Medizinische Fakultät Basel: FACTScience PubMed Download Service beschleunigt Forschungsevaluierung

DAS ZIEL:
VEREINFACHUNG DER PUBLIKATIONSERFASSUNG UND -EVALUIERUNG
Ziel der Medizinischen Fakultät war eine Workflow-Optimierung rund um die Publikationserfassung und -auswertung, sowohl für Wissenschaftler als auch für das Forschungscontrolling. Das bisherige Erhebungsverfahren sollte zeitlich verkürzt, die Datenqualität optimiert und die Integration in die Forschungsevaluierung erleichtert werden.

DIE UMSETZUNG:
PUBMED DOWNLOAD MIT WEB-BASIERTEM FACT TICKET SERVICE ALS ZENTRALES STEUERUNGSELEMENT
Initiiert und zeitlich gesteuert wird der PubMed Download mit einem Ticket Service, der zentral aus dem Dekanat heraus automatisiert Serienmails und auch Reminder versendet. Jeder Wissenschaftler erhält über ein standardisiertes Verfahren eine Mail mit einem persönlichen Link. Dieser Link führt ihn auf eine speziell für ihn personalisierte Seite. Mit nur wenigen Mausklicks kann er von hier aus mit dem FACT Download Service seine in PubMed gelisteten Publikationen herunterladen, bestätigen und an das Controlling weiterleiten – meist eine Sache von nur wenigen Minuten. Der Wissenschaftler hat hierbei die Möglichkeit, per Checkbox Suchzeitraum und Einrichtung auszuwählen, wie auch die Funktion, in der er die Publikation erstellt hat.
Zeitsparend und übersichtlich: Schon vorher durch das Forschungscontrolling angenommene Publikationen tragen bereits den Vermerk „akzeptiert“.

DAS ERGEBNIS:
PROZESSOPTIMIERUNG UND ERHÖHTE DATENQUALITÄT
„Dieses standardisierte und automatisierte Steuerungsverfahren vereinfacht und verkürzt den gesamten Prozess der Publikationserfassung für Wissenschaftler und Dekanatsmitarbeiter enorm“, so Dr. Kaspar Traub, Geschäftsführer des Dekanats der Medizinischen Fakultät Basel.“ Zudem erreichen wir durch die einheitlichen Importformate eine höhere Datenqualität und eine nahtlose Integration in die Leistungsorientierte Mittelvergabe, die wir ebenfalls mit FACTScience durchführen werden.“
Auch die Dekanatsmitarbeiter sehen im FACT Service eine Erleichterung. „Wir haben deutlich weniger Korrekturaufwand als vorher, und durch den vereinfachten Download-Service können die Wissenschaftler auch schneller reagieren. Das bedeutet für uns hier im Dekanat einen großen Zeitgewinn, wie sicherlich leicht nachzuvollziehen ist bei nahezu 3.500 Publikationsbeiträgen in 2006 und 2007“, so Rosanna Notaro, die für die Datenbankadministration verantwortlich ist.

DIE NÄCHSTEN SCHRITTE
DRITTMITTELERFASSUNG MIT FACT TICKET SERVICE
Nach den positiven Erfahrungen bei Wissenschaftlern und Administration wird Dr. Traub als nächstes eine Prozessoptimierung im Bereich Drittmittelerfassung angehen, um Kenngrößengewinnung und Leistungsnachweis der Fakultät zu optimieren, denn auch hier verspricht man sich schnellere Reaktionszeiten der Wissenschaftler und eine merkliche Reduzierung des administrativen Aufwandes.

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