Herr der Lage werden und der Dokumentenflut ein Ende setzen

scannen – archivieren – verwalten

Aachen, 06.02.2012. Unternehmen sind einer stetig wachsenden Dokumentenflut ausgesetzt. Die damit verbundene Arbeit stellt für die Mitarbeiter eine große Herausforderung dar.

Da Informationen in der Regel an verschiedensten Stellen in einem Unternehmen zu finden sind, wird gut ein Drittel der gesamten Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten und wichtigen Details verschwendet. Papierdokumente und digitale Dateien werden entweder getrennt voneinander aufbewahrt oder oftmals sogar durch Ausdrucke und Kopien doppelt und dreifach gepflegt.

Angesichts dessen werden auch die Anforderungen in Bezug auf eine gesetzeskonforme Datenhaltung und Archivierung stetig strenger. Die Gesetze werden in Zeiten der Digitalisierung immer mehr an die modernen, virtuellen Kommunikationswege angepasst. Vielen Firmen sind die genauen Aufbewahrungsregeln – beispielsweise für E-Mails – gar nicht richtig bekannt. Denn auch für die digitale Geschäftskorrespondenz gibt es Archivierungsvorschriften, die einzuhalten sind.

Abhilfe verspricht der Einsatz eines Dokumenten Management Systems. Eine professionelle Dokumentenverwaltung bietet eine übersichtliche Ablagestruktur, ermöglicht eine enorme Zeitersparnis bei der Dokumentenrecherche und erzielt eine schnellere Bearbeitung von Anfragen. Auch den gesetzlichen Anforderungen wird Stand gehalten. Gleichzeitig steigt die Motivation der Mitarbeiter durch mehr Freude bei der Arbeit.

Der DMS-Markt bietet inzwischen eine sehr große Auswahl an möglichen Systemen. ecoDMS gilt als eines der modernsten und schnellsten Dokumenten Management Systeme. Unabhängig von der Branche und der Unternehmensgröße kann die Software zur Verbesserung der internen Prozesse eingesetzt werden.

Angefangen vom komfortablen Scanvorgang und einer anschließenden revisionskonformen Archivierung von über 180 Dateiformaten, bis hin zum sekundenschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, verfügt ecoDMS über alle wichtigen Komponenten, die ein professionelles Dokumentenmanagement ausmachen.

Ob E-Mails, Office-Dateien, PDFs oder Zeichnungen, einfach alle Dokumente können mit ecoDMS zu einer digitalen Akte zusammengefasst werden. Auch Papierdokumente können archiviert werden. Diese können stapelweise und auf Wunsch sogar zweiseitig (Duplex-Erkennung) eingescannt werden. Nach dem Scannen können die eingescannten Rechnungen, Verträge etc. direkt über den Image Correction Editor ecoICE, ohne lästige Kopierarbeiten und Fußwege in den passenden Ordnern und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden.

Der ecoDMS Druckertreiber ermöglicht das Ablegen und anschließende Verwalten aller digitalen Dokumente in ecoDMS. Aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie beispielsweise Outlook, Thunderbird, Word, Excel, OpenOffice oder Grafikprogrammen können die Dokumente bequem als PDF-A archiviert werden. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms.

Eine automatische Volltextindizierung (OCR) ist ebenfalls inbegriffen. Die Inhalte von Dokumenten werden in einer Datenbank indexiert. Mit der Archivierung eines Dokuments wird die Volltextindizierung selbstständig im Hintergrund ausgeführt. Werden Dokumente aus dem Archiv benötigt, können diese so einfach wie googeln über die ecoDMS-Software wiedergefunden werden. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe eingeben und die passenden Ergebnisse werden sofort angezeigt.

Doch damit nicht genug! Der Server ist so konstruiert, dass der Funktionsumfang jederzeit durch individuelle Plugins und / oder kundenspezifische Entwicklungen erweitert werden kann. Das von applord entwickelte Plugin-Verfahren ermöglicht unter anderem die Anbindung an Systeme von Drittanbietern. Von der einfachen Archivierung von Papierdokumenten und elektronischen Dateien bis hin zur automatisierten Ablage und Zuordnung der Unterlagen, können mit ecoDMS die verschiedensten Prozesse umgesetzt werden.

Die Standardsoftware ist bereits ab 29,90 erhältlich. Die so genannte Web Edition beinhaltet den ecoDMS-Sever, das Programm ecoICE für die Posteingangsbearbeitung von Papierdokumenten, das Dokumenten Management System ecoDMS und einen Druckertreiber.

Wei­tere Infor­ma­tionen zu ecoDMS können im Internet unter www.ecodms.de nach­ge­lesen werden.

Weitere Informationen unter:
http://www.ecodms.de

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