E-Mail-Archivierung wird zu einem Muss in der öffentlichen Verwaltung

In öffentlichen Verwaltungen ist die Archivierung von elektronischen Daten häufig auch heute noch ein ungelöstes Problem. Dieses Defizit kann jedoch erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen – denn werden E-Mails in Behörden von den Angestellten verändert oder gar gelöscht, machen sich diese nach §133 StGB strafbar. Die bestehenden E-Mail-Systeme alleine sind jedoch nicht dazu geeignet, E-Mails revisionssicher aufzubewahren. Einerseits können Anwender E-Mails nachträglich verändern oder gar löschen, andererseits lässt es sich selbst durch regelmäßige Datensicherungen nicht ausschließen, dass z. B. bei einem Hard- oder Softwarefehler E-Mails verloren gehen können. Das Thema E-Mail-Archivierung wird daher zunehmend auch für die öffentliche Hand zu einem Muss. Dies ist jedoch nur möglich, wenn E-Mails innerhalb der Behörde durch geeignete Technologien, wie dies z. B. die E-Mail Archive Appliance EMA® bietet, revisionssicher archiviert werden.

Revisionssichere E-Mail-Archivierung mit EMA®

EMA® (E-Mail Archive Appliance®) ist ein sehr preiswertes und zugleich revisionssicheres Archivierungssystem, das sich nahtlos und nahezu wartungsfrei in die meisten IT-Infrastrukturen integrieren lässt. EMA® unterstützt die am häufigsten eingesetzten E-Mail-Server-Systeme und kann auch den intern geführten E-Mailverkehr archivieren. Ãœber einen optional erhältlichen „E-Mail-Importer“ lassen sich aber auch bereits vorhandene E-Mail-Datenbestände schnell und einfach in das Archiv übertragen Jede ein- und ausgehende E-Mail wird automatisch von EMA® erkannt, mit einem Zeitstempel versehen, digital signiert und mit AES verschlüsselt in das Archiv kopiert. Der Kopiervorgang in das Archiv erfolgt zeitgleich mit der Zustellung oder Versendung jeder einzelnen E-Mail. Damit wird von EMA® garantiert, dass auch im Falle von Hard- oder Softwarefehlern des vorhandenen E-Mail-Systems, alle E-Mails revisionssicher im Archiv gespeichert werden – keine E-Mail kann mehr verloren gehen. Mit nur einem Mausklick lassen sich im Bedarfsfall E-Mails wiederherstellen. Flexible Filtereinstellungen erlauben darüber hinaus eine Trennung der geführten E-Mail-Korrespondenz zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails. Ein optionales Rechte- und Rollenkonzept nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ und eine manipulationssichere Protokollierung sorgen darüber hinaus für einen optimalen Datenschutz.

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