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Ad-hoc Workflow: Ein Geschäftsprozess, um Geschäftsprozesse zu entwickeln

Wer professionell digitale Geschäftsprozesse entwickelt, kennt das Problem: Um sich die Aufgabenstellung komplett zu erschließen, braucht man einen Workshop mit den Anwendern. Jeder Anwender hat seine eigene Vorstellung. Dazu kommen persönliche Faktoren; z. B. empfindet eine Person bestimmte Funktionen als unbedingt notwendig, andere verweisen auf die eher geringe Bedeutung einer Funktionalität.

Egal wie sorgfältig und intensiv die Abläufe untersucht werden, in nahezu jedem Fall gibt es Änderungen. Diese können vor Beginn der Programmierarbeiten oder auch während das Projekt läuft, offenbar werden.

Und dies ist nur einer von mehreren Gründen, warum IT – Projekte oft genug nicht „in time“ und ebenso selten „in budget“ abgeschlossen werden.

Es war die Idee eines geplagten Endkunden, der für diese Problematik eine Lösung suchte. Ergebnis ist der „Ad-hoc Workflow“. Er kennt keine starren Regeln. Genau so funktioniert ja auch die Verwaltung im Tagesgeschäft. Das Wissen, wie ein Vorgang zu bearbeiten ist, liegt bei den Mitarbeitern. Wenn fixe Vorgaben bestehen, handelt der Mitarbeiter danach, der Vorgang läuft jedoch stets manuell ab.

Unsere Grafik zeigt dies am Beispiel eines unterzeichneten Vertrages, der durch das Haus läuft, archiviert wird, bestimmte Folgeprozesse in der Personalabteilung, der IT und bei Finance auslöst. Jeder einzelne Schritt wird – ähnlich wie bei E-Mail – von den Mitarbeitern einzeln durchgeführt.

Die Idee des „Ad-hoc Workflow“ ist nun, für eine Weile jeden Geschäftsablauf nicht mehr per E-Mail durch zu führen, sondern als digitalen Ad-hoc Prozess. Nach z.B. 4 Wochen werden die Logdaten des Prozesses analysiert. Diese Daten zeigen, wie bestimmte Vorgänge im Betrieb tatsächlich ablaufen. Außerdem wird deutlich, wie wichtig ein bestimmter Ablauf ist, wie oft er stattfindet, welche Dokumente dazu notwendig sind und welche Sonderfälle auftreten.

Damit lässt sich der Prozess bewerten. Eine Prozesskostenrechnung liefert die Entscheidung, ob sich die Digitalisierung lohnt. Alternativ kann der Prozess auch weiterhin per „Ad-hoc Workflow“ abgewickelt werden.

Darüber hinaus sieht man bei der Analyse, wo die Abwicklung in Engpässe läuft, eine Rolle oder Person mit Vorgängen überlastet wird. Deshalb gibt es im Workshop keine Diskussionen mehr, was im Unternehmen tatsächlich jeden Tag passiert. Es gibt klare, belastbare und aussagefähige Zahlen, die sofort organisatorisch, als auch betriebswirtschaftlich den Weg zu teils erheblichen Einsparungen zeigen.

Heute schon wird „Ad-hoc Workflow“ für die Analyse von Geschäftsabläufen genutzt. Für das Vorgehen spricht auch, dass die Lösung innerhalb von einer Arbeitsstunde verstanden und getestet ist. Ein Browser genügt dazu. Damit kann grundsätzlich jeder Geschäftsvorfall ohne Programmierung abgewickelt werden. Im besten Sinne ein „Sofortstart in die Digitalisierung“ beliebiger Geschäftsprozesse.

Ein weiterer Nutzen entsteht dadurch, dass endlose E-Mail-Verläufe mit mehreren cc:-Empfängern beim „Ad-hoc Workflow“ gar nicht erst entstehen. Es gibt erste Anwender, die komplett von der betriebsinternen E-Mail weggegangen sind und externe Dienstleister und Zulieferer in den „Ad-hoc Workflow“ einbinden.

Wer weitere Informationen wünscht, findet sie über den angegebenen Link. (nach DSGVO-Opt-In)

Posted by on 30. Juli 2020. Filed under SaaS. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0. You can leave a response or trackback to this entry

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