Siegen, umgesetzt.

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