hotel.de setzt Akzente: Rechnungsversand ab sofort elektronisch mit Signaturlösung von secrypt

E-Billing macht Sinn – insbesondere im Dienstleistungssektor, wo keine Ware von
A nach B versendet wird. So kann beispielsweise in der Touristikbranche durch den
elektronischen Versand von Rechnungen massiv gespart werden:
Reiseveranstalter, Airlines, Autovermietungen und Hotels können durch die
elektronische Rechnungsabwicklung Arbeitsprozesse optimieren und Kosten
reduzieren.

Das weiß auch Christian Balzer vom Hotel-Reservierungsportal hotel.de. „Wir
übermitteln monatlich zwischen 20 und 30 Tausend Rechnungsdokumente an
unsere Hotelpartner. Die Umstellung auf elektronische Fakturierung mit der
entsprechenden gesetzeskonformen Signaturlösung bedeutet für beide Seiten eine
enorme Entlastung“, sagt Christian Balzer, Head of Finance Development bei
hotel.de. Bei dem weltweit operierenden Unternehmen sind ab sofort zwei digiSeal
Signaturserver der secrypt GmbH aus Berlin im Farmingbetrieb im Einsatz. Mit
vier parallel laufenden Signaturkarten kann die Signierung der Rechnungsdaten
nun im automatisierten Massenbetrieb abgebildet werden.

Flexibilität im Dienste des Kunden
Bei dem hohen Rechnungsaufkommen von hotel.de lag die Entscheidung für eine
Inhouse-Signaturlösung auf der Hand. „Wir haben uns für den digiSeal server von
secrypt entschieden, weil dieser eine synchrone Schnittstelle (API) bietet, die sich
aus Programmierersicht besonders gut in unser Fakturierungssystem
implementieren lässt,“ erklärt Herr Balzer. Momentan werden ca. 10 Prozent der
Rechnungen des Unternehmens elektronisch übermittelt – Tendenz steigend. „Wir
denken, dass wir den Anteil der Online-Fakturierung in den kommenden 12
Monaten verdoppeln können“, meint Herr Balzer.

Bei einer Steigerung von 10 auf 20 Prozent wäre der ROI (return on investment)
der Signaturlösung schon in einem Jahr erreicht. Die 2D-Barcode-Signatur, die die
secrypt GmbH neben anderen gängigen Signaturformaten „on top“ anbietet,
ermöglicht außerdem den gesetzeskonformen Versand der Rechnungsdokumente
per E-Fax. Hoteliers und Partner, die noch nicht über ein adäquates elektronisches
Archivierungssystem verfügen, könnten die elektronisch übermittelten Dokumente
mit dem 2D-Barcode zudem ausdrucken und wie gewohnt ablegen. „Unser
primäres Ziel ist es jedoch, die Akzeptanz von E-Mail-Rechnungen bei unseren
Partnern zu erhöhen,“ so Balzer.

Signaturlösungen im Baukastenprinzip: E-Billing nach Maß
Bei der Signaturerzeugung mit dem digiSeal server spielt es keine Rolle, in
welchem Dateiformat eine Rechnung erzeugt wird (PDF, PDF/a, EDIFACT, XML,
IDOC, FAX, TIFF etc.) oder über welchen Kanal sie zum Kunden gelangen soll (E-
Mail, Internetportal, FTP, HTTP, X.400, FAX G3/G4 etc.). Auch für die
Signaturverifikation bietet secrypt verschiedene bedarfsgerechte Alternativen an,
so z.B. den digiSeal server mit Verifikationsfunktion. Dieser prüft automatisiert
alle standardkonformen Signaturformate, auch solche anderer
Signaturkomponentenhersteller und erstellt eine GDPdU-konforme
Prüfdokumentation für das Archiv.

„Die Befürchtung vieler Unternehmen, die Implementierung einer
Signaturkomponente in das bestehende System sei kompliziert und
kostenaufwändig, ist absolut unbegründet“, so Tatami Michalek, Geschäftsführer
der secrypt GmbH. „Eine professionelle Signaturlösung lässt sich in nahezu jeden
bestehenden digitalen Arbeitsprozess integrieren“, erläutert Michalek.