Bildungseinrichtung setzt auf digitales Dokumentenmanagement mit ArcFlow

Rund 1.700 Schüler besuchen die Gewerblich-technischen Schulen in Offenbach am Main. Jedes Jahr verlassen ca. 500 Schüler die Einrichtung und etwa ebenso viele kommen neu dazu. Mit jedem neuen Schüler legen die Verwaltungsmitarbeiter der GTS eine aktuelle Schülerakte an, die alle wichtigen Dokumente zu der jeweiligen Person enthält, wie beispielsweise Anmeldungen, Korrespondenzen und Zeugnisse. Bisher heftete die Schule sämtliche Unterlagen manuell in Ordnern ab. Durch die steigende Zahl an Dokumenten jedoch – zu den derzeit 140.000 abgelegten Dokumenten kommen pro Jahr ca. 17.000 neue hinzu – wurde es für die Bildungseinrichtung immer schwieriger, den Überblick zu behalten und bestimmte Dokumente zeitnah wiederzufinden. Hinzu kommt, dass die Schulverwaltung Zeugnisse 50 Jahre lang aufbewahren muss, um den Schülern bei Bedarf eine Kopie zur Verfügung zu stellen.

Einfache Anwendung und schnelle Suche

Mit dem DMS ArcFlow kann die Schulverwaltung schnell auf wichtige Informationen zugreifen – von Schriftstücken der allgemeinen Verwaltung über Schülerakten bis hin zu Dokumenten rund um Einkauf und Buchhaltung. Zum einen ist der Zugriff direkt über die thematisch strukturierte Mappenstruktur in ArcFlow möglich. Zum anderen können Mitarbeiter die gewünschten Daten über die ArcFlow-Suchfunktion wiederfinden. Da das System bei allen Dokumenten eine Volltexterkennung durchführt, ist eine manuelle Beschlagwortung nicht notwendig. Gleichzeitig archiviert ArcFlow wichtige Dokumente wie z.B. Zeugnisse und ausgewählte E-Mails langfristig und unveränderbar.

Neben der schnellen Suche war die einfache Anwendung des Systems ausschlaggebend für die GTS, sich für ArcFlow zu entscheiden. „ArcFlow hilft uns, den Überblick zu bewahren und die zunehmende Anzahl an Dokumenten in den Griff zu bekommen“, erklärt GTS-Schulleiter Klaus-Dieter Zebisch. „Wir finden sämtliche Unterlagen zu allen Vorgängen zeitnah wieder – selbst wenn der dafür zuständige Mitarbeiter im Urlaub ist. Darüber hinaus sparen wir sehr viel Zeit, da wir nicht mehr alle Unterlagen manuell in Ordnern ablegen müssen. Somit können wir unsere Effizienz mit ArcFlow erheblich steigern.“