In einem Unternehmen fallen zahlreiche Dokumente an, die zum größten Teil über viele Jahre hinweg archiviert werden müssen. Von verschiedenen Seiten wird auf diese Unterlagen zugegriffen. Oftmals werden Dokumente gesucht, entnommen, kopiert und dann entweder an falscher Stelle oder gar nicht mehr an den Ablageplatz zurückgelegt. Dieser Vorgang beinhaltet umfangreiche Such- und Verwaltungsprozesse. Hinzu kommt, dass die Einbringung von Dokumenten in eine Arbeitsmappe mit fortschreitender Digitalisierung zunehmend schwieriger wird. PC-Dateien und E-Mails müssen zunächst ausgedruckt werden, um sie einer Mappe hinzufügen zu können. Da immer mehr Dokumente digital erstellt und versendet werden, macht dieser Vorgang auf Dauer keinen Sinn und verursacht lediglich einen unnötigen Papier- und Arbeitsaufwand. Dies sind Gründe genug, um das Papier- und Dokumentenchoas zu beenden.
Suchen war gestern!
Heute bildet das digitale Archiv die Grundlage für ein effektives und schnelles Arbeiten. Die applord gmbh aus Aachen ist die Expertin für die Optimierung von Geschäfts- und Dokumentenprozessen. Die Plattformunabhängigkeit, die Kompetenz im Mainframe-Bereich und die langjährige Erfahrung sind Basis ihres Geschäftserfolges. Einer der größten Versicherungskonzerne Europas baut schon viele Jahre auf die Kompetenz dieses Software- und Beratungsunternehmens.
Die Produktlinie ecoLine vereint alle Erfahrungen der applord gmbh in leistungsstarken Softwaresystemen, die neben der kompromisslosen Funktionalität und der intuitiven Benutzeroberflächen mit einem budgetschonenden Lizenzmodell ausgestattet sind. Dies lässt den Kunden finanzielle Luft für künftige Erweiterungen. Eine offene SOA-Architektur gewährleistet höchste Flexibilität bei der Einbindung in eine bestehende IT-Infrastruktur.
Mit dem hauseigenen Dokumenten Management System ecoDMS bringt applord Ordnung in alle Geschäftsdokumente. Zeitraubendes Abheften, Dokumentenverluste und die ständige Suche nach Unterlagen gehören nun der Vergangenheit an. Der Weg zum papierlosen Büro ist ganz einfach: Digitalisieren heißt die Devise. Mit der intuitiven, grafischen Benutzeroberfläche setzt ecoDMS neue Maßstäbe. Ob Rechnungen, Angebote, vertrauliche Vertragsunterlagen oder E-Mails, einfach alle Geschäftsdokumente können in ecoDMS qualifiziert klassifiziert und archiviert werden. Aufgrund einzigartiger Suchfunktionen und einer umfassenden Volltextsuche sind die Dokumente sofort wieder auffindbar.
Selbstverständlich handelt es sich bei der Einführung eines Dokumenten Management Systems nicht um ein 5-Minuten Projekt. Die neuen Unternehmensstrukturen müssen zuvor erörtert und detailliert geplant werden. Dabei muss unter anderen eine neue Ablagestruktur entworfen werden. Gleichzeitig sollte man sich von den gewohnten Arbeitsvorgängen in Teilen verabschieden und einen modernisierten Tagesablauf erstellen. Schließlich soll das System nicht nur schlanke Arbeitsprozesse und eine Entlastung der Such- und Ablagearbeiten ermöglichen, sondern gleichzeitig auch revisionssicher und leicht verständlich aufgebaut sein. Die applord gmbh bietet hier ein umfassendes Service und Support Angebot an und unterstützt ihre Kunden professionell auf dem Weg der Dokumenten Digitalisierung mit qualifizierten DMS-Analysen und Workshops.
Nicht unterschätzen sollte man auch die Tatsache, dass die Altaktenarchivierung einen immensen Aufwand bedeutet. Jedes Unternehmen sollte also ganz genau planen, inwieweit Altakten mit in das neue System übernommen werden. Inzwischen gibt es einige Dienstleister, die die Altaktenarchivierung für Unternehmen durchführen. Auch die applord gmbh hat hierfür eine Lösung und kooperiert erfolgreich mit einem Unternehmen, welches die ecoDMS-Anwender professionell und kostengünstig unterstützt.
Auch die Frage nach der Papiervernichtung im Anschluss an die Archivierung ist ein wichtiges Thema. Da die digitalen Unterlagen immer populärer werden, aber dennoch sehr viele Dokumente in Papierform im Umlauf sind, sind die rechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung der Originale teilweise noch unklar. Grundsätzlich können die meisten Originale nach der Archivierung vernichtet werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass zuvor eine revisionssichere Archivierung erfolgt ist. Die Revisionssicherheit ist eine Vorschrift für die Archivierung in elektronischen Archivsystemen, die in Deutschland den steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Anforderungen entsprechen müssen. Dabei handelt es sich in erster Linie um die Einhaltung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Diese besagen unter anderem, dass ein Dokument weder gelöscht noch in seinem Ursprung verändert werden darf. Änderungen sind nur in Form einer Versionsverwaltung erlaubt. Nach wie vor im Original aufbewahrt werden müssen sämtliche Dokumente, für die gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist wie z.B. Bilanzen und Urkunden. Im Falle eines Rechtsstreits muss die digitale Kopie nicht zwingend als Beweisstück anerkannt werden. Dies liegt dann im Ermessen der zuständigen Behörde.
Sind die Vorbereitungen für die Einführung eines Dokumenten Management Systems abgeschlossen, wird man schnell von den zahlreichen Vorteilen eines solchen Systems profitieren. Das System belohnt die Mitarbeiter mit einem geordneten elektronischen Archiv, aus dem eine enorme Arbeitserleichterung mit kurzen Recherche- und Ablagezeiten für die Mitarbeiter resultiert. Alle Unterlagen befinden sich nun in einem System. Am Computer erstellte Dokumente können direkt an das Archiv weitergeleitet werden. Auch E-Mails und deren Anhänge finden schnell und einfach den Weg ins Dokumenten Management System. Papierdokumente werden eingescannt und anschließend entweder vernichtet oder in einer Archivbox aufbewahrt. Lästige Kopierarbeiten und überflüssige Ausdrucke entfallen und zeitraubendes Abheften, Dokumentenverluste und ständiges Suchen von Dokumenten sind endgültig Schnee von gestern. Für den sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung der Unterlagen an die zuständigen Mitarbeiter sorgt ab sofort ein flexibles, rollenbasiertes Berechtigungssystem. Benutzerfreundlichkeit und effizientes Arbeiten stehen stets an erster Stelle. Auch den Unternehmenskunden kommt ecoDMS zu Gute. Da das benötigte Dokument mit wenigen Mausklicks sofort abrufbar ist, können Anfragen immer umgehend beantwortet werden. Die schnellere Bearbeitung von Anfragen erhöht die Bindung des Kunden an ein Unternehmen.
Doch damit nicht genug. Aufgrund verringerter Bürosystemkosten (Möbel, Ordner, Laufakten…) und reduzierter Büroraumkosten (Raum für Aktenschränke, Postfächer…) werden die Unternehmensausgaben bei Einsatz von ecoDMS gleichzeitig gesenkt. Durch das nicht an die Dokumentenanzahl gekoppelte Lizenzmodell sowie durch den professionellen Einsatz ausgereifter OpenSource Komponenten kann ecoDMS zudem extrem preisgünstig angeboten werden und ist bis zu 80 Prozent günstiger als andere Systeme.
Fazit: ecoDMS bringt Ordnung in die Geschäftsdokumente. Alle Unterlagen können mit ecoDMS vollständig qualifiziert archiviert und durch leistungsstarke Suchfunktionen sofort wiedergefunden werden. Das System ist eine lohnenswerte Investition für jedes Unternehmen und überzeugt durch ein einzigartiges Preis- Leistungsverhältnis.
Interessenten können sich unter www.suchen-war-gestern.de oder telefonisch unter +49 (0)2 41 – 4 75 72 01 zu einem kostenlosen Präsentationstermin anmelden. Die Präsentationen können wahlweise direkt vor Ort oder über das Internet erfolgen. Für die erfolgreiche Beratung und Umsetzung der Unternehmensprozesse stehen die Spezialisten der applord gmbh für technische und fachliche Anforderungen jederzeit gerne zur Verfügung.
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