20 Maßnahmen, wie Sie IT-Kosten senken können, ohne große Ausgaben zu verursachen

Die IT steht in solchen Zeiten fast überall am Pranger, da sie in vielen Unternehmen einen erheblichen Kostenblock darstellt. Und nach der Devise „Wo hohe Kosten entstehen, kann man auch viel sparen“, werden die Sparziele oft sehr herausfordernd formuliert: „Jetzt, sofort und möglichst viel!“

Die entscheidende Frage für viele IT-Verantwortliche lautet derzeit: „Was, wie viel(e) und wie?“ …und ohne die Handlungsfähigkeit des Unternehmens zu gefährden! Zwei wichtige Fragen sollten Sie sich als IT-Verantworliche von der Firmenleitung beantworten lassen, bevor Sie an die konkreten Maßnahmen gehen.

Erste Frage: „Wenn die IT die Kosten an anderer Stelle spart, können Mitarbeiter dann bleiben?“. Vielleicht sind die Forderungen nach Entlassungen eigentlich Forderungen nach Kostensenkungen und Sie trennen sich von wichtigen Wissensträgern, deren Know-how Ihnen dann fehlt!

Zweite Frage: „Muss jetzt gespart werden (Zeitraum bis max. 18 Monate) oder langfristiger?“ Wann zieht das Geschäft wieder an? Wann werden die Zahlen aus dem Vorkrisenjahr wieder erreicht? Wann muss die IT wieder „brummen“? Die möglichen und sinnvollen Einsparmaßnamen unterscheiden sich nach dem Zeitraum, in dem sie greifen müssen, zum Teil erheblich! Wenn Sie die beiden Fragen geklärt haben (Entlassungen wegen Kosten und den Zeitraum) gehen Sie an Ihre IT.

Einige grundsätzliche Tatsachen sollten Sie dabei unbedingt im Hinterkopf behalten: Um Kosten in IT-Prozessen oder bei den von Ihrer IT erbrachten Dienstleistungen zu sparen, müssen die Prozesse und Dienstleistungen auch schnell reduzierbare Kosten verursachen. Offensichtlich ist das bei der Arbeit von externen Mitarbeitern oder Outsourcing Partnern. Bei Services, die von internen Mitarbeitern erbracht werden, können Sie nur Kosten sparen, wenn Sie sich von Mitarbeitern trennen. In diesem Falle ist aber in den ersten 12-18 Monaten in der Regel keine signifikante Kosteneinsparung möglich. D.h. wenn ein Krisenende innerhalb der nächsten 18-20 Monate erwartet wird, macht eine Trennung von Mitarbeitern aus Kostengründen wenig Sinn.

Doch bevor Sie an Entlassungen denken, sollten Sie sich an die eigene Nase fassen:
* Haben Sie in der Vergangenheit alle Möglichkeiten genutzt, eine schlanke, zukunftssichere und kostengünstige IT aufzubauen? Oder sind Sachen liegengeblieben, die sie schon lange machen wollten?
* Haben Sie eine abgestimmte Leistungsdefinition für die unternehmenskritischen IT-Leistungen? Oder leisten Sie das, was so angefragt wird? Ist das alles nötig?
* Haben Sie vielleicht IT eigene „nice to have“ Projekte? Einen „technischen Releasewechsel“ den es nicht unbedingt jetzt braucht? Ein IT-F&E Projekt, wo sich Ihre Spezialisten auch mal mit „was schönen“ beschäftigen wollen?

Wenn es tatsächlich darum geht, Mitarbeiterzahlen für mindestens 2 Jahre (s.o.) zu reduzieren, gelten die bekannten „Regeln“ für Personalabbau ohne allzu große Unruhe. Dieses grundsätzliche Vorgehen soll hier nicht beschrieben werden, aber ganz wichtig ist für Sie (sonst bekommen Sie die anderen Sparmaßnahmen nicht hin!): Identifizieren Sie die echten Leistungsträger. Die Wirklichen! Das sind oft nicht die, die das größte Know-how haben. Nicht die, die unersetzlich erscheinen. Sondern die flexiblen, kreativen, neugierigen Mitarbeiter. Machen Sie denen klar, dass Sie auf sie bauen. Und machen Sie den anderen Beteiligten bei Mitarbeiter-Reduktionen klar, auf wen Sie setzen. Nicht das die nicht informierte Personalabteilung den falschen Fragebogen an den falschen Mitarbeiter schickt!

Eine Personalreduktion geht natürlich nur mit reduzierter Arbeit: entweder Sie haben schon weniger Arbeit, weil es im gesamten Unternehmen weniger Arbeit gibt. Oder Sie müssen ihr Dienstleistungsportfolio reduzieren. An dieser Stelle beginnen auch schon die Maßnahmen, die Sie durchführen können, um Kosten zu reduzieren.

Auch Sparen sollte man mit Überblick und Weitsicht. Sparmaßnahmen in der IT, welche die Gesundung des Gesamtunternehmens gefährden, sind wenig sinnvoll. Nachfolgend haben wir einige bewährte Maßnahmen für Sie zusammengestellt. Prüfen Sie diese Maßnahmen auf Eignung bei Ihnen, suchen Sie nach ähnlichen Möglichkeiten! Holen Sie sich externe Hilfe, die ohne persönliches Involvement auf Ihre IT sieht und Ihnen vielleicht weitere Wege aufzeigt.

20 Maßnahmen im Überblick
http://www.scopar.de/download/s-kose_20-massnahmen_it-kosten-senken.pdf

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