Automatische Bestellabwicklung im Stuttgarter Verlagskontor

Neustadt/Wied, 13.03.2008. Mit intelligentem Inbound Management den Kundenservice verbessern – das hat sich das Stuttgarter Verlagskontor (SVK) auf die Fahnen geschrieben. Um dieses Ziel zu erreichen, setzt der Verlagsauslieferer auf automatisierte Posteingangsverarbeitung von SER. Mit der Einführung des DOXiS Inbound Center wird auch ein Altarchiv durch das DOXiS Archiv abgelöst, damit die archivierten Belege zukünftig schneller recherchiert werden können.

Als erfolgreicher Verlagsauslieferer verzeichnet die SVK ein hohes Bestellvolumen, das schnell und zuverlässig abgewickelt werden muss. Bisher wurden die rund 1.000 Bestellungen pro Tag von rund 20 Sachbearbeitern in der Bestellabwicklung manuell erfasst. Das war sehr zeitintensiv und brachte eine hohe Fehlerquote mit sich. Das DOXiS Inbound Center verarbeitet eingehende Bestellungen automatisch und standardisiert die bisher nur schwer kontrollierbaren Arbeitsabläufe. Prozesse wie „Handelskunde anlegen“, „Auftrag erfassen“ oder „Vorausrechnung freigeben“ werden mit Hilfe von Workflows sicher gesteuert.

Durch die automatisierte Erfassung der Bestellungen wird die Bestellabwicklung wesentlich beschleunigt. Der Wegfall manueller Tätigkeiten entlastet die Sachbearbeiter von Routinetätigkeiten und führt zu einem schnellen Return on Investment. Da die Daten über das bestehende elektronische Archiv in der Vergangenheit nur sehr unperformant recherchierbar waren, nutzte die SVK die Einführung der Inbound-Lösung von SER auch zur Ablösung des Bestandssystems durch das DOXiS Archiv. Es sorgt nicht nur für einen schnelleren Zugriff auf die archivierten Dokumente, sondern auch für eine AO-konforme Ablage und verbessert die Auskunftsbereitschaft der Bestellhotline.

Zur optischen Speicherung der archivierten Dokumente kommt eine SER-Jukebox der Serie JB4U mit modernster UDO-Technologie zum Einsatz, die mit 22 bis 76 Magazinplätzen konfiguriert werden kann. Das entspricht einer Kapazität zwischen 660 GB und 2280GB auf Basis von 30GB Cartridges.

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