proSoft und tutum vereinbaren strategische Partnerschaft – Digitale Akte für Personaldienstleister

Personaldienstleistungsunternehmen (PDL) sind tagtäglich mit einem erheblichen Aufkommen an Papier konfrontiert: Es handelt sich dabei um Bewerbungen, Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsbelege, Stundenzettel, Urlaubs- und Krankmeldungen sowie allgemeinen Schriftverkehr und Emails.

Die Verwaltungen der Personaldienstleister stehen dabei vor der schwierigen Aufgabe, den Überblick über alle Prozesse zu behalten und gleichzeitig den gesetzlichen Dokumentationspflichten gerecht zu werden. Hinzu kommt, dass gerade im zeitkritischen Bewerberprozess papierbasierte Abläufe viel zu langsam sind, um in möglichst kurzer Zeit einen aussichtsreichen Bewerber an die geeignete Stelle zu vermitteln. Papier verschlingt darüber hinaus eine Menge Platz.

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Die Kunden des Softwareherstellers für Personaldienstleister, der proSoft EDV-Lösungen GmbH & Co. KG aus Regensburg, bewältigen ab sofort die Herausforderungen der Papier- und Informationsflut durch die Einführung einer sogenannten „Digitalen Personalakte“ beziehungsweise „Digitalen Kundenakte“. Hierzu wurde eine strategische Zusammenarbeit mit der tutum GmbH mit Sitz in Nürnberg vereinbart, die sich auf die Einführung solcher Systeme spezialisiert hat.

Revisionssicher und platzsparend

Die proSoft-Anwender können durch den Einsatz der tutum-Lösung nahezu alle in der Verwaltung anfallenden Papierdokumente im revisionssicheren Archiv speichern. Auf die traditionelle Ablage in Papierform kann somit zukünftig weitgehend verzichtet werden. Selbsterstellte Dokumente, etwa Lohnabrechnungen, werden nicht mehr für die eigene Papierablage ausgedruckt, sondern landen direkt in der digitalen Personalakte. Papierberge verschwinden.

Um eingehende Papierdokumente möglichst schnell und komfortabel im digitalen Archiv abspeichern und bearbeiten zu können, hat proSoft zusammen mit tutum neue Funktionen zum Scannen, zur automatischen Ablage, zum Anzeigen und Weiterleiten in die Zeitarbeitssoftware AÜOffice® integriert.
Die im Archiv gespeicherten Personal- und Kundendokumente werden mittels der eingesetzten Webtechnologie des Archivsystems unternehmensweit – auch über Standortgrenzen hinweg – sofort angezeigt. Durch das ausgefeilte Zugriffsystem ist gewährleistet, dass nur der berechtigte Personenkreis Zugang auf die Dokumente hat.

Prozesse transparent gestalten

Die Vorteile der Zusammenarbeit für proSoft-Kunden liegen auf der Hand: Sofortiger Zugriff auf alle relevanten Kunden- und Mitarbeiterinformationen und somit weniger unnötige Suchzeit, transparente und schnellere Prozesse, zum Beispiel in der Bewerbervermittlung, reduzierte Kosten durch den Wegfall von Papierablage und Archivraum.

Im Frühjahr 2009 wird die tutum GmbH die Lösung für Personaldienstleister auf einer Roadshow in 8 deutschen Städten vorstellen.

  personalakte, zeitarbeit